Как сверить остатки с системой и почему они расходятся

Расхождение между системой и складом появляется не разом, а по чуть-чуть. Через полгода его уже не распутать — поэтому сверять надо не тогда, когда проверка, а каждый месяц.

Товар, который числится в системе за вами, но которого нет на складе, — обычная ситуация в первый год работы с маркировкой. Реже, но случается обратное: товар есть, а в системе его нет.

Оба варианта означают, что где-то пропущен шаг. Разберём, какой именно.

Пять причин расхождений

Возврат не оформлен. Покупатель принёс товар обратно, продавец положил его на полку. Для системы товар продан и выведен из оборота — при повторной продаже касса его не пропустит, а в остатках он не появится.

Собственные нужды не проведены. Магазин взял бытовую химию на уборку, кафе списало продукты в производство. Физически товара нет, в системе он в обороте.

Приёмка не доведена до конца. УПД пришёл, товар выложили, документ не подписали. Товар числится за поставщиком, а стоит у вас.

Порча не списана. Разбили, испортили, просрочили — товар убрали с полки, но не вывели из оборота документом.

Чеки не дошли. Пропала связь, оператор фискальных данных не получил документы, сведения о выводе не ушли. Товар продан, а система об этом не знает.

Первые четыре — вопрос дисциплины, пятый — вопрос мониторинга.

Порядок сверки

Выгрузить остатки из системы по своим товарным группам.
Выгрузить остатки из учётной системы.
Сопоставить и получить два списка расхождений: «есть в системе, нет у нас» и «есть у нас, нет в системе».
По каждой позиции найти причину.
Оформить недостающие документы: возвраты, списания, вывод для собственных нужд.

Пятый пункт возможен, только пока расхождение свежее. Через полгода найти, куда делась конкретная упаковка, обычно уже нельзя.

Как часто

Раз в месяц — рабочий минимум для розницы. Раз в неделю — для точек с большим оборотом и коротким сроком годности.

Логика простая: разбирать десять расхождений в месяц реально, разбирать триста за квартал — нет. Объём работы растёт быстрее, чем период между сверками, потому что вместе с количеством теряется и память о том, что происходило.

Что уменьшает расхождения

Связка учётной системы с маркировкой. Когда возврат в учёте автоматически становится возвратом в системе, забыть о нём нельзя.

Мониторинг передачи чеков. Личный кабинет оператора фискальных данных показывает, идут ли документы. Точку с пропавшей связью нужно замечать в тот же день.

Отработанный сценарий у продавца. Что делать при возврате, при порче, при отказе кассы. Если сценария нет, каждый такой случай решается импровизацией, а импровизация в систему не попадает.

Регулярность вместо героизма. Сверка раз в месяц по часу лучше, чем сверка раз в год за неделю.

Что делаем мы

Проводим первую сверку вместе с вами, разбираем причины расхождений и настраиваем процессы так, чтобы они не возвращались: связываем учётную систему с маркировкой, ставим мониторинг чеков и прописываем сценарии для продавцов.

Навести порядок в остатках

Оставьте телефон — поможем свести остатки и настроим процессы так, чтобы они не расходились.