Поставщик не работает с ЭДО: что делать

Ситуация типовая: вы подключились к системе, купили сканер, настроили кассу — и обнаружили, что поставщик присылает бумажную накладную, как и десять лет назад.

Почему бумага не подходит

Коды маркировки передаются в универсальном передаточном документе через оператора электронного документооборота. Другого механизма не существует.

Бумажная накладная не переносит коды, даже если распечатать их списком приложением. Система об этом не узнает, и товар останется числиться за поставщиком.

Практически это означает: товар физически у вас, продать его нельзя. Касса не пропустит код, которого за вами не числится.

Это проблема поставщика, а не ваша

Обязанность передавать сведения об обороте маркированного товара лежит на обеих сторонах. Поставщик, который отгружает маркированный товар без электронного документа, нарушает требования сам — и создаёт нарушение у вас.

Поэтому разговор строится не как просьба, а как условие работы. Формулировка простая: мы не сможем принять эту поставку, пока не получим УПД с кодами.

Если у поставщика другой оператор

Частая путаница: «мы в Диадоке, а они в другой системе, значит, не получится». Получится — работает роуминг.

Роуминг — это обмен документами между разными операторами ЭДО, как письма между разными почтовыми сервисами. Настраивается один раз для пары операторов, дальше документы ходят автоматически. Инициировать настройку может любая из сторон.

Если поставщик не подключён вообще

Три варианта по убыванию предпочтительности.

Помочь подключиться. Для многих небольших поставщиков это вопрос одного дня и небольших денег: входящие документы у операторов обычно бесплатны, платятся исходящие.

Дать время с конкретным сроком. Не «когда сможете», а дата, после которой вы прекращаете принимать бумажные накладные. Без даты разговор повторяется бесконечно.

Сменить поставщика. Звучит резко, но если товарная группа маркируется, поставщик без ЭДО — это поставщик, который не может легально работать. Проблема не рассосётся.

Чего делать не стоит

Принимать «пока так, потом разберёмся». Товар не станет вашим задним числом. Он либо принят по документу, либо нет.

Подписывать УПД, не сверив коды. Расхождение зафиксируется и всплывёт при следующей сверке остатков — когда разбираться будет уже не с кем.

Ждать, что поставщик подключится сам. Обычно он ждёт того же от вас.

Что делаем мы

Подключаем ЭДО, настраиваем роуминг с операторами ваших поставщиков и помогаем составить обращение к тем, кто ещё не подключён. Заодно проверяем, что приёмка действительно закрывается: тестовый документ по реальной поставке показывает больше, чем любая инструкция.