Как написать деловое письмо, которое не потеряется в «информационном мусоре» и будет прочитано? Правила, рекомендации, примеры
Слово - доступный бизнес инструмент. В деловом мире невозможно найти человека, который бы не использовал слово в своей работе.
Современный бизнес постепенно превращается в бизнес по переписке. С помощью писем - электронных или традиционных - происходит общение с клиентами, деловыми партнерами, работодателями. Письмо позиционирует автора либо как профессионала, либо как человека, с которым не стоит продолжать отношения.
Профессионал должен уметь писать
- понятно
- результативно
- убедительно
- интересно
И научится этому никогда не поздно. Начинаем с азов: постигаем разницу между деловым и обычным письмом.
Чем служебное письмо отличается от обычного? Специфика делового письма
Письмо - короткий текст объемом в одну-две страницы, предназначение которого донести до адресата информацию относительно чего-либо.
Характер информации и отношения между отправителем и получателем письма делят корреспонденцию на
- деловую (формальную)
- личную (неформальную)
Для делового письма характерны:
- лаконичность
- точность
- аргументированность и логичность
- информативность
- оценочная и эмоциональная нейтральность
- стандартизированность:
- используются официальные бланки
- употребляются устойчивые обороты речи, специальные канцелярские термины и построения
- количество тем - 1-2
- адресность
- четко выраженная субординация (в случае необходимости)
Какие виды делового письма существуют?
Вид делового письма определяет
1. Цели его написания
Коммерческие цели
- Вы хотите заключить сделку и предлагаете ее конкретные условия - составляйте для адресата письмо-предложение (оферту)
- Если вы не определились с приемлемыми для вас условиями сделки - отправляйте письмо-запрос
- Хотите проинформировать своего адресата о нарушении обязательств по договору с его стороны? Составьте письмо-притензию (рекламацию)
Некоммерческие цели
- Благодарите в благодарственном письме
- Подтверждайте свои обязательства гарантийным письмом, а свое согласие - письмом-подтверждением
- Пишите информационные письма, если считаете, что ваша информация будет интересна адресату
- Напоминайте о важных договоренностях, обязательствах, штрафных санкциях письмами-напоминаниями
- Поздравляйте в письмах-поздравлениях, просите в письмах-просьбах, соболезнуйте в письмах-соболезнованиях
- Если вам необходимо отправить важные документы или материальные ценности обязательно составьте для своего груза сопроводительное письмо
2. Получатель
Если вы адресуете письмо сразу нескольким получателям, значит, вы составляете циркулярное письмо
Ваше письмо может затрагивать несколько тем одновременно, что автоматически делает его многоаспектным
4. Структура
Регламентированные письма предполагают составление текстовой части письма по определенному образцу, а нерегламентированные имеют свободную форму изложения
5. Форма отправления
- в конверте
- в электронном виде
- по факсу
Структура делового письма: вступление, основная часть, заключение
Структура стандартного делового письма требует более тщательного рассмотрения.
Корректно оформленное письмо должно соответствовать следующей схеме:
Рассмотрим подробнее некоторые пункты схемы:
1. Заголовок
Как правило, это краткое изложение темы письма.
Важно: Составляйте заголовок правильно, если хотите, чтобы адресат прочел ваше письмо.
Отсутствие заголовков в деловой корреспонденции свойственно новичкам, у которых нет элементарных навыков ведения деловой переписки.
2. Обращение
- имеет традиционную форму «Уважаемый»
- пишется с большой буквы посередине строки
Важно: Использование сокращений в обращении запрещено!
3.Преамбула
- знакомит адресата с основной мыслью письма
- готовит адресата к правильному восприятию последующей информации, изложенной в письме
4. Основная часть текста обосновывает ключевую идею, изложенную в преамбуле
В этой части письма
- вы четко указываете суть предложения/обращения
- приводите аргументы:факты, цифры, иную конкретику по теме письма. экспертное мнение, собственный позитивный/негативный опыт
Для удобства обоснования можно использовать следующую схему:
Важно: Последний абзац должен содержать фразу, указывающую на конкретный шаг или ожидаемый результат и побуждать адресата к действию
5. В заключении:
6. В окне «Подпись» обязательно указывается информация об адресанте:
- должность
Как не ошибиться в выборе стиля письма?
В деловой переписке постоянно приходится делать выбор относительно стиля письма и тона общения с адресатом. Насколько сухим, формальным официальным или, наоборот, живым, теплым, человечным должно быть ваше послание?
- Личный стиль в деловой переписке подчеркивает индивидуальные качества человека, написавшего письмо
- При использовании формального стиля излагаются факты и на их основании делаются соответствующие выводы
- Личный стиль предполагает общение автора письма и адресата на равных
- Формальный стиль демонстрирует четкую субординацию и силу, с которой читатель письма вынужден считаться
Для того, чтобы выбрать правильный стиль общения в деловом письме подумайте:
- в каких весовых категориях находитесь вы и ваш адресат
- вы хотите договориться по-хорошему или надавить с позиции силы
Как придерживаться выбранного стиля?
Личный стиль
- Наличие личных местоимений: я, мы, вы
Например: Я приношу вам свои извинения и искренне надеюсь, что подобные ошибки больше не повторятся - Прямые обращения и просьбы
Например: Пожалуйста, не оставляйте личные вещи без присмотра - Использование эмоциональных оценочных выражений: звездная молодежь, оглушительный провал
Формальный стиль
- Замена личных местоимений абстрактными существительными
Например: Администрация кинотеатра приносит свои искренние извинения за изменение расписания вечерних сеансов - Замена личных обращений и просьб констатациями
Например: Просьба не оставлять личные вещи без присмотра - Использование общепринятых канцеляризмов: довожу до вашего ведома, вследствие того факта, что
Формальный стиль категорически не подходит, если вы составляете письмо-благодарность или письмо-соболезнование, то есть те деловые письма, в которых необходимо выразить чувства. В ситуации, когда вы пишите письмо-просьбу или письмо-предложение также лучше придерживаться личного стиля.
Что такое письмо-претензия и как его писать? Чем оно отличается от других видов писем?
Важно: При составлении письма акцентируйте внимание адресата на том, какие именно действия вы от него ожидаете. Также укажите конкретные сроки для реализации поставленных вами задач.
Шаблон письма-претензии поможет составить его правильно:
Что такое письмо-ответ и как его писать?
Существует два типа писем-оветов:
- письмо-отказ
- письмо с положительным ответом
Составление обоих типов писем имеет два общих правила (при условии, что инициативное письмо было составлено корректно):
1. В письме-ответе сохраняется лексика и речевые обороты инициативного письма
2. В тексте письма-ответа не должны присутствовать сведения о
- дате составления инициативного письма
- его регистрационном номере
Пример доброжелательного и корректного письма-отказа приведен ниже:
Однако, отказ не всегда должен быть мягким. Существуют ситуации, когда необходим жесткий и строгий стиль общения. Ниже приведен шаблон писем-отказов на все случаи жизни: от жестких до мягких:
Информационное письмо: его отличие от письм-ответов и письм-претензий
Информационное письмо многофункционально:
- сообщает (например, об изменении цен в прайс-листах)
- извещает (о переизбрании членов совета директоров)
- уведомляет (об отгрузке товара)
- заявляет (о намерениях)
- подтверждает (получение товара)
- напоминает (о выполнении взятых на себя по договору обязательств)
- рекламирует и информирует (о компании вообще, о товарах / услуга в частности)
Пожалуй, самым актуальным вопросом на сегодняшний день является вопрос, как правильно составить рекламно-информационное письмо.
1. Отсутствие структуры
2. Присутствие в тексте письма сленга или неформальной лексики
3. Неаккуратное оформление
4. Изобилие орфографических, синтаксических, стилистических ошибок
5. Отсутствие в письме достоверных фактов, объективной информации
6. Нарушение элементарных правил вежливости (особенно в письмах-претензиях)
7. Использование в тексте громоздких и непонятных предложений
8. Отсутствие логики в изложении материала
9. Отсутствие расшифровок аббревиатур
10. Общая размытость текста в случае его бесцельного составления
Что еще нужно знать про деловые письма?
1. Для современной деловой корреспонденции используют метод блочной структуры составления текста.
Такой метод экономит время и поддерживает общий стиль всей деловой документации. Характерная черта метода - открытая пунктуация или отсутствие точек/запятых (например, при оформлении списков)
2. Для заголовка письма может использоваться шрифт без засечек (например, Arial). Такой шрифт на подсознательном уровне воспринимается как устойчивый и основательный
3. В основном тексте следует использовать шрифты с засечками (Times News Roman). Благодаря засечкам глаза легче двигаются от буквы к букве, что делает процесс чтения более быстрым
Важно: Есть письма, которые всегда пишутся только от руки!
Это письма-поздравления, письма-соболезнования, письма-благодарности
Большое количество полезной информации относительно составления текстов деловых писем можно найти в видео от Саши Карепиной.
Видео: Как писать сопроводительные письма и резюме
Видео: «Учимся у сказочников». Секреты продающих текстов
К оформлению исходящей корреспонденции предъявляются особые требования. Это обусловлено тем, что она носит информационно-справочный характер. При оформлении служебного письма стоит учитывать требования ГОСТа Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и применять бланки организации. Для реквизитов необходимо ориентироваться на ГОСТ Р 6.30-2003 (с 01.07.2018 надо будет ориентироваться на ГОСТ Р 7.0.97-2016). Это позволит соблюсти четкую структуру документа и сохранить требуемый стиль делового общения, а также правильно расположить реквизиты делового письма.
Важно отметить, что ГОСТ Р 6.30-2003 (равно как и ГОСТ Р 7.0.97-2016) является рекомендательным и организации могут сами разрабатывать фирменные бланки для деловой переписки. Обязательным соблюдение указанного ГОСТа является только для федеральных органов исполнительной власти.
Шапка документа может располагаться как продольно, так и иметь угловое расположение (здесь обычно располагают реквизиты бланка письма, телефоны и адреса организаций). Образец письма с угловым расположением реквизитов является наиболее распространенным вариантом в современном делопроизводстве.
Образец бланка письма с угловым расположением реквизитов
В верхней части документа указываются:
- дата;
- номер;
- ссылка на регистрационный номер и дату документа (если корреспонденция является ответом);
- заголовок к тексту, изложенный одной фразой.
Шапка служебного письма расположена под регистрационным номером. В ней содержится обращение к адресату. Ф.И.О. и должность адресата должны быть расположены в правом верхнем углу документа. По центру пишется обращение к получателю.
От кого и кому
Реквизиты компании отправителя чаще всего указываются на фирменном бланке компании. Также необходимо правильно указать получателя корреспонденции, другими словами, реквизиты адресата:
- наименование компании;
- наименование структурного подразделения, куда направлена исходящая корреспонденция;
- должность получателя;
- фамилия и инициалы получателя;
- почтовый адрес организации.
Образец письма на бланке компании
Важно отметить, что если письмо с одинаковым содержанием необходимо отправить нескольким получателям, то в первую очередь необходимо указывать адрес основного получателя и только потом остальных.
Например:
ООО «Елки-Палки»
Юридический отдел
Москва, улица Зеленая, д. 5
КОПИЯ
Генеральному директору
ООО «Зеленые ветки»
Симакову В.А.
Санкт-Петербург,
Улица Фрунзе, д. 3
Дата и номер
После того как исходящий документ было подписан, на него проставляется дата. Дата может иметь формат 17.05.2018 или 17 мая 2019 г. В случае, когда дата указывается в документе несколько раз, рекомендуется выдерживать единый стиль написания.
Присвоение регистрационного номера происходит в соответствии с той системой регистрации исходящей документации, какая принята в организации, и только после подписания документа. Номер регистрации состоит из порядкового номера документа, который может быть дополнен индексом дела или буквами.
Важно отметить, что регистрация исходящего документа облегчает обработку почтовой корреспонденции как вам, так и вашему получателю.
При ответе на полученную служебную корреспонденцию необходимо оформление реквизита «ссылка на регистрационный номер и дату запроса». В этом случае в ответном письме указывают дату и номер полученного. Это обеспечит более быструю обработку корреспонденции в компании-получателе.
Кто подписывает
Служебную корреспонденцию в основном подписывают руководители, а в случае отсутствия его на рабочем месте — его заместители или другие должностные лица, которые исполняют обязанности руководителя в период его отсутствия.
Важно отметить, что современная деловая корреспонденция отправляется не только при помощи почты, но и с использованием телеграфа, факсов и электронной почты.
Надо ли указывать исполнителя
Несмотря на то, что каждое деловое послание подписывает руководитель компании или уполномоченные им должностные лица, саму переписку ведет обычный рядовой сотрудник, т. е. исполнитель. Именно его имя и контактные данные указываем в этой части.
Информация об исполнителе располагается всегда в самом низу, в последних строках. Пишется полностью имя, отчество и фамилия работника, с новой строки его контактный телефон, и еще ниже — адрес электронной почты. Шрифт оставляем тот же.
Ставится ли печать
Печати на письма обычно не ставят, но если исходящая корреспонденция носит официальный характер, оформлена на бланке организации и имеет своей целью вступить с кем-то или другой организацией в юридические (правовые) отношения и нести ответственность за все позиции, излагаемые письмом, руководство может пожелать добавить дополнительный реквизит в виде печати.
И снова здравствуйте мои дорогие подписчики и гости блога. Как вы относитесь к официальным документам? Любите ли их заполнять? Смею предположить, что большинство из вас ответит отрицательно.
Письмо должно быть прочитано
Понятно, что официальные письма – документы, составленные с использованием некого образца, порой на специальном бланке. Хоть раз в жизни такие документы составлял каждый из вас. Это может быть объяснительная, заявление, благодарственное письмо, гарантийное послание, жалоба и тд. Следовательно, вам знакома процедура оформления такого рода сообщения.
Главная цель делового письма – донесение информации в неизменном виде до адресата. Если вы пишите благодарственное письмо, то обязательно укажите причину, в решении которой вам помог тот или иной человек. Не забудьте указать его фамилию и инициалы. Письмо, направленное в пустоту никогда не будет прочитанным, следовательно, не забывайте указывать адреса получателя, а в идеале и отправителя.
Обратите внимание, как происходит отправка писем по средствам электронной почты:
- вы нажимаете клавишу «Написать письмо»;
- составляете послание;
- заполняете строку адрес получателя;
- кликаете мышкой на кнопку «Отправить».
Конечно, последовательность действий можно менять (сначала заполнить строку адрес, потом создать письмо), но последним действием всегда будет отправка. Вы согласны? А теперь скажите мне: «Возможно ли послать сообщение, если нет электронного адреса?». Естественно, нет. Следовательно, обязательно узнавайте, запоминайте, записывайте данные, благодаря которым вы можете в любой момент связаться с важным для вас человеком.
Не забывайте ставить себя на место получателя вашего послания. Так вы можете заметить те ошибки, которые допустили при создании, скорректировать само послание, удалить слова, имеющие двойственное значение и тд. Как вы думаете, адресату приятно открывать конверт, распечатывать письмо и видеть, что это послание для него лично. Как он понимает это? Довольно просто: любой письмо должно начинаться с обращения и приветствия (это то, что позволяет отправителю расположить в себе получателя).
Если по какой-то причине вы не смогли узнать имя и фамилию человека, то замените их другими: господин, директор, уважаемый и тд. Ни в коем случае нельзя сокращать эти слова. В противном случае, автор послания раскрывает свое недовольство, злобу и другие негативные черты характера. Следовательно, говорить о предрасположенности получателя к общению и восприятию информации не стоит.
Скажу сразу, что даже мне приходит на электронную почту море писем сомнительного характера, следовательно, я тщательно слежу за их содержанием. Открыв полученное письмо, я стараюсь бегло прочитать его, чтобы оценить степень важности. А вы делаете так же? Ожидая особое письмо, вы можете часами изучать полученные сообщения, тогда почему бы не научиться их быстро просматривать?
Отправлено послание должно содержать заголовок (в электронном варианте, нужно обозначить тему). Столь простая формальность позволяет получателю оценить важность сообщения. А если, таковое попало в распределительный центр крупной организации, то оно может быть спокойно, без лишних заморочек, отправлено получателю. Вы ведь хотите, чтобы ваше послание как можно скорее достигло получателя?
Оформление письма и его содержание
Теперь вы знаете, как сделать так, чтобы ваше письмо достигло адресата кротчайшие сроки:
- знать его адрес;
- указать тему послания;
- начать письмо с приветствия читателя.
Однако, это не все особенности создания деловых писем. Немало важную роль играют: стиль изложения, способ подачи информации, оформление такого рода документов и тд. Давайте далее разбираться, как же сделать так, чтобы получатель не отправил письмо в папку «Спам» на просторах электронной почты и не выкинул ваше послание в мусорное ведро.
Первое что должно быть – приветствие и обращение к адресату. Заметьте, что неплохо было бы раскрепостить читателя. Для этого достаточно начать с комплиментов, заметить его загруженность и тд. Составляйте свое послание так, чтобы получатель соглашался с каждым его словом, ведь в таком случае подвести его к заключению сделки будет довольно просто.
Последний комментарий – чуть ли не самый важный. Это касается использования слов, фраз и выражений, которые имеют двойственный характер. Все дело в том, что отправитель не может залезть в голову к адресату и узнать уровень его осведомленности. Вот именно поэтому, перед отправкой послания, его нужно прочитать несколько раз и, при необходимости, подкорректировать, удалив двойной смыл высказываний.
Структура официального письма
Официальные письма выполняются на специальных бланках, в которых уже есть некие нанесения. В верхней части бланка (правый угол) обязательно располагается «шапка», содержащая в себе полный набор реквизитов (фамилия и инициалы получателя, адрес фирмы, телефон, название отдела, герб или символика компании тд.). Обратите внимание, что чем четче заполнены все графы, тем большая вероятность доставки послания и его прочтения.
Если адресатов несколько, то их фамилии нужно перечислять в порядке иерархии от вышестоящей должности к подчиненным. Это правило, нарушать которое не желательно. Так как в левой верхней части остается место, там ставится отметка отправителем (свои инициалы и дата) и получателем (те же самые).
Как известно, письмо делового образца, как и школьное сочинение, должно иметь 3 раздела : вступление, основная часть и заключение. Вот именно, прочитав первую часть, адресат сможет сделать вывод о том, срочное это послание, или с его изучением можно немного повременить. Обратите внимание, что вступление пишется для электронного варианта, как дополнение к приложению. Поэтому, чтобы правильно составить таковое, нужно:
- оставить обращение и приветствие;
- выделить порцию комплиментов;
- кратко объяснить причину обращения.
Важным фактором при изложении материала является манера изложения, полнота и честность при подаче информации (ни в коем случае не обманывайте адресата). Запомните, читая ваше обращение, получатель должен представить описанное, поэтому подробности будут необходимы, но не забывайте подкреплять их дополнительными фактами, датами, и тд.
Обратите внимание на речь и стиль подачи материала. Если это официальный документ, то и письмо пишется в деловом стиле. Стоит догадаться, что адресат получает немало таких писем, и знакомиться подробно с каждым ему не хватит времени. Следовательно, излагать материл нужно кратко, компактно, без лишних преувеличений и красок. Только в таком случае можно рассчитывать на быстрый ответ адресата.
В заключении нужно указать собственное пожелание (иногда с просьбой), подвести некий итог всего изложенного. Получается, что прочитав данную часть официального письма, адресат должен увидеть ваше предложение выхода из сложившейся ситуации (проблемы). Ему остается только согласиться с таковым, или выбрать свой вариант.
Заканчивается официальное письмо обязательной подписью и датой составления. Это вы можете заметить, изучив несколько образцов официальных писем.
Перед отправкой обязательно перечитайте составленный документ, проверьте соответствие реквизитов, правильность оформления послания. Не забудьте оценить грамотность изложения, каким шрифтом напечатан текст (удобно ли читать) и тд.
На этом все. Оказывается, что составить официальный документ не так то и сложно. Для этого достаточно взять нужный бланк, где уже нанесены определенные характеристики, заполнить его в соответствии с правилами, описанными выше и отослать адресату. Если у вас остались вопросы, то вы можете получить на них ответы, путем размещения таковых в разделе «комментарии».
А вы уже рассказали своим друзьям и знакомым о том, как правильно нужно оформлять официальные документы? Если нет, то поделитесь с ними ссылкой на данный обзор. Для этого нужно кликнуть по клавишам социальных сетей, в которых вы зарегистрированы, и согласиться на добавление информации на вашей личной странице. Проведя данные манипуляции, вы позволите людям, увидеть данный обзор, ознакомиться с ним и научиться правильно, заполнять всевозможные документы.
Я не прощаюсь с вами, а говорю: «До свидания». Буду рада вновь видеть вас читателями моих творений по информационному бизнесу. Надеюсь, что мои обзоры вдохновляют вас на подвиги и помогают получить полезную информацию.
С уважением, Елена Изотова.
Согласно ГОСТ Р 7.0.82013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» адресат является реквизитом документа, содержащим информацию о получателе документа (п. 67).
Реквизит «Адресат» используется в деловых письмах и внутренних информационно-справочных документах (докладных и служебных записках, заявлениях и др.).
Реквизит «Адресат» включает в себя:
- наименование адресата (получателя письма);
- почтовый адрес или номер телефона--факса, адрес электронной почты.
Получателем письма могут быть:
- должностное лицо/несколько должностных лиц;
- организация;
- структурное подразделение организации;
- группа организаций;
- физическое лицо.
АДРЕСАТ - ДОЛЖНОСТНОЕ ЛИЦО
По ГОСТ Р 6.30-2003 инициалы пишутся перед фамилией любого должностного лица. Если письмо направляется руководителю государственного органа , то наименование организации включается в должность, Ф.И.О. указываются в дательном падеже, инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется руководителю коммерческой организации , то в должность включается наименование организации с указанием организационно-правовой формы (в полном или сокращенном виде), инициалы пишутся перед фамилией:
Если письмо адресуется заместителю руководителя , в наименование должности включается название организации. Фамилия указывается в дательном падеже:
Если адресатом документа является руководитель структурного подразделения , то вначале указывается наименование организации в именительном падеже, затем в дательном падеже наименование должности лица с указанием структурного подразделения, например:
Согласно п. 5.15 нового ГОСТ:
- при адресовании письма должностному лицу инициалы ставятся после фамилии;
- перед фамилией допускается употреблять сокращение «г-ну» (господину), если адресат мужчина, или «г-же» (госпоже), если адресат женщина:
АДРЕСАТ - ОРГАНИЗАЦИЯ
Если письмо адресовано в организацию, то ее наименование (полное или сокращенное) указывается в именительном падеже:
При адресовании письма в организацию указывается ее полное или сокращенное наименование, например:
Адресование в организацию применяется в случаях, когда отправителю не известно, кто является руководителем организации, его фамилия, инициалы.
АДРЕСАТ - СТРУКТУРНОЕ ПОДРАЗДЕЛЕНИЕ
Документ может быть адресован в структурное подразделение организации. Как правило, такой способ адресования возможен в случае, если рассмотрение вопроса, которому посвящено письмо, находится в компетенции структурного подразделения.
При адресовании документа в структурное подразделение организации в реквизите «Адресат» указывается в именительном падеже наименование организации, ниже - наименование структурного подразделения в именительном падеже, например:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
АДРЕСАТ - ФИЗИЧЕСКОЕ ЛИЦО
Оформление реквизита «Адресат» при ведении переписки с физическими лицами имеет свои особенности. Сначала указывается фамилия в дательном падеже, затем инициалы и потом - почтовый адрес:
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
АДРЕСАТ - НЕСКОЛЬКО ОРГАНИЗАЦИЙ
ИЛИ СТРУКТУРНЫХ ПОДРАЗДЕЛЕНИЙ
Деловое письмо может иметь несколько адресатов. ГОСТ Р 6.30-2003 устанавливает способ обобщенного оформления адресатов при направлении писем в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации. Здесь возможны два варианта оформления реквизита.
Вариант 1: указываем несколько адресатов в самом реквизите «Адресат». Такой вариант оформления используется, когда письмо адресуется в организацию или должностному лицу (это основной адресат) и для сведения - в ряд других организаций или должностным лицам.
Адресование оформляется как обычно в правом верхнем углу как перечисление реквизитов «Адресат» для каждого органа/организации или структурного подразделения организации.
При этом общее количество адресатов не должно быть более четырех.
Все адресаты оформляются на самом документе, слово «Копия» перед 2--м, 3--м и 4--м адресатами не указывается.
Все распечатанные экземпляры письма в этом случае подписываются как подлинники. Каждый экземпляр запечатывается в отдельный конверт, на котором оформляется почтовый адрес конкретной организации или структурного под-разделения.
Вариант 2: адресат указываем обобщенно, если отправляем документ группе организаций (руководителям организаций) одного типа или в структурные подразделения (филиалы, представительства и др.) одной организации:
Если количество адресатов при этом больше четырех, дополнительно составляется список на рассылку письма (лист рассылки), в котором указываются конкретные получатели и их адреса. Об этом делается пометка в реквизите «Адресат»:
Утвержденной формы листа рассылки письма нет. Форму листа можно закрепить в инструкции по делопроизводству организации. Фактически лист рассылки - это перенесенный на отдельный лист реквизит «Адресат», а значит, его содержание должно соответствовать этому реквизиту. В реквизите «Адресат» три информационных блока: наименование организации, должность, инициалы и фамилия. В списке рассылки к письму мы воспроизводим те же самые информационные блоки, но размещаем их в строку, а не по правой стороне листа. Можно также расположить данные в форме таблицы. Порядок расположения адресатов может быть и произвольным, но лучше выстроить по алфавиту.
Сведения об исходящем номере письма, дате вносятся после его регистрации (Пример 1).
Все письма, рассылаемые группе адресатов, имеют один исходящий регистрационный номер, входящий номер для всех писем будет разный.
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего.
РАЗМЕЩЕНИЕ РЕКВИЗИТА «АДРЕСАТ» НА БЛАНКЕ
Реквизит «Адресат» располагается в верхней правой части документа (на бланке с угловым расположением реквизитов) или справа под реквизитами бланка (на бланке с продольным расположением реквизитов). Место расположения реквизита «Адресат» показано в приложении Б к ГОСТ Р 6.30-2003:
- на бланке с угловым расположением реквизитов - Пример 2;
- на бланке с продольным расположением реквизитов - Пример 3.
Что меняет ГОСТ Р 7.0.97-2016? Ничего. Реквизит «Адресат» остается на прежнем месте.
ТЕХНИЧЕСКИЕ ВОПРОСЫ
- Отделять ли интервалами элементы реквизита «Адресат»?
Реквизит «Адресат», как правило, занимает несколько строк.
В п. 6.1 Методических рекомендаций по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003 (утверждены Росархивом) сказано, что реквизиты документа из нескольких строк печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения документа», «Отметка о наличии приложения», «Гриф согласования документа» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами.
Аналогичная норма содержится в новом ГОСТ Р 7.0.97-2016 в разделе 3, устанавливающем общие требования к изготовлению документов: «Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом»:
- Как выравнивать реквизит «Адресат»?
Многострочный реквизит «Адресат» оформляют с выравниванием по левой границе зоны, занятой реквизитом, или центруют относительно самой длинной строки, например:
