С марта 2024 года сотрудник организации работает в государственных системах своей личной подписью, а полномочия подтверждает машиночитаемой доверенностью от компании.
До марта 2024 года организация могла выпустить сертификат на сотрудника: внутри были и данные человека, и реквизиты компании. Такие сертификаты больше не выпускают.
Сейчас схема другая: у сотрудника есть собственный сертификат физического лица, а полномочия действовать от имени компании подтверждает машиночитаемая доверенность — электронный документ в установленном формате, подписанный сертификатом руководителя.
Потому что в Честном ЗНАКе, в ЭДО и на кассе работает не директор.
Товаровед принимает поставку, кладовщик разбирает расхождения, администратор оформляет списание. Каждому нужны собственный сертификат и доверенность — иначе система просто не даст выполнить операцию.
Ситуация, когда доверенности нет, выглядит буднично и неприятно: машина разгружена, УПД пришёл, а подписать его некому, потому что директор в отпуске.
Ключевая часть документа и место, где чаще всего ошибаются. Полномочия задаются перечнем, и «на всякий случай пошире» здесь не работает: разные системы принимают разные формулировки.
Практический подход — выпускать доверенность под реальный набор задач сотрудника. Товароведу нужны приёмка и работа с расхождениями, бухгалтеру — подписание документов, администратору — списание и вывод из оборота.
Смена руководителя. Все доверенности, подписанные его сертификатом, перестают действовать. Выпускать заново придётся все.
Окончание срока сертификата сотрудника. Доверенность выдана на человека, а работает он подписью — если сертификат истёк, доверенность бесполезна.
Увольнение. Доверенность нужно отозвать, иначе у бывшего сотрудника остаётся возможность действовать от имени компании.
Последний пункт относится уже не к маркировке, а к информационной безопасности, и вспоминают о нём обычно позже всего.
Выпускаем сертификаты сотрудникам, формируем доверенности с корректными полномочиями под ваши системы, регистрируем их и ведём учёт сроков. При смене руководителя перевыпускаем весь комплект разом, чтобы работа не встала.
Скажите, кто и что делает в системах, — подберём пакет и оформим доверенности.
Одной цены у электронной подписи нет: часть заявителей получает сертификат бесплатно, а платить всё равно приходится — за носитель и лицензию криптопровайдера. Ниже состав расходов по позициям.
Сертификат удостоверяющего центра ФНС
0 ₽ сертификат
Сертификат аккредитованного УЦ
по прайсу УЦ
Отдельный сертификат под алкоголь
4 000 ₽/12 мес
Самая недооценённая статья — лицензия на криптопровайдер: сертификат бесплатный, носитель куплен, а подписать не получается. Спрашивайте при заказе, встроена лицензия в сертификат или оплачивается отдельно. Цены по другим продуктам уточняем при заявке: они меняются, и переносить эти цифры на другие виды подписи нельзя.
Уточняем, в каких системах вы работаете и на кого выпускать сертификат — на организацию, предпринимателя или человека. От этого зависит и состав документов, и цена.
Присылаете сканы, мы формируем заявление и счёт. Проверка данных занимает несколько часов, ошибки в реквизитах ловим до выпуска, а не после.
Владелец сертификата один раз приходит в пункт выдачи с паспортом и СНИЛС. Для повторного выпуска действующей подписью визит обычно не нужен.
Записываем сертификат на защищённый носитель, ставим криптопровайдер и плагин для браузера, проверяем вход в нужный личный кабинет.
Сертификат на организацию или предпринимателя выпускает удостоверяющий центр ФНС и его доверенные лица, на человека — аккредитованный удостоверяющий центр. Сотруднику, который подаёт заявки от имени компании, вместе с личной подписью нужна машиночитаемая доверенность.
Четыре вопроса — и покажем, с чего начать в вашей ситуации.
Вопрос 1 из 4
Порядок, документы, сроки и что нужно сделать после выдачи.
Кому сертификат достаётся бесплатно и за что всё равно приходится платить.
Один сертификат на маркировку, кассу, отчётность и госуслуги.
Какая подпись нужна для входа в систему и что делать, если работает сотрудник.
Любому сотруднику организации, который подписывает документы или работает в государственных системах не как руководитель. Предпринимателю доверенность на себя не нужна, руководителю тоже — он действует по уставу.
Отдельные сертификаты на сотрудников организаций не выпускают с 1 марта 2024 года. Схема заменена на связку «личный сертификат физлица плюс доверенность».
Выпуск одной — 1 440 ₽. Пакеты дешевле в пересчёте на штуку: 3 доверенности — 3 240 ₽, 5 — 4 620 ₽, 10 — 7 920 ₽, 25 — 18 480 ₽, 50 — 31 680 ₽, безлимит — 49 851 ₽. Пакет действует 12 месяцев или до исчерпания.
Доверенности, подписанные сертификатом прежнего руководителя, перестают действовать. Их нужно выпустить заново — и это стоит запланировать вместе со сменой руководителя, а не обнаружить на приёмке.
Полномочия в доверенности задаются перечнем, и разные системы требуют разных формулировок. На практике удобнее выпускать доверенность под конкретный набор задач сотрудника, а не одну универсальную.
