С 1 января 2004 года начинает действовать новая форма трудовой книжки. Как правильно ее оформлять, сказано в недавно появившейся инструкции Минтруда.

Т.Н. Шубникова, эксперт АГ «РАДА»

Новые бланки трудовой книжки и вкладыша в нее приведены в постановлении правительства от 16 апреля 2003 г. № 225. При их заполнении нужно руководствоваться инструкцией, утвержденной постановлением Минтруда от 10 октября 2003 г. № 69 (далее – постановление № 69).

Как завести новую трудовую книжку

Новую трудовую книжку нужно оформлять при приеме на работу граждан, у которых ее пока нет. А вот старые книжки менять на новые не нужно.Заводить трудовые книжки работникам могут только фирмы. Предприниматели на это права не имеют.Трудовую книжку оформляют на каждого работника, который проработал в организации больше пяти дней.На работника, который впервые устроился на работу, трудовую книжку заводят в его присутствии. Сделать это нужно в течение недели с момента принятия его на работу. В этом случае с работника удерживается плата. Она равна стоимости приобретения бланка трудовой книжки.

Как заполнить трудовую книжку

Трудовая книжка состоит из трех частей:– титульный лист;– сведения о работе;– сведения о награждении.

Титульный лист

На титульном листе нужно указать следующие сведения о работнике:– фамилию, имя, отчество;– дату рождения (число, месяц, год); – образование, профессию, специальность.Эти записи делаются на основании паспорта или другого документа, удостоверяющего личность (например, военного билета), а также документов об образовании или бумаг, которые подтверждаютналичие специальных знаний (например, аттестата).В нижней части титульного листа ставится дата заполнения трудовой книжки. Правильность внесенных сведений заверяют своими подписями сам работник и лицо, ответственное за выдачу трудовых книжек. После этого нужно поставить печать фирмы.

Сведения о работе

Данный раздел состоит из нескольких граф:– графа 1 «Номер записи»;– графа 2 «Дата (число, месяц, год)»;– графа 3 «Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении»;– графа 4 «Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись».При оформлении приема на работу в графе 3 в виде заголовка нужно написать полное наименование фирмы. Кроме того, в эту графу можно внести ее сокращенное название.Строчкой ниже в графе 1 ставится порядковый номер записи. В графе 2 указывается дата приема сотрудника на работу.Запись о должности, специальности, профессии с указанием квалификации вносится в графу 3. В этой же графе нужно будет указывать сведения о переводе на другую постоянную работу или увольнении работника. Все эти записи вносятся в трудовую книжку на основании приказа руководителя. Дату и номер этого приказа нужно поставить в графе 4. Все записи в трудовой книжке нужно делать без сокращений.Если человек увольняется, то запись об этом нужно сделать непосредственно в день увольнения. В остальных случаях отразить сведения в трудовой книжке надо в течение недели с момента составления приказа.Обратите внимание, что сведения о работе по совместительству вносятся в трудовую книжку только по желанию работника.Пример В ЗАО «Меридиан» 15 января 2004 года принята на должность бухгалтера Ю.В. Шевелева (приказ от 15 января 2004 г. № 5/К). С 1 июля 2004 г. ее перевели на должность главного бухгалтера (приказ от 1 июля 2004 г. № 25/К).Работник кадровой службы фирмы заполнил раздел «Сведения о работе» так:

Сведения о работе

№ записи	Дата
	число	Месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество «Меридиан»
3	15	01	2004	Принята на работу на должность бухгалтера	Приказ № 5/К от 15.01.2004 г.
4	01	07	2004	Переведена на должность главного бухгалтера	Приказ № 25/К от 01.07.2004 г.

– конец примера – Работника нужно ознакомить с каждой новой записью, внесенной в его трудовую книжку. После этого он должен расписаться в разделе III личной карточки (форма № Т-2) напротив аналогичной записи. Она утверждена постановлением Госкомстата от 6 апреля 2001 г. № 26.ПримерИспользуем данные предыдущего примера.В личной карточке Ю.В. Шевелевой были сделаны следующие записи:…

III . ПРИЕМ НА РАБОТУ И ПЕРЕВОДЫ НА ДРУГУЮ РАБОТУ

Дата	Структурноеподразделение	Профессия(должность), разряд, класс(категория) квалификации	Оклад (тарифнаяставка), надбавка,руб.	Основание	Подписьвладельцатрудовойкнижки
1	2	3	4	5	6
15.01.2004	Бухгалтерия	Бухгалтер	5000	Приказ № 5/К от 15.01.2004	Шевелева
01.07.2004	Бухгалтерия	Главный бухгалтер	10 000	Приказ № 25/К от 01.07.2004	Шевелева

… –конец примера–Запись об увольнении сопровождается ссылкой на статью и пункт Трудового кодекса, по которым увольняется работник. Она заверяется печатью организации или отдела кадров и подписью человека, который отвечает за ведение трудовых книжек. Кроме этого, должен поставить свою подпись и сам работник. Тем самым он подтверждает, что ознакомился и согласен со всеми записями, которые сделаны в его трудовой книжке за время работы на фирме.ПримерП.И. Ветров работал менеджером в ООО «Стрела». 12 ноября 2003 года он был уволен по причине прогула (подп. «а» п. 6 ст. 81 Трудового кодекса). В этот же день об этом был составлен приказ № 24.За ведение трудовых книжек работников фирмы отвечает генеральный директор «Стрелы». Он сделал в трудовой книжке Петрова следующую запись:

Сведения о работе

№записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1		2		3	4
5	12	11	2003	Уволен по причине прогула	Приказ № 24
				(подпункт «а» пункта 6	от 12.11.2003 г.
				статьи 81 Трудового кодекса РФ)
				Генеральный директор ООО
				«Стрела»: Яковлев (Яковлев)
				Ознакомлен: Ветров (Ветров)

–конец примера– В случае смерти работника трудовая книжка после внесения в нее записи о прекращении трудового договора выдается на руки одному из его родственников под расписку. По заявлению родственников ее можно выслать по почте.

Сведения о награждении

В этом разделе делаются записи о вручении работнику государственных наград, почетных грамот, о присвоении званий, а также о различных поощрениях, предусмотренных коллективными договорами.Если фирма регулярно выплачивает своим сотрудникам премии, которые предусмотрены системой оплаты труда (положением о заработной плате, трудовым договором), отражать это в трудовой книжке не надо.Записи о взыскании не вносятся в трудовую книжку. Если, конечно, оно не является основанием для увольнения работника.

Внесение изменений и исправлений

Сведения об изменении фамилии, имени, отчества, даты рождения работника вносятся в трудовую книжку на основании паспорта, свидетельства о рождении, браке, расторжении брака и т. д. В этом случае необходимо сделать ссылку на номер и дату этих документов. Прежние сведения надо зачеркнуть одной чертой, а рядом записать новые данные. Ссылки на соответствующие документы делаются на внутренней стороне обложки трудовой книжки. Каждая ссылка заверяется подписью руководителя или специально уполномоченного им лица. После этого нужно поставить печать фирмы.При обнаружении неправильной записи в разделе «Сведения о работе» или «Сведения о награждении» ее нужно исправить. Зачеркивать ее нельзя. Нужно написать, что она недействительна. После этого необходимо сделать правильную запись. Исправление вносит та фирма, которая допустила ошибку. В случае реорганизации фирмы правильную запись сделают на том предприятии, на котором сотрудник работает в настоящее время.Пример Водитель Р.Г. Александров принят на работу в ЗАО «Березка» 1 мая 2003 года. В этот день руководитель подписал приказ № 52 о его назначении на работу.Заполняя книжку, специалист отдела кадров ошибочно указал в ней неправильную дату – 11 мая 2003 года. В тот же день он обнаружил эту ошибку и исправил ее.Для этого в трудовой книжке Р.Г. Александрова сделаны такие записи:

Сведения о работе

№ записи	Дата			Сведения о приеме на работу, переводе на другую постоянную работу, квалификации, увольнении (с указанием причин и ссылкой на статью, пункт закона)	Наименование, дата и номер документа, на основании которого внесена запись
	число	месяц	год
1	2			3	4
				Закрытое акционерное общество «Березка»
8	01	05	2003		Приказ № 52 от 11.05.2003 г.
9	01	05	2003	Запись за № 8 недействительна
10	01	05	2003	Принят на работу на должность водителя	Приказ № 52 от 01.05.2003 г.

–конец примера– Сведения о получении работником новой профессии или специальности вносятся в трудовую книжку с указанием разряда, класса или уровня его квалификации. Например, если бухгалтер получил профессию юриста, в разделе «Сведения о работе» трудовой книжки указываются:– в графе 1 – порядковый номер записи;– в графе 2 – дата получения второй профессии;– в графе 3 – запись: «Установлена вторая профессия «юрист»;– в графе 4 – наименование документа о получении новой профессии, его номер и дата.Фирма может поменять свое наименование. Об этом в графе 3 раздела «Сведения о работе» трудовой книжки делается запись: «Фирма такая-то с такого-то числа переименована в такую-то». В графе 4 указывается приказ (распоряжение) руководителя, на основании которого переименована фирма, а также его номер и дата.

Когда выдается дубликат или вкладыш

Дубликат трудовой книжки выдается в следующих случаях:– трудовая книжка потеряна;– в ней есть запись об увольнении, которое признано незаконным;– книжка пришла в негодность.В случае потери трудовой книжки работник должен немедленно заявить об этом в ту фирму, которая вносила в нее последнюю запись. Эта фирма выдаст дубликат. Для этого в новую трудовую книжку вносятся только те сведения, которые можно подтвердить документально. Записи по каждому прежнему месту работы не делаются. Нужно указывать только общее число лет, месяцев и дней трудового стажа, а также сведения о последнем месте работы. Фирма обязана выдать работнику новую трудовую книжку не позднее 15 дней с момента подачи им заявления. При наличии в трудовой книжке записи об увольнении, которая признана незаконной, по заявлению работника фирма выдает ему дубликат. В нем повторяются все записи, кроме той, которая признана незаконной. Также поступают и в том случае, если трудовая книжка пришла в негодность.Если в трудовой книжке заполнены все страницы одного из разделов, то необходимо завести вкладыш. В самой трудовой книжке ставится штамп «Вкладыш выдан» и указываются его серия и номер.Обратим внимание, что без трудовой книжки вкладыш недействителен.

Хранение трудовых книжек

Руководитель своим приказом назначает ответственного за хранение трудовых книжек. Чаще всего это работник отдела кадров или бухгалтер. В их обязанности входит ведение книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним. В этой книге регистрируются все принятые от сотрудников трудовые книжки. Забирая свою трудовую книжку, работник расписывается в книге учета и личной карточке.Бухгалтерия ведет приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним. Чтобы получить эти бланки, ответственный за их ведение подает в бухгалтерию заявку. В конце месяца он должен отчитаться за полученные бланки.Форма бланка учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, а также форма бланка приходно-расходной книги утверждены постановлением № 69.

Оформление трудовой книжки: основные правила

Порядок заполнения трудовой книжки регулируется:

• Трудовым кодексом РФ (ТК РФ);
• Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утвержденными постановлением Правительства РФ «О трудовых книжках» от 16.04.2003 № 225 (далее — Правила, постановление № 225);
• Инструкцией по заполнению трудовых книжек, утвержденной постановлением Минсоцразвития от 10.10.2003 № 69 (далее — Инструкция).

К сожалению, нередко приходится сталкиваться с противоречиями между упомянутыми документами. Так, запись об увольнении по собственному желанию по ТК РФ нужно вносить в документ в точном соответствии с формулировками кодекса (ч. 5 ст. 84.1 ТК РФ). В то же время Правила говорят о том, что нужно записывать формулировку согласно приказу об увольнении.

Ответственным сотрудникам стоит ориентироваться на иерархию нормативно-правовых актов. Если другие акты противоречат ТК РФ, применять их не стоит. В случае, описанном выше, необходимо формулировать приказ (а потом и запись в трудовой) в соответствии с кодексом.

Перечислим основные правила, которые подскажут кадровику, как заполнить трудовую книжку:

• трудовая оформляется для каждого, кто работает на предприятии более 5 дней;
• срок, за который необходимо сделать запись, составляет 7 дней;
• в записях нужно использовать арабские цифры;
• можно писать ручкой черного, синего, а также фиолетового цвета;
• запрещены сокращения и исправления (исправления допустимы только в порядке, предусмотренном п. 27 Правил, и только в разделах «Сведения о работе» и «Сведения о награждениях»);
• каждая запись должна иметь порядковый номер.

Как заполнять разделы трудовой книжки: пример заполнения в 2018-2019 годах

Бланк документа утвержден постановлением № 225 - где взять бланк рассказывается в статье Порядок приобретения, хранения и заполнения бланка трудовой книжки (нюансы) . Так, трудовая состоит из нескольких разделов, помогающих идентифицировать личность работника, узнать о его профессии, квалификации, длительности трудового стажа и полученных наградах. Эти разделы содержат:

• личные данные;
• сведения о трудовой деятельности;
• информацию о поощрениях (кроме премий).

Наряду с вышеуказанными общими правилами, для каждого из разделов законодатель разработал специфические правила заполнения, которые мы рассмотрим далее.

Как заполняется титульный лист трудовой

Данные о работнике указываются на титульном листе документа. Руководствуясь п. 2 Инструкции, кадровик должен внести:

• личные данные сотрудника так, как они указаны в паспорте, без сокращения;
• информацию об образовании, если у работника есть соответствующий документ;
• название профессии, по которой человеку предстоит работать на предприятии;
• дату заполнения документа.

Все записи должны быть заверены подписями работника и сотрудника кадровой службы, а также печатью организации (при ее наличии). Титульный лист заполняется на первом месте работы человека.

Если у работника изменились личные данные, сотрудники кадровой службы могут зачеркнуть эти данные одной чертой и указать новые. Для этого работник должен представить официальные документы, подтверждающие изменение личных данных, а кадровик — переписать сведения из этих документов на внутреннюю сторону обложки трудовой книжки. Подробнее об исправлении фамилии в трудовой - в статье Запись о смене фамилии в трудовой книжке - образец .

При желании работодатель может разместить на титульном листе голограмму - о том, для чего используется голографическая наклейка рассказано в статье Куда правильно клеить голограмму в трудовой книжке - образец?

Как правильно оформляется раздел «Сведения о работе»

Сотрудники кадровых служб должны знать, как правильно оформить трудовую книжку, в том числе раздел, где указываются сведения о работе.

Нужно принять человека на работу? В таком случае сотрудник кадровой службы должен руководствоваться п. 3 Инструкции и записать в трудовой книжке под порядковым номером:

• название организации в полном и сокращенном виде;
• наименование структурного подразделения, куда человек устраивается на работу;
• название профессии, по которой будет работать сотрудник;
• дату поступления сотрудника на работу.

Если человек работает успешно, приобретает новый разряд или класс, это необходимо зафиксировать в его трудовой книжке.

Под порядковым номером сотрудник отдела кадров записывает:

• сведения о присвоении работнику более высокого разряда, класса;
• информацию о дополнительных профессиях или квалификациях сотрудника.

Если трудовые отношения исчерпали себя и пришло время расстаться с сотрудником, работодатель должен правильно оформить запись о его увольнении в соответствии с требованиями п. 5 Инструкции.

Для этого в разделе «Сведения о работе» под соответствующим порядковым номером нужно указать:

• причину увольнения;
• дату окончания трудовых отношений;
• название, номер и дату решения работодателя, на основании которого происходит увольнение.

ВАЖНО! Сведения в документе нужно указывать точно, формулировки должны соответствовать трудовому законодательству. Все записи необходимо подтверждать печатью организации (при наличии) и подписью ее руководителя.

Порядок заполнения раздела «Сведения о награждениях»

Еще один важный раздел трудовой книжки содержит информацию о награждениях, которые сотрудник заслужил в процессе работы. В соответствии с п. 4 Инструкции сведения указываются в таком формате:

• номер записи;
• название организации;
• сведения о награде;
• данные о том, кем награжден сотрудник;
• информация о заслугах, за которые награжден человек;
• ссылка на документ, на основании которого произведено награждение.

Работник кадровой службы должен заполнить этот раздел тщательно и верно, так как данные о наградах влияют на карьеру работника, дают больше возможностей для его дальнейшего трудоустройства.

Как оформить в трудовой книжке особые случаи

Некоторые случаи в трудовых правоотношениях оформляются в трудовой книжке особым образом. К таким случаям можно отнести работу по совместительству. В соответствии с п. 3.1 Инструкции трудовая книжка должна храниться на месте основной работы. Но совместитель может попросить кадровую службу внести дополнительные сведения в трудовую книжку. Для этого достаточно подтвердить факт дополнительной работы. Можно, например, представить в качестве доказательства трудовой договор с другой организацией.

Перевод на другую работу — достаточно распространенное явление. Такие изменения в трудовых правоотношениях также должны быть зафиксированы в трудовой книжке. При этом указываются:

• номер записи;
• дата перевода;
• информация о переводе;
• название нового отдела или должности;
• информация о распоряжении, на основании которого переводится работник.

Ответственность кадровых работников

Правильное заполнение трудовой книжки — важная составляющая трудовых правоотношений. Если документ будет заполнен неправильно, сотруднику будет трудно доказать свой трудовой стаж. Кроме того, он понесет материальные потери, так как не сможет устроиться на работу с трудовой книжкой, заполненной с ошибками.

За нарушения в данной области возможна ответственность:

• предприятия (административная по ст. 5.27 и 13.20 Кодекса об административных правонарушениях РФ, далее - КоАП РФ, например за невнесение в трудовые книжки необходимых записей, или гражданско-правовая, если нарушение повлекло для работника убытки);
• должностных лиц кадровой службы (административная по вышеупомянутым статьям КоАП РФ за аналогичные нарушения, а также материальная, если нарушение кадровика причинило ущерб предприятию, и дисциплинарная).

Работники отдела кадров должны заполнять трудовые книжки аккуратно и тщательно, используя образцы заполнения трудовой книжки, составленные согласно строгим формализованным правилам, носящим обязательный для всех характер. Ошибки и нарушения в данной сфере влекут административную, гражданско-правовую, материальную и дисциплинарную ответственность.

Она выдается нанимателем при первом трудоустройстве после оформления контракта. По этому факту издается приказ. На его основании не позднее пяти дней в бланк вносится запись.

Отсутствие трудовой книжки при приеме на работу - не основание для отказа в трудоустройстве. У гражданина может не быть документа, т.к. он ранее не работал. Чтобы его завести, человеку нужно написать заявление на имя работодателя с просьбой оформить бланк (ст. 65 ТК РФ).

Записи вносятся на русском языке синими или черными чернилами.

Заполнение начинается с титульника:

С паспорта вносятся Ф.И.О сотрудника.

Дата рождения.

Сведения об образовании.

Профессия и специальность вписываются на основании диплома.

Если работнику менее 18 лет и он продолжает свое обучение, строка об образовании не заполняется до получения диплома (см. пункт 2 ).

На титульном листе гражданин ставит подпись, подтверждая правильность внесенных сведений.

Кадровым работником указывается дата заполнения, ставится печать организации и подпись.

Оформление раздела сведения о работе

Согласно ст. 66 ТК РФ , оформление трудовой книжки при приеме на работу является обязательным условием.

В повседневной работе кадровики часто используют образец оформления трудовой книжки при приеме на работу. Представим его на примере записи на прием швеи в трудовой книжке:

В разделе “Сведения о работе” указывается название фирмы: “Общество с ограниченной ответственностью “Пион” (ООО “Пион”);

В первой графе под наименованием компании указывается номер записи по порядку.

Во вторую арабскими цифрами вносится фактическая дата приступления к труду.

В третью вносятся сведения о трудоустройстве с указанием должности: “Принята в цех по пошиву женской легкой одежды на должность швеи”;

В четвертой - указываются реквизиты приказа.

Образец заполнения сведений

Правила оформления

Записи вносятся в бланк на основании не позднее 5 дней с даты трудоустройства. При расторжении контракта - в день увольнения.

Работника под подпись знакомят с каждой записью в бланке и в личной карточке.

Оформление трудовой книжки при последующем трудоустройстве

Внесение информации при последующем трудоустройстве происходит в том же порядке за исключением оформления титульного листа.

Если гражданин говорит, что потерял документ, он может написать на имя работодателя заявление с просьбой выдать ему бланк. На основании заявления ему оформят новый. Но иногда работники поступают так с целью получить . Он может понадобиться, чтобы работать одновременно по двум бланкам в разных организациях. Однако надо помнить, что это незаконно.

Выскажите свое мнение о статье или задайте вопрос экспертам, чтобы получить ответ

Каждый уже работающий или только устраивающийся на работу человек должен задуматься о документе, который будет подтверждать этот факт в настоящем, и давать право на пенсию в будущем. Трудовая книжка - это не простой, очень важный и единственный документ, отражающий весь трудовой стаж человека.

Основные понятия

Вначале необходимо понять, что закон подразумевает под термином трудовая книжка. Определение этого понятия можно найти в статье 66 Трудового кодекса РФ.

Оно базируется на двух критериях:

1. Образец трудовой книжки утверждается исключительно государством и является унифицированным.
2. Она удостоверяет информацию о трудовом стаже и деятельности работника.

Законодательство

Трудовая книжка оформляется по строго определенным правилам, которые регулируются отдельными законодательными актами.

К ним можно отнести:

• Трудовой Кодекс Российской Федерации (далее — ТК РФ) . Раскрывает понятие трудовая книжка, возлагает обязанность по ее ведению и хранению на работодателя, вводит единый порядок ее оформления.
• Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях (далее — КоАП РФ) от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ (в ред. от 23.06.2014). Устанавливает ответственность за несоблюдение правил обращения с трудовой книжкой.
• Постановление Правительства РФ от 16 апреля 2003 г. N 225 (в ред. от 25.03.2013) «О трудовых книжках». Утверждает форму и образец трудовой книжки и вкладыша в нее, правила хранения и ведения.
• Постановление Минтруда РФ от 10 октября 2003 г. N 69 «Об утверждении Инструкции по заполнению трудовых книжек». Определяет четкий порядок заполнения разделов трудовой книжки и исправления неточностей.

Ответственные лица

За ведение, учет, хранение и выдачу трудовой книжки, как правило, отвечает лицо в чьи обязанности это входит. Однако стоит отметить, что ответственное лицо назначается исключительно приказом или распоряжением работодателя. Именно так определяется, кто заполняет трудовые книжки в организации.

Работодатель будет отвечать, если не организовал на своем предприятии систему ведения, учета, хранения и выдачи трудовых книжек и вкладышей.

Если в организации не создана кадровая служба, либо нет уполномоченного приказом лица, занимающегося трудовыми книжками, он может быть привлечен юридической ответственности.Статья 5.27 КоАП РФ предусматривает административную ответственность.

Так, виновное должностное лицо заплатит штраф от 1 тысячи до 5 тысяч рублей или принудительное приостановление деятельности до 90 дней, юридическое лицо – от 30 тысяч до 50 тысяч рублей или аналогичное приостановление.

Заполняет ли ИП такой документ?

На всех работодателей возложена обязанность ведения трудовых книжек на каждого сотрудника. При этом для сотрудника эта работа должна быть основной и работать он должен свыше пяти дней.

В законе есть единственное исключение, и оно распространяется на физических лиц – работодателей, которые не зарегистрированы как ИП. Индивидуальные предприниматели же обязаны осуществлять с трудовыми книжками те же действия, что и иные работодатели.

Требования к ведению трудовой книжки

Заполнять впервые

Законодатель, понимая всю неопытность человека устраивающегося впервые на работу, обязал именно работодателя оформить ему трудовую книжку. Срок установлен не позднее недели со дня начала работы.

Именно работодатель выдает новому сотруднику, в том числе и студенту трудовую книжку с удержанием платы, покрывающей расходы на ее приобретение.

Вновь принятому сотруднику необходимо очень внимательно проверить данные внесенные в нее и при их правильности удостоверить своей подписью.

Какой ручкой можно вносить записи?

Согласно инструкции записи надлежит делать аккуратно и читабельно. На вопрос, какой пастой и ручкой можно заполнять трудовую, закон дает исчерпывающий ответ.

Так, для написания можно использовать гелиевую, перьевую ручку, ручку-роллер (сюда относится и шариковая). Чернила, гель или паста в ручке должны быть световодостойкими и исключительно черного, фиолетового или синего цвета. Никакой красной пасты при исправлении неточностей и ошибок быть не должно.

Морфология

Записи в трудовой делаются на государственном языке РФ. Если в субъекте РФ установлен государственный язык, то записи могут дублироваться и на нем.

Любые, даже общепринятые сокращения в трудовой книжке строжайше запрещены.

В том числе и названия документов не сокращаются. Приказ пишется именно как «приказ», а не «пр.».

Все цифры пишутся исключительно по-арабски. Пример записи даты увольнения 30.06.2014 и никак иначе. Сокращения слова «г.», после цифр не применяется.

Нумерация записей

Всем записям в трудовой присваивается свой порядковый номер. Он проставляется в первой графе, именуемой «N записи». Записи нумеруются последовательно в каждом разделе арабскими цифрами (1, 2, 3).

Каждая запись. даже о внесении корректив в сами сведения, нумеруется сквозным образом, т.е. присваивается следующий номер.

Если нужен дубликат

Трудовая книжка может быть утеряна хозяином. При обнаружении утраты хозяин книжки должен незамедлительно довести эту информацию до работодателя. В течение 15 дней с даты подачи сотрудником заявления об утере работодатель обязан выдать не новую книжку, как заблуждаются многие, а дубликат.

Дубликат содержит информацию:

1. Об общем стаже работы сотрудника до поступления к работодателю, выдающему дубликат. Стаж указывается суммарно без конкретизации.
2. Конкретные сведения о работе в организации, выдающей дубликат.

Еще есть вариант, позволяющий хозяину получить дубликат трудовой. Если сотрудник в судебном порядке признает запись в ней недействительной, то он может подать заявление своему последнему работодателю с просьбой выдать дубликат уже без подобной записи. Указанный выше порядок распространяется также на случаи непригодности книжки к использованию.

Как её заполнить на индивидуального предпринимателя?

По трудовому законодательству работник - это человек, заключивший трудовой договор с работодателем, в котором прописаны все существенные условия.

ИП как работодатель, конечно, может заключать подобные договора, но точно не сам с собой. Так как для договора нужны два индивидуальных субъекта, а не один. В трудовую книжку вносятся записи о трудовой деятельности человека, а ИП осуществляет предпринимательскую деятельность. Это два абсолютно разных понятия.

Данное правило распространяется и на других лиц. Ни сам ИП в свою трудовую книжку ни другое лицо по его просьбе не уполномочены вносить записи.Однако при приёме на работу индивидуального предпринимателя, что не противоречит нормам законодательства, его трудовая книжка заполняется так же, как и остальным сотрудникам.

И ещё один нюанс: неполная ставка. О том, как вносить такую запись, смотрите видео

Заполнение трудовой книжки

Многие сотрудники до выхода на пенсию не обращают особого внимания, на то, как заполнена их трудовая книжка. Проблемы начинаются при оформлении социального пособия. Конечно, знать, как правильно заполнить трудовую книжку должен кадровик, но и сам работник обязан иметь представление о правилах ее заполнения, чтобы не столкнуть с неприятностями в будущем.

Трудовую книжку директору заполняет лицо, назначенное приказом ответственным за это, например, кадровик, бухгалтер (обычно в небольшом ООО) либо сам директор. На вопрос кто заполняет её кадровику, ответ аналогичен. Если новый кадровик уже оформлен приказом как ответственное лицо, то сам, если нет, то руководитель или другой сотрудник ответственный по приказу за ведение трудовых книжек.

Титульный лист и разворот

Титульный лист содержит всю персональную информацию о работнике и заполняется исключительно на основании документов, удостоверяющих её.
К подобной информации относиться:

• фамилия, имя, отчество (переписывается в точности как в паспорте, если используется буква «ё», то и писать нужно «ё», а не «е»);
• дата рождения (полностью арабскими цифрами по формуле число, месяц, год);
• сведения об образовании (без сокращений на основании соответствующего документа)
• специальность или профессия вписывается исключительно в именительном падеже (юрист, экономист, программист) на основании документа об образовании;

Далее, заполняется строчка «Дата заполнения трудовой книжки», которая по закону должна быть в пределах пятидневного срока со дня приема на работу. Внизу титульного листа оставлено место для двух подписей, одно для работника, второе для ответственного лица.

Образование

Информация об образовании сотрудника размещается на титульном листе. При заполнении этого поля в точности переписывается формулировку из документа об образовании сотрудника.

Если сотрудник повысил степень своего образования или получил дополнительное второе образование, то данные дополняют уже имеющиеся, без их зачеркивания.

Сведения о работе

Самый важный и информативный раздел «Сведения о работе» и он включает четыре графы.

1. Вначале в виде заголовка в третьей графе прописывается полное официальное наименование работодателя и краткое, если есть.
2. Под заголовком в первой графе – «N записи», проставляется ее порядковый номер именно в этом разделе и во второй графе «Дата», заполняются три столбца, в каждый из которых арабскими цифрами вноситься соответствующая названию столбца информация.
3. Далее в третьей графе заполняется информация о том, куда принят работник (отдел, подразделение) и какую трудовую функцию в соответствии со штатным расписанием он будет выполнять (профессия, должность, специальность).
4. В четвертую графу вносятся реквизиты документа, которым человек принят на работу.

Любое изменение информации указываемой в этом разделе, так же должно в нем отражаться. К подобным случаям можно отнести: установление второй профессии, присвоенное нового разряда, чина, изменение работодателем своего названия, работа по совместительству.

Записи о переводах

Существуют определенные нюансы отображения записи о переводе.

В случае перевода из внешней организации должны присутствовать обязательные сведения. Запись об увольнении переводимого работника в графе третьей раздела «Сведения о работе» обязательно должна содержать информацию, было ли это по инициативе работника. Если инициатором выступал сам работодатель, то согласился ли сотрудник на перевод.Запись о приеме к новому работодателю делается в общем порядке при указании, что он поступает на работу в порядке перевода.

При внутреннем переводе работника в трудовую книжку также вносят запись. В ней указывают новое место работы и основания перевода.

Взыскания и выговор

Часть 5 раздела 1 Правил о ведении и хранении трудовых книжек предусматривает, что дисциплинарные взыскания не отображаются в ней.
Выговор не заносится в трудовую книжку. Единственное исключение это такой вид дисциплинарного взыскания как увольнение, приказ о котором ссылкой на конкретную норму ТК РФ обязательно отображается в трудовой книжке.

Вкладыш

Если в одном из разделов трудовой книжке нет места для новых записей, в нее вшивается вкладыш.

Вкладыш является законным продолжением трудовой, выдается и оформляется в общем порядке.

Важным условием действительности вкладыша является его совместное предоставление с трудовой книжкой, без которой он не имеет юридической силы. В самой трудовой делается отметка о наличии вкладыша к ней.

Изменение фамилии

Исправления на титульной странице, например, в имени, фамилии делаются уполномоченным лицом, на основании подтверждающих документов (паспорт, свидетельство).

При этом одной чертой зачеркиваются прежние данные и вносятся новые. Подобное исправление, обязательно должно быть, подкреплено ссылкой на документ, которая делается на внутренней стороне обложки и удостоверяется печатью и подписью.

Хранение и учёт трудовых книжек

Для учета трудовых книжек работодатель обязан использовать:

• специальную приходно-расходную книгу для учета количества трудовых книжек и вкладышей к ней. Она ведаться бухгалтерией и отображает расходование бланков указанных документов с проставлением серии и номера каждого;
• книгу учета перемещения книжек и вкладышей. Заполняется кадровой службой и содержит информацию о принятых на хранение и выданных сотрудникам при увольнении трудовых книжках.

Книги имеют единую утвержденную государством форму. Работник при увольнении и получении на руки своей трудовой книжки обязан засвидетельствовать это своей подписью в журнале учета и личной карточке, которая заводиться на каждого сотрудника.Обе книги являются бланками строгой отчетности и должны быть прошиты, пронумерованы, заверены подписью и печатью работодателя.

Ошибка при заполнении: что делать?

Если работник считает, что его трудовая книжка неправильно заполнена, не нужно паниковать, все можно исправить.

Все зависит от того в каком разделе допущена ошибка. Если это титульный лист, то исправление осуществляется путем зачеркивания неверных сведений и прописывания верных, с обязательной ссылкой на документ на обратной стороне обложки.

Если ошибка совершена в других разделах никаких зачеркиваний и исправлений рядом не допускается. Алгоритм исправления прост. Неверная запись признается недействительной, о чем делается отметка словами, а не зачеркиванием, и вноситься новая достоверная запись.

Исправлять ошибку по общему правилу необходимо работодателю, её совершившему. Однако закон позволяет и работодателю по новому месту работы внести соответствующие исправления, но только на основании документа от работодателя, который совершил ошибку.

Не стоит также обращать внимание на наличие или отсутствие голограммы. Голограмма является необязательным элементом и никак не сказывается на действительности трудовой книжки.

Правильное заполнение трудовых книжек — обоюдовыгодное мероприятие как для работника, так и для работодателя. Ведь ошибки влекут за собой санкции для предприятия и отказ от органов социальной опеки для работников.

Трудовая книжка является обязательным документом каждого работающего человека - этого требует закон. Но также законодательством требуется и правильное заполнение данного документа. Как необходимо заполнять трудовую книжку в соответствии с современными стандартами - узнаем далее.

Заполнение главной страницы

Главная страница трудовой книжки содержит в себе основную информацию, которая разделена на специально отведенные для этого строчки. Рассмотрим построчно, как правильно заполнить эту страницу:

1. ФИО . Необходимо, чтобы информация здесь была указана в полном соответствии с паспортными данными. В противном случае будет очень трудно доказать, что документ принадлежит именно этому человеку, а не какому-либо другому. Делать какие-то изменения недопустимо!
2. Дата рождения . Для заполнения этой строки применяются только арабские цифры! Месяц и дата всегда состоят из двух символов. Например, если это 6 марта, то в трудовой книжке мы напишем 06.03. Год всегда пишут, используя 4 символа, без сокращений.
3. Образование . Здесь важно указывать полную информацию, не используя сокращений. Место обучения и уровень образования (высшее, среднее, полное или нет) указываются максимально подробно.
4. Дата заполнения . Согласно современному законодательству, запись в трудовой книжке должна быть вписана не позднее 5 дней после устройства на работу. Дата заполнения вписывается в соответствии с аналогичными же правилами, что и дата рождения.
5. Подписи . Здесь должно быть 2 подписи, первая из которых принадлежит владельцу трудовой, а вторая - заполнителю, то есть ответственному лицу.

Действительной трудовую книжку делает печать организации. Её, как правило, ставит директор предприятия либо начальник отдела.

Внесение основных записей

При внесении основных записей о месте работы человека необходимо руководствоваться все тем же правилом: ни в коем случае не применять сокращений! Основные листы представляют собой таблицу с графами, в которых представлена определенная информация о месте работы и её особенностях. Рассмотрим последовательно, каковы особенности заполнения в данном случае:

1. Номер записи . В первой графе прописывается порядковый номер вносимой записи. В данном случае 0 не используется. То есть, если нам необходимо внести первую запись, то она такой и будет - “1”.
2. Дата заполнения . Указывается в порядке число-месяц-год. Вписывается в соответствии с правилами внесения дат без каких-либо сокращений.
3. Непосредственные сведения . Здесь пишут, приняли сотрудника на работу, переводят на другое место или должность или . Информация должна быть прописана подробно. Рядом с ней ставится подпись сотрудника - это значит, что он осведомлен о дальнейших действиях и претензий не имеет.
4. Основание для действий , описанных в 3 графе. Например, это может быть приказ об увольнении, распоряжение о принятии на работу и т.д. Обязательно указывается, от какого числа описанный документ. Например, Протокол от 23. 04.2001.

Здесь вы сможете просмотреть образец заполнения трудовой книжки и .

Важные правила заполнения трудовой книжки

1. Документ должен заполняться ручкой, которая может иметь черные, синие либо фиолетовые чернила. Она может быть гелевой, шариковой либо перьевой.
2. Все записи вносятся на русском языке либо дублируются на ином языке, который установлен в субъекте на государственном уровне.
3. Каждая запись обладает своим порядковым номером. Нельзя заполнять строку, не присвоив ей номера в первой графе.

Исправления в трудовой книжке не допустимы. В случае допущения ошибки, как правило, делается пометка “Была допущена ошибка в …”.

Видео: Как делать записи о работе в трудовой книжке?

В следующем видео рассказывается, как правильно сделать запись о работе. Для этого надо иметь на руках трудовую книжку, синюю ручку, приказы о приеме на работу, переводе или увольнении, печать:

Ответственность за ведение трудовой книжки

Первое, что необходимо знать сотруднику - это ответственность за ведение и содержание трудовой книжки. Согласно закону, отвечает за это работодатель, который обязан вносить своевременно необходимые сведения в трудовую книжку, хранить её, выдавать необходимые вкладыши и т.д. В действительности работодатель занимается этими делами не напрямую, а через ответственных лиц, которых он обязан самостоятельно назначить приказами внутреннего действия.

Важно отметить, что ответственность за ведение трудовой книжки ложиться также на ИП, если он держит работников. Кем же является индивидуальный предприниматель в трудовой книжке, предлагается узнать из видео:

О трудовой книжке говорится в следующих законодательных документах:

Когда на предприятии отсутствует кадровая служба или специальные ответственные за трудовые книжки лица, то ответственность за это понесет работодатель. На сегодняшний день закон предусматривает за это административную ответственность в виде штрафа или временного приостановления деятельности.

Вести трудовую книжку несложно, если соблюдать все правила. Важно отметить, что в ситуации потери трудовой книжки в течение 15 дней после сообщения об этом работодатель обязан выдать сотруднику дубликат.