Информация дает возможность принимать обоснованные и эффективные решения. Она позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением. Управление информационными ресурсами и информационным обеспечением управленческой деятельности означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, его рационализацию, стандартизацию типов и форм документов, типизацию информации и данных, преодоление проблемы несовместимости типов данных, создание системы управления данными и т.п. Эти задачи управления похожи для всех организаций. И хотя еще не разработана полная методология количественной и качественной оценки информационных потребностей и ресурсов, а также прогнозирования потребности в информации, на уровне организации можно и нужно изучать информационные потребности, планировать информацию и управлять информационными ресурсами. Поэтому информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

· удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;

· формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;

· создание и развитие систем обработки и передачи информации;

· развитие системы информационного обеспечения.

Требования к информационному обеспечению управленческой деятельности и к управлению информацией формулируются так:

· удовлетворение информационных потребностей органов управления;

· правильный отбор первичных сведений и источников информации;

· правильная систематизация и классификация информации;

· непрерывность процесса сбора и переработки информации;

· отсутствие дублирования информации;

· проверка корректности (непротиворечивость данных);

· многократное использование информации;

· приведение к общему формату информации;

· фильтрация, агрегирование и актуализация информации;

· уменьшение числа показателей и объемов информационных потоков (числа документов и объема документооборота).

Системы информационного обеспечения решают следующие задачи:

· определение потребителей информации, ее состава, периодичности циркуляции (обеспечение информационного сопровождения управленческой, производственной и других видов деятельности), форм представления (в виде диаграмм, графиков, текста, таблиц в форме, удобной для руководителей);

· определение источников информации, обеспечение доступа к ней из внутренних и внешних источников;

· унификация и организация процессов и средств сбора, регистрации, обработки, хранения, обновления, передачи и использования информации, распределение этих задач между подразделениями;

· организация потоков информации, формирование комплекса технических средств для организации информационных потоков (информационно-телекоммуникационных систем, систем диспетчеризации и мониторинга), развитие и создание новых информационных и телекоммуникационных технологий и поэтапное формирование единого информационного пространства организации, обеспечение управления информацией в разнородных (многоплатформных) комплексах;

· организация хранения массивов информации (разработка системы классификаторов, хранение данных и информации в унифицированных форматах);

· формирование унифицированной системы документации, разработка документооборота и технологических процессов формирования документов, установление порядка их составления, оформления, регистрации, согласования и утверждения;

· формирование и эксплуатация системы взаимодействия информационной системы и менеджеров, организация использования информации для оценки тенденций, альтернатив решений и действий, разработки прогнозов, выработки стратегии;

· организация обратной связи - осуществление коррекции входной информации по информации, переработанной в организации;

· разработка «Концепции создания единой информационно-телекоммуникационной системы организации» и «Программы совершенствования информационного обеспечения организации» для планирования информационного обеспечения управленческой деятельности.

Источники информации

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и технологическими, социальными, экономическими, правовыми и другими отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду. Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и технологическими, социальными, экономическими и другими отношениями между ними.

Информация порождается соответствующими средами, поэтому, в зависимости от источника ее возникновения в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации.

Внутренние источники информации - это, как правило, внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации. Эти информации передаются и используются в рамках следующих систем:

· транзакционных, предназначенных для операционной работы;

· внутрифирменного электронного документооборота;

· электронных хранилищ информации и документов;

· бумажного документооборота и документов на бумажных носителях.

Информация внутренней среды, как правило, - точная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние. Ее часто можно обрабатывать с помощью стандартных формализованных процедур. Примеры внутренней информации: о людях, продуктах, затратах, жалобах, услугах, технологических процессах, сферах применения продукта, методах сбыта и технике продаж, поставках, каналах сбыта.

Внешняя среда - экономические и политические субъекты, действующие за пределами предприятия, и отношения с ними.

Это - экономические, социальные, технологические, политические и другие отношения предприятия с клиентами, поставщиками, посредниками, конкурентами, профсоюзами, государственными органами и т. п.

В качестве внешних источников информации могут выступать:

· законодательные и регулирующие органы (законы, постановления, сообщения налоговых органов и т.п.);

· клиенты и партнеры предприятия (технологическая и научно-техническая информация, содержащая научные знания, сведения об изобретениях и технологиях, информация от поставщиков, потребителей, партнеров, консалтинговых фирм, банков и т.п.);

· информационные агентства (общая информация о состоянии экономики и специализированная экономическая информация в информационно-аналитических материалах, специализированных журналах, газетах, ресурсах Интернета);

· конкуренты (информация о ценах, действиях и т.п.);

· органы статистического учета (информация статистических исследований).

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер. В таком случае она требует нестандартных процедур обработки. Примеры внешней информации: о рынке, конкурентах, тенденциях изменений в деловой среде страны и состоянии международных рынков, покупателях, спросе, ценах на товары, требованиях клиентов и конкурентов, изменении законодательства, оперативные экономические новости, оперативная информация с СЭЛТ/FOREX, биржевые индексы (АК&М, NIKKEY и пр.), информация по валютному, фондовому, вексельному, кредитному рынкам, аналитическая информация и т.п.

Использование различных внутренних и внешних источников часто носит непостоянный характер.

Действия с информацией в процессе информационного обеспечения.

Ввод и передача информации. В рамках информационного обеспечения ввод и передача информации возможны в пределах следующих систем: глобальные сети; корпоративные и локальные компьютерные сети; системы передачи бумажных документов.

Хранение информации. Основные требования к данной фазе работы с информацией состоят в обеспечении следующих свойств у хранимых данных: целостность; предметная ориентация данных; историчность, интегрированность; неизменность во времени; многоуровневое хранение информации на основе правил организации информационных хранилищ, построение метаданных (данных о данных) на разных уровнях интеграции.

Обработка и анализ информации. Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов. Последние бывают следующих видов: простые и сложные (многоаспектные) запросы; формализованные и неформализованные, нерегламентированные запросы.

Формализованные запросы характеризуются заданностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Выделение таких процедур обработки информации позволяет их формализовать, а в дальнейшем и автоматизировать. Вопрос лишь в том, в состоянии ли используемые в организации информационные технологии обеспечить инфраструктуру для этого. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

Действия с информацией:

· преобразование, представление в нужной форме;

· интерпретация информации как совокупности бизнес-объектов (клиенты, договоры и т.д.);

· аналитическая работа, анализ неструктурированной и слабоструктурированной информации;

· прогнозирование;

· моделирование (информационные, финансовые, математические и эвристические модели, моделирование состояний и процессов, адаптивные модели бизнеса);

· поддержка принятия решений.

Представление информации. В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления. Основные требования к данной фазе работы с информацией:

· необходимо понимать, что успех связан не только с содержанием, но и с формой представления информации;

· при организации информационного обеспечения следует сформировать правильные требования к пользовательскому интерфейсу;

· надо использовать презентационную графику.

Каким должен быть уровень централизации информационного обеспечения?

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности, обработки информации и использования технических средств - централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, ответственной за это обеспечение, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении в рамках этой службы техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация обработки информации и использования технических средств предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства централизованного информационного обеспечения:

· возможность сильного контроля за информационным обеспечением, информационной системой и ее обслуживанием;

· создание централизованных ресурсов и данных, отсутствие дублирования затрат;

· возможность обращения пользователя к большим массивам информации в виде баз данных и к информационной продукции широкой номенклатуры;

· возможность привлечения опытных специалистов;

· возможность управления большими и сложными проектами;

· хорошие возможности для объединения и стандартизации;

· сравнительная легкость внедрения методологических решений по развитию и совершенствованию информационной технологии благодаря их централизованному принятию.

Недостатки такой концепции очевидны:

· информационное обеспечение осуществляется не из реальных потребностей подразделений организации и их приоритетов, а из представлений об этих потребностях службы информационного обеспечения;

· информационное обеспечение не сфокусировано на персональном обслуживании, пользователи рассматриваются как покупатели информации;

· возникают большие трудности в планировании информационного обеспечения и использовании информационных ресурсов;

· ответственность низшего персонала ограничена, поэтому персонал не способствует оперативному получению информации пользователем, тем самым препятствуя правильности выработки управленческих решений;

· возможности пользователя в процессе получения и использования информации ограничены.

Централизованное информационное обеспечение лучше применять, если:

· существует необходимость сильного контроля;

· ресурсы очень дороги или их использование ограничено;

· различные подразделения организации имеют похожие или одинаковые потребности;

· организация мала;

· централизация является жизненной необходимостью.

Децентрализованное информационное обеспечение дает пользователю широкие возможности в работе с информацией и не ограничивает его инициатив. Достоинства такой методологии:

· данные расположены близко к пользователям, пользователи хорошо понимают информацию, у них гораздо больше автономии;

· уменьшаются телекоммуникационные затраты;

· системы информационного обеспечения меньше и проще, поэтому легче их создавать и поддерживать и ими управлять;

· в рамках децентрализованного информационного обеспечения могут быть тщательно продуманы цели использования ресурсов и технологий;

· информационное обеспечение и информационные системы теснее интегрированы с целями организации и лучше отвечают деловым потребностям;

· увеличивается ответственность низшего звена сотрудников.

Однако и эта методология имеет свои недостатки:

· сложность стандартизации из-за большого числа уникальных разработок и психологического неприятия пользователями рекомендуемых «сверху» стандартов и готовых программных продуктов;

· неравномерность развития информационного обеспечения и уровня использования информационных технологий в отдельных подразделениях и на разных рабочих местах, что в первую очередь определяется уровнем квалификации конкретных работников.

Описанные выше достоинства и недостатки централизованной и децентрализованной технологий обработки информации и информационного обеспечения привели к необходимости придерживаться линии разумного применения и того и другого подхода, т. е. частично децентрализованного подхода - организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров (с локальными системами), и центров обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

Такая методология обработки информации и использования технических средств позволяет достигать большей гибкости, поддерживать общие стандарты, осуществлять совместимость информационных локальных продуктов, уменьшать дублирование деятельности и т.д.

Вывод по разделу 1: Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают существующую в отношении него степень неопределенности, неполноту знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), воспроизводимые путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.).

Информационное обеспечение управленческой деятельности является одной из важнейших задач любой организации. Более того, в современных условиях для многих предприятий система информационного обеспечения и решает задачи организации технологического процесса, и носит производственный характер.

Получение информации не является самой целью бизнеса. Целями, как правило, можно назвать выживание и получение прибыли. Информационная система управления является кровеносной системой, обеспечивающей достижение целей компании путем доставки организованной, четко структурированной и своевременной информации.

Информация - важнейший стратегический ресурс бизнеса. Отсутствие необходимой информации порождает неопределенность, а в условиях неопределенности точность принимаемых решений ухудшается. В небольших коммерческих фирмах, где количество сотрудников невелико и бизнес ведется, как говорится, из «общего котла», для информационной поддержки бизнеса достаточно элементарной аккуратности. Компьютеры в таких случаях используются как любая другая офисная оргтехника наряду с ксероксом или печатной машинкой, да еще для ведения бухгалтерии. Однако с ростом бизнеса неизбежно появляются новые проблемы.

Планирование деятельности организации.

Планирование - это определение целей и задач предприятия на определенную перспективу, анализ способов их реализации и ресурсного обеспечения.

Основные принципы планирования:

1) Принцип обоснованности целей и задач предприятия. При этом выделяют цели:
- хозяйственно-экономические, обеспечивающие эффективность производства;
- производственно-технологические, определяющие функциональное назначение предприятия;
- научно-технические, обеспечивающие научно-технический прогресс;
- социальные, обеспечивающие удовлетворение социально-бытовых и культурных потребностей работников предприятия;
- экологические, обеспечивающие изготовление экологически чистой продукции без негативного воздействия на окружающую среду.

2) Принцип системности. Он означает, что планирование представляет целую систему планов и охватывает все сферы деятельности предприятия;

3) Принцип научности. Требует учета перспектив научно-технического прогресса и применения научно обоснованных прогрессивных норм использования всех видов ресурсов;

4) Принцип непрерывности. Означает параллельное сочетание текущего и перспективного планирования;

5) Принцип сбалансированности плана. Указывает на количественное соответствие между взаимосвязанными разделами и показателями плана, между потребностями в ресурсах и их наличием;

6) Принцип директивности. В соответствии с ним план приобретает силу закона для всех подразделений предприятия после утверждения его руководителем предприятия.

Важнейшими целями, которые преследуются в планировании на предприятии, как правило, являются: объем продаж товарной массы, прибыль и доля на рынке.

Виды планирования.

В зависимости от продолжительности планового периода выделяют перспективное (долгосрочное и среднесрочное) и текущее (краткосрочное) планирование.

Долгосрочное планирование обычно охватывает трехлетний или пятилетний периоды и определяет общую стратегию предприятия в рамках, "продукт-рынок". При составлении плана изучаются варианты расширения производства и снижения издержек. Прогнозируются изменения в номенклатуре продукции и уточняется политика в функциональных сферах. Результатом этого плана являются формулировка долгосрочных целей, составление долгосрочных проектов и принятие долгосрочной политики в основных областях.

Среднесрочное планирование (от 2 до 3-х лет) учитывает возможности всех подразделений на основе их собственной оценки. Разрабатывается план предприятия по маркетингу, план производства, план по труду и финансовый план.

Текущее планирование обычно рассчитано на год, полгода, квартал, месяц и включает объем производства, план по труду и заработной плате, планирование материально-технического обеспечения, себестоимости, прибыли, рентабельности и т.д.

В планировании используются следующие основные методы:
- нормативный - на основе прогрессивных норм использования ресурсов;
- балансовый - целенаправленное согласование направлений использования ресурсов с источниками их образования (поступления) по всей системе взаимосвязанных материальных, финансовых и трудовых балансов;
- экстраполяции - выявленные в прошлом тенденции развития предприятия распространяются на будущий период;
- интерполяции - предприятие устанавливает цель в будущем и, исходя из нее, определяет промежуточные плановые показатели;
- факторный - на основе расчетов влияния важнейших факторов на изменение плановых показателей;
- матричный - путем построения моделей взаимосвязей между производственными подразделениями и показателями;
- экономико-математического моделирования с применением ЭВМ и другие.

Плановая деятельность фирмы - одна из первоочередных функций ее управления, взаимодействующая с такими функциями, как: организация, координация, контроль, регулирование, стимулирование и анализ. Планирование на фирме - экономический метод управления, представляет собой процесс проектирования желаемого будущего, а также эффективных путей его достижения. Задачи планирования заключаются в выявление перспектив изменения внешнего окружения фирмы, формирование целей и стратегии развития, определение первоочередных задач и действий для их решения. А также определение необходимых затрат и результатов, проектирование изменения состояния предприятия, согласование работы всех его подразделений, контроль за выполнением плановых заданий всеми подразделениями фирмы, анализ достигнутых плановых результатов.

Фирма как участник рыночной системы вынуждено подчиняться ценовому механизму, закону спроса и предложения и т.д. Однако во внутренней среде каждой фирмы, предприятия механизм цен вытеснен сознательными действиями и автономными решениями менеджеров и предпринимателей. Менеджер сознательно определяет основные направления внутрифирменной деятельности. Следовательно, внутренняя природа фирмы основывается на системе плановых показателей.

Планирование является естественной частью менеджмента. С этой позиции планирование отвечает на три основных вопроса:

1. Где находится фирма в настоящее время? Определяется экономическая позиция фирмы, каковы итоги и условия ее деятельности. Оцениваются сильные и слабые стороны в таких важных областях, как финансы, маркетинг, производство, научные исследования, трудовые ресурсы для того, чтобы определить, чего может реально добиться фирма.

2. Куда мы хотим двигаться? Оценивая конкуренцию, клиентов, законы, политические факты, экономические условия, технологию, снабжение и т.д., руководство определяет, какими должны быть цели организации и что может помешать их достижению.

3. Как, при помощи каких ресурсов фирма собирается достичь своих целей? Определяются функции и обязанности сотрудников?

Отвечая на эти вопросы, процесс планирования включает в себя три основных этапа :

1. Установление своевременно четких количественных показателей, целей, которые должна достигнуть фирма.

2. Определение основных действий , которые необходимо осуществлять для достижения целей, принимая во внимание воздействие внешних факторов и имеющиеся внутренние возможности фирмы.

3. Разработка гибкой системы планирования , обеспечивающая достижение поставленных целей.

Применение планирования на фирме позволяет:

• предвидеть перспективу развития фирмы в будущем;
• более рационально использовать все ресурсы предприятия;
• избежать риска банкротства;
• более целеустремленно и эффективно проводить научно-техническую политику;
• улучшать контроль в организации;
• увеличивать возможности в обеспечении фирмы необходимой информацией.

Постоянная неопределенность будущего является одной из причин, по которой планирование должно осуществляться непрерывно. В силу внешних изменений или ошибок управления события могут разворачиваться не так, как предполагало руководство при выработке планов. Поэтому планы необходимо пересматривать , чтобы они согласовывались с реальностью. Там, где есть планирование, неопределенность сокращается. Однако полностью удалить ее не под силу ни одной фирме в силу разнообразия рыночной системы. Но можно осуществлять некоторый контроль над рынком , и такие усилия приносят определенный успех.

На фирмах используются такие методы планирования как : балансовый, расчетно-аналитический, графо-аналитический, программно-целевой, экономико-математический.

Балансовый метод обеспечивает установление связей между потребностями в ресурсах и источниками их покрытия, а также между разделами плана. В процессе формирования плана фирмы составляют балансы: производственной мощности, материальный, энергетический, трудовой, финансовый, бухгалтерский.

Расчетно-аналитический метод используется при планировании показателей плана, изучении их динамики и количественного размера факторов, на них влияющих. Так, например, планируются по факторам такие обобщающие показатели плана, как производительность труда, себестоимость продукции, прибыль, рентабельность.

Графо-аналитический метод позволяет графическими способами смоделировать инновационные, производственные и организационные процессы на предприятии. Графики и диаграммы дают возможность наглядно представить взаимосвязь и взаимозависимость различных показателей между собой.

Программно-целевой метод используется при разработке программ, а также лежит в основе разработки стратегического плана предприятия. Главная черта программы - нацеленность на достижение конечных результатов. Стержень программы - генеральная цель детализируемая в ряде стратегических целей и задач. На предприятиях разрабатываются программы: реализации сбытовой и товарной политики, повышения качества и конкурентоспособности выпускаемой продукции, завоевания новых рынков сбыта, реконструкции предприятия и др.

Экономико-математические методы лежат в основе экономических моделей плановых показателей на основе выявления их количественной зависимости от основных факторов. С их помощью на основе использования вычислительной техники имеется возможность разрабатывать ряд альтернативных вариантов плана и выбирать из нескольких вариантов оптимальный.

На предприятиях используются технико-экономический и оперативно-календарный виды планирования. Их основой являются нормы и нормативы, а также система плановых показателей. Нормативная база определяет прогрессивность плановых решений.

К важнейшим видам норм относятся нормы использования ресурсов:

• материальных;
• орудий труда;
• трудовых;
• финансовых.

В оперативно-календарном планировании широко используются нормативы организации производственного процесса. В настоящее время актуальное значение обретают нормы и нормативы конкурентоспособности продукции, маркетинговые нормы, основные нормативы предприятий-конкурентов.

К важнейшим плановым показателям , составляющим основу плана, относятся: объем реализованной продукции; прибыль; рентабельность; производственная мощность предприятия и его основных цехов; емкость рынка и степень его использования; коэффициент эластичности спроса и т.д.

В зависимости от выбора планового периода планирование подразделяется на долгосрочное (10 - 15 лет), среднесрочное (5 лет), текущее (годовое) и оперативное (месяц, декада, смена, час). Новым перспективным видом долгосрочного планирования является стратегическое планирование. Стратегический план разрабатывается на основе программно-целевого метода и определяет стратегию развития предприятия на перспективу. Конечный результат плана - стратегия развития предприятия на перспективу. Стратегия развития на предприятии определяется в результате изучения внешнего окружения и возможных внутренних перспектив её деятельности с учётом непредвиденных рыночных обстоятельств. Этапы формирования стратегии развития фирмы:

• выработка миссии предприятия;
• определение его стратегического положения в отрасли и регионе;
• оценка сил конкуренции;
• анализ внешних и внутренних факторов успеха, сильных, слабых сторон, опасностей и возможностей предприятия (SWOT-анализ);
• разработка альтернативных стратегий развития предприятия, их оценка по системе показателей (увеличение или сокращение доли рынка, уровень рентабельности, размер чистой прибыли, окупаемость капитальных вложений, темпы роста объема продаж и емкости рынка);
• выбор окончательной стратегии, которая включается в план. Стратегический план уточняется в бизнес-плане и плане маркетинга.

Стратегическое планирование на фирме направлено на долгосрочное развитие, достижения более высоких темпов экономического роста на основе поэтапного совершенствования различных производственно - технических факторов и организационно - управленческих структур с целью обеспечения высокого качества работы. Стратегическое планирование начинается с исследования внешней и внутренней среды организации, затем определяются основные ориентиры фирмы. В рамках стратегического анализа фирма сравнивает результаты первого и второго этапов, определяет возможные варианты стратегий, затем выбирает один из вариантов и формулирует собственную стратегию. Этапами стратегического планирования являются:

• программа деятельности фирмы;
• цели и задачи предприятия;
• план развития хозяйственного портфеля;
• стратегия роста предприятия.

Программа деятельности фирмы позволяет четко сформулировать основные направления ее работы и ответить на вопросы: “Что представляет собой фирма? Кто клиенты? Каково будущее фирмы? Чем ценна фирма для клиентов?” Программа деятельности подготавливается руководством фирмы (часто в письменном виде), где с позиций рыночной ориентации определяются возможности по обслуживанию конкретных групп потребителей и (или) по удовлетворению конкретных требований и запросов.

Реализация программы деятельности предприятия осуществляется на втором этапе при формировании целей и задач для каждого уровня управления. “Управление методом решения задач” состоит втом, что на основании программы деятельности и избранной цели перед каждой службой формируются конкретные задачи, которые уточняются по показателям количественного и временного измерения. Это позволяет фирмам превратить задачи в конкретные цели и облегчает последующее планирование и контроль над их реализацией. Так, в качестве задач могут выступать: рост сбыта; снижение издержек; увеличение доли отечественного рынка; выход на новые зарубежные рынки и т.д.

“План развития хозяйственного портфеля” состоит в анализе всех производств, входящих в состав фирмы и анализе товарного ассортимента фирмы. При этом анализу может подвергаться как простой (анонимный), так и марочный (фирменный) товар. Такой анализ позволяет выявить техническое состояние производств, уровень рентабельности товарного ассортимента и соответственно определить: необходимые объемы капитальных вложений, оценить привлекательность своей продукции, ее конкурентоспособность, размеры рынка, темпы его роста, объемы получаемой прибыли, интенсивность конкуренции, цикличность и сезонность деловой активности, возможности снижения себестоимости, конкурентоспособность цен, свою долю на рынка и др.

“Стратегия роста предприятия” оценивает перспективы технического развития фирмы в будущем и обновления ассортимента ее продукции. При этом стратегия роста анализируется по трем направлениям:

1. Интенсивный рост целесообразен и рекомендуется в тех случаях, когда имеются возможности увеличить сбыт, как правило, уже выпускаемых, т.е. старых товаров на старых, уже освоенных рынках. В этих случаях применяется так называемая методика “сетки развития товара и рынка” , которая включает следующие направления: глубокое внедрение на рынок, т.е. увеличение сбыта продукции на существующих рынках с помощью более активного, агрессивного маркетинга (более интенсивного использования рекламы, расширяющей круг потребителей, возможности сбыта, нового оформления товара, упаковки и др.); расширение границ рынка , т.е. сбыт существующих (старых) товаров на новых рынках путем освоения новых территорий сбыта; совершенствование товара , т.е. увеличение сбыта новых или усовершенствованных товаров на старых, уже освоенных фирмой рынках, освоение новых сегментов рынка.

2. Интеграционный рост оправдан в тех случаях, когда фирма занимает прочные позиции на рынке и может получить дополнительную выгоду за счет перемещения в рамках отрасли. Это достигается с помощью регрессивной интеграции , т.е. изменения своих взаимоотношений с поставщиками (усилить контроль за ними, поставить под жесткий контроль систему распределения); прогрессивной интеграции , предполагающей возможности контроля системы распределения, создания собственных оптовых или розничных служб; горизонтальной интеграции , смысл которой в расширении возможностей владения (контроля) предприятиями-конкурентами, закупить их.

3. Диверсификационный рост используется в тех случаях, когда фирма в существующих рамках отрасли ограничена в развитии или рост возможен за пределами имеющихся связей. При этом существует три разновидности диверсификации: концентрическая, которая предполагает расширение товарного ассортимента и пополнение рынка новыми изделиями, близкими с технической или маркетинговой точки зрения к существующим товарам; горизонтальная , предполагающая выпуск новых изделий, но рассчитанных на своего существующего покупателя; конгломнративная, имеющая в виду создание новых товаров и освоение новых рынков сбыта, не имеющих никакого отношения ни к применяемой технологии, ни к нынешним товарам и рынкам.

Среднесрочный (5-летний) план нацелен на решение отдельных стратегических проблем, сформулированных в стратегическом плане.

Текущий план увязывает все направления деятельности предприятия и работу всех его подразделений на текущий финансовый год.

Основные разделы среднесрочного и текущего планов:

• производство и сбыт продукции;
• техническое развитие предприятия;
• нормы и нормативы;
• материально-техническое обеспечение;
• труд и кадры;
• охрана природы;
• себестоимость;
• фонды экономического стимулирования;
• показатели экономической эффективности производства;
• финансовый план;
• план внешнеэкономической деятельности;
• план социального развития.

Бизнес-план является одним из наиболее распространенных видов плановой деятельности фирмы в рыночных условиях. Бизнес-план является обязательным условием выделения инвестиций для реализации инвестиционных проектов, а также получения кредита в коммерческом банке. По своему характеру бизнес-план должен представлять собой четко структурированную систему данных о коммерческих намерениях и перспективах фирмы, финансовом и организационном обеспечении программы реализации намеченных мероприятий, а также выполнять функции рекламы.

Примерные разделы бизнес-плана.

1. Резюме. В сжатой форме изложена суть предлагаемого документа, его преимущества, подведены итоги маркетинговых исследований и финансово-экономических расчетов. Отмечается привлекательность, новизна, выгодность реализации целей бизнес-плана.

2. Сущность предлагаемого продукта . Приводится описание предлагаемой продукции, ее преимущественные характеристики и прочее.

3. Оценка рынков сбыта и конкурентов . Дается характеристика рынка, уровни продаж, покупатели.

4. План маркетинга . Планируются совокупность мероприятий направленных на формирование и завоевание рынка продаж.

5. План производства . Описываются производственная база, применяемые технологии, трудовые ресурсы, расчет себестоимости, и т.д.

6. Организационный план. Приводится организационная структура управления.

7. Финансовый план . Отражаются финансовые результаты и рассчитывается эффективность проекта по общепринятым критериям оценки эффективности.

8. Оценка и предупреждение риска . Обосновывается мера неопределенности достижения поставленной цели, определяется время и место наступления возможных рисков, разрабатываются мероприятия по их предупреждению и снижению ущерба.

9. Выводы.

10. Приложения. Копии контрактов, пояснения к расчетам и т.д.

Одним из наиболее ответственных и значительных этапов в управлении инвестиционным проектом является обоснование его экономической эффективности, включающее анализ и интегральную оценку всей имеющейся технико-экономической и финансовой информации. Оценка эффективности инвестиций занимает центральное место в процессе обоснования и выбора возможных вариантов вложения средств в операции с реальными активами.

Одним из основных методов планирования промышленного предприятия является система сетевого планирования и управления, основанная на графическом изображении определенного комплекса работ в их логической последовательности, взаимосвязи и взаимозависимости с использованием сетевых планов графиков (СПГ). Сетевой график отражает логическую последовательность событий, способствующих достижению поставленной цели. События обычно обозначаются кружками и указанными в них цифрами, а работа - стрелкой, соединяющей последовательно связанные события. Продолжительность работы обозначается числом единиц времени, которое указывается над стрелкой (дни, месяцы); под стрелкой часто указываются затраты на проведение работ (рубли, человеко-дни). Если для перехода от одного события не требуется затрат средств и времени, а на графике необходимо изобразить взаимосвязь этих событий, то их соединяют без указания затрат или пунктирной линией. План цеха включает: производственную программу, план совершенствования техники, технологии и организации производства, труд и кадры, смету затрат (предельную), прибыль (экономию от снижения себестоимости продукции).

Планирование базируется на отчетных и перспективных данных. Поэтому надежность планирования в значительной степени зависит от достоверности и полноты отчетных показателей, а также объективности и целесообразности применения тех или иных показателей в перспективе. Во всех случаях исходными данными являются показатели рынка: оборот продаж (количество); стоимость продаж (оборота); продажные цены собственной и конкурентной продукции; динамика спроса на все поставляемые товары на рынке; динамика покупательной способности; потребление товаров в расчете на душу населения; прогнозы сбыта по группам товаров и др.

Бизнес план, его роль в системе планирования.

Содержание внутрифирменного планирования как функции управления компанией состоит в обоснованном определении основных направлений и пропорций развития производства с учетом материальных источников его обеспечения и рыночного спроса. Сущность планирования проявляется в конкретизации целей развития всей фирмы и каждого подразделения в отдельности на установленный период времени; определении хозяйственных задач, средств их достижения, сроков и последовательности реализации; выявлении материальных, трудовых и финансовых ресурсов, необходимых для решения поставленных задач .

Таким образом, назначение планирования как функции управления состоит в стремлении заблаговременно учесть по возможности все внутренние и внешние факторы, обеспечивающие благоприятные условия для нормального функционировании и развития предприятия. Оно предусматривает разработку комплекса мероприятий, определяющих последовательность достижения конкретных целей с учетом возможностей наиболее эффективного использования ресурсов каждым производственным подразделением и всей фирмой. Поэтому планированием призвано обеспечить взаимоувязку между отдельными структурными подразделениями фирмы, включающими всю технологическую цепочку: научные исследования и разработки, производство и сбыт, сервис. Эта деятельность опирается на выявление и прогнозирование потребительского спроса, анализ и оценку имеющихся ресурсов и перспектив развития хозяйственной конъюнктуры. Отсюда вытекает необходимость увязки планирования с маркетингом и контролем с целью постоянной корректировки показателей производства и сбыта вслед за изменениями спроса на рынке.

Внутрифирменное планирование охватывает как текущее, так и перспективное планирование, осуществляемое в виде прогнозирования и программирования.

Если перспективное планирование призвано определить общие стратегические цели и направления развития фирмы, необходимые для этого ресурсы и этапы решения поставленных задач, то разрабатываемые на его основе текущие планы ориентированы на фактическое достижение намеченных целей исходя из конкретных условий и состояния рынка на каждом данном этапе развития. Поэтому текущие планы дополняют, развивают и корректируют перспективные направления развития с учетом конкретной обстановки.

Уровень и качество планирования определяются следующими важнейшими условиями: компетентностью руководства фирмой на всех уровнях управления; квалификацией специалистов, работающих в функциональных подразделениях; наличием информационной базы и обеспеченностью компьютерной техникой.

Можно выделить некоторые характерные особенности планирования в зависимости от целей:

В американских компаниях главное - это объединение стратегий всех подразделений и распределение ресурсов;

В английских - ориентация на распределение ресурсов;

В японских - ориентация на внедрение новшеств и повышение качества решений.

Планирование предполагает: обоснованный выбор целей; определение политики; разработку мер и мероприятий (образа действий); методы достижения целей; обеспечение основы для принятия последующих долгосрочных решений.

Планирование заканчивается перед началом действий по реализации плана. Планирование - это начальный этап управления, однако оно представляет собой не единственный акт, а процесс, продолжающийся до завершения планируемого комплекса операций (рис.1.).

Планирование направлено на оптимальное использование возможностей фирмы, в том числе наилучшее использование всех видов ресурсов и предотвращение ошибочных действий.

Рис.1. Общая схема процесса управления компанией

В зависимости от направленности и характера решаемых задач различают три вида планирования: стратегическое (перспективное), среднесрочное (бизнес-план), текущее (тактическое).

Стратегическое планирование заключается в основном в определении главных целей деятельности фирмы, охватывает период в 10-15 лет, основывается на глобальных ресурсах.

Текущее планирование заключается в основном в определении промежуточных целей на пути достижения стратегических целей и задач. При этом детально разрабатываются средства и способы решения задач, использование ресурсов, внедрение новой технологии.

Стратегическое планирование ставит целью дать комплексное научное обоснование проблем, с которыми может столкнуться фирма в предстоящем периоде, и не этой основе разработать показатели развития фирмы на плановый период.

В основу при разработке плана кладется:

Анализ перспектив развития фирмы;

Анализ позиций в конкурентной борьбе;

Выбор стратегии и определение приоритетов по конкретным видам деятельности;

Анализ направлений диверсификации.

На рис.2. представлена схема стратегического планирования, которая демонстрирует, что перспективы и цели связаны между собой для выработки стратегии. Текущие программы (бюджеты) ориентируют оперативные подразделения фирмы в их повседневной работе, направленной на обеспечение текущей рентабельности, стратегические программы и бюджеты закладывают основы будущей рентабельности, что требует создания специальной системы исполнения, построенной на управлении проектами.

Рис.2. Схема стратегического планирования

Стратегический план выражен стратегией корпорации. В нем содержатся решения относительно сфер деятельности и выбора новых направлений. В нем могут перечисляться основные проекты и задаваться их приоритеты. Разрабатывается он на уровне высшего звена управления. Обычно стратегический план не содержит количественных показателей.

Среднесрочные планы охватывают пятилетний срок, как наиболее удобный для обновления производственного аппарата и ассортимента продукции. В них формируются основные задачи на установленный период, например, производственная стратегия фирмы, стратегия сбыта, финансовая стратегия и т.п. Среднесрочные планы предусматривают разработку в определенной последовательности мероприятий, направленных на достижение целей, намеченных долгосрочной программой развития.

Среднесрочный план обычно содержит количественные показатели. В нем приводятся детальные сведения о продуктах, капиталовложениях, источниках финансирования. Он разрабатывается в производственных отделениях.

Основным видом среднесрочных планов является бизнес-план, который имеет ряд особенностей, раскрываемых ниже.

Текущее планирование осуществляется путем детальной разработки (обычно на год) оперативных планов для компании в целом и ее отдельных подразделений. Основными звеньями текущего плана являются календарные планы.

Особенно часто в ходе текущего планирования разрабатываются планы маркетинга. 1.2. Назначение бизнес-плана

Бизнес-план описывает цели и задачи, которые необходимо решить предприятию как в ближайшем будущем, так и на перспективу. В нем содержаться оценка текущего момента, сильных и слабых сторон проекта, анализ рынка и информация о потребителях продукции или услуг.

Ценность бизнес-плана определяется тем, что он:

Дает возможность определить жизнеспособность проекта в условиях конкуренции;

Содержит ориентир, как должен развиваться проект (предприятие);

Служит важным инструментом получения финансовой поддержки от внешних инвесторов.

При составлении бизнес-плана необходимо оценить возможности и проблемы, которые могут возникнуть в будущем. Этот процесс называется определением (или оценкой) общего положения. Имея такую оценку приступают к постановке целей и задач. Этот процесс в свою очередь состоит из двух частей. Во-первых, устанавливается, что будет являться продукцией проекта (каким бизнесом будет заниматься предприятие), во-вторых, определяются главные, количественно обоснованные цели на перспективу.

Установление таких целей является наиболее легкой задачей. Решив ее, необходимо определить пути достижения этих целей. Для этого необходимо выработать стратегию и составить планы, которые формируют ядро бизнес-плана. Хорошо составленный бизнес-план, как правило, является существенным фактором длительного выживания предприятия и его прибыльности.

Бизнес-план помогает решить вопросы финансирования, то есть он может стать средством привлечения капитала, необходимого для осуществления проекта (развития предприятия). При составлении бизнес-плана необходимо представить, какие препятствия могут возникнуть на пути к успеху. Может случиться так, что эти препятствия слишком серьезны и на предлагаемой идее нужно ставить крест. Разумеется, это не самый приятный вывод, но лучше его сделать, пока проект на бумаге, а не тогда, когда на его создание уже потрачены деньги и время.

Таким образом, бизнес-план дает возможность понять общее состояние дел на данный момент; ясно представить тот уровень, которого может достичь проект (предприятие), планировать процесс перехода от одного состояния в другое.

В наше время бизнес-план становиться для предпринимателя все более важным документом. Ни одна компания не сможет выразить цели своего существования или получить финансирование без грамотно разработанного бизнес-плана. Если вы не представите грамотный бизнес-план, никто не будет серьезно рассматривать вашу идею.

Инвесторы хотят увидеть бизнес-план доказывающий, что над идеей хорошо поработали и предприниматель тщательно продумал все действия, которые необходимо предпринять для осуществления идеи и превращения ее в успешно функционирующую программу.

Бизнес-план представляет из себя документ, который убедительно демонстрирует способность вашей компании произвести и (что самое главное) продать достаточно товаров и услуг, чтобы при этом размеры прибыли и возврат вложений удовлетворяли потенциальных инвесторов (кредиторов).

Таким образом, бизнес-план является не просто набором управленческих решений в области маркетинга, стратегии производства и продаж, организации и финансов - он позволяет Вам "удачно" продать ваш бизнес тому, для кого этот план предназначен, будь то банк, инвестиционная компания, потенциальный партнер (заказчик).

Бизнес-план предназначен для вашего инвестора или банкира, а также огромную пользу он приносит и вам. Подробный и продуманный бизнес-план, возможно, является наилучшим инструментом, который поможет достичь долгосрочный целей.

Бизнес-план помогает:

принимать важные деловые решения

подробно ознакомиться с финансовой стороной вашего дела

получать важную информацию по вашей индустрии и маркетингу

предвидеть и избегать препятствий, которые часто встречаются в схожем бизнесе

поставить конкретные задачи, осуществление которых будет свидетельствовать о сделанном прогрессе

расширяться в новых и перспективных отраслях

быть более убедительным при поиске финансирования

Создавая бизнес-план вы получите возможность: узнать много нового о вашей индустрии и секторе рынка, лучше контролировать свою фирму и увеличить свою конкурентоспособность.

Любой бизнес-план должен иметь читателей, заинтересованных в успехе дела. Существует восемь различных причин, которые определяют характер бизнес-плана в зависимости от того, для кого он предназначен:

Бизнес-план для себя. Это своего рода самоконтроль: что необходимо для открытия дела? Достаточно ли реалистична идея?

Бизнес-план для получения кредита. До недавнего времени российский предприниматель для получения кредита в банке мог представить лишь двухстраничное ТЭО (Технико-экономическое обоснование), которое, впрочем, не являлось решающим для принятия банком или другой финансовой организацией решения о предоставлении кредита. Решающими же были личные связи, рекомендации, а также осведомленность банкиров о состоянии дел кредитополучателя (как правило, предприниматели брали кредиты в банках, клиентами которых они были). В последнее время все больше и больше российских банков требуют от предпринимателей бизнес-план для предприятия окончательного решения о выдаче (или не выдаче) кредита.

Бизнес-план для привлечения средств сторонних инвесторов. Инвесторами выступают: венчурные инвестиционные фонды, частные инвесторы или публичная эмиссия акций. Если вы привлекаете средства за счет публичной эмиссии акций вашей компании, бизнес-план содержащий сведения о фирме, о стратегии маркетинга, продаж, производства и о финансовых перспективах, поможет вам успешнее продать компанию инвесторам. По мере того, как российский фондовый рынок развивается и стабилизируется, бизнес-планы будут приобретать все большее значение для осуществления публичной эмиссии ценных бумаг (и во всей видимости, станут основой проспекта эмиссии). Российская практика имеет мало прецедентов создания и открытого распространения бизнес-планов в качестве вспомогательного инструмента публичной эмиссии (самым ярким примером представляется опыт эмиссии российского АООТ "Медиа Мекэникс").

Бизнес-план для совместного предприятия или стратегического альянса с иностранным партнером. Иностранные компании пережив эйфорию первых лет перестройки, теперь с большей осторожностью подходят к оценке потенциального партнера по совместному предприятию. И грамотный бизнес-план дает уверенность иностранному партнеру в серьезности вашего дела.

Бизнес-план для заключения крупного контракта.

Бизнес-план для привлечения новых сотрудников. В наши годы трудно переманить профессионалов из других фирм, даже пообещав им более высокие заработки. Описание будущей деятельности фирмы дает потенциальному сотруднику информацию о перспективности и стабильности предлагаемой работы.

Бизнес-план для объединения с другой компанией. Он поможет увидеть выгодность сделки: положительные и отрицательные стороны совместной деятельности.

Бизнес-план для реорганизации дела и оптимизирования операций. По мере того, как небольшие компании растут, появляется необходимость создания стратегической (или тактической - в зависимости от ситуации) концепции развития. Бизнес-план, в разработке которого принимают участие ваши партнеры по бизнесу и ключевые сотрудники, поможет вам выработать эту концепцию и, что важнее, позволит вам выработать эту концепцию, позволит вашим партнерам более четко осознать цели и конкретные задачи, стоящие на пути реализации этой концепции. 1.3. Состав бизнес-плана

Состав бизнес-плана и степень его детализации зависят от размеров будущего проекта и сферы, к которой он относиться.

Например, если предполагается наладить производство нового вида какой-либо продукции, то должен быть разработан весьма подробный план, диктуемый сложностью самого продукта и сложностью рынка этого продукта. Если же речь идет только о розничной продаже какого-либо продукта, то бизнес-план может быть более простым.

Таким образом, состав и детализация бизнес-плана зависят от характера создаваемого предприятия - относиться ли оно к сфере услуг или к производственной сфере. Если предприятие производственное, то на состав и детализацию бизнес-плана повлияют вид товара и будет ли этот товар выпускаться для потребителей или для производителей.

Состав бизнес-плана также зависит от размера предполагаемого рынка сбыта, наличия конкурентов и перспектив роста создаваемого предприятия.

Примерный состав бизнес-плана:

1. Вводная часть

название и адрес фирмы

учредители

суть и цель проекта

стоимость проекта

2. Анализ положения дел в отрасли

текущая ситуация и тенденции развития отрасли

направление и задачи деятельности проекта

3. Существо предлагаемого проекта

продукция (услуги или работы)

технология

лицензии

патентные права

4. Анализ рынка

потенциальные потребители продукции

потенциальные конкуренты

размер рынка и его рост

оценочная доля на рынке

5. План маркетинга

ценовая политика

каналы сбыта

прогноз новой продукции

6. Производственный план

производственный процесс

производственные помещения

оборудование

источники поставки сырья, материалов, оборудования и рабочих кадров

субподрядчики

7. Организационный план

форма собственности

сведения о партнерах, владельцах предприятия

сведения о руководящем составе

организационная структура

8. Степень риска

слабые стороны предприятия

вероятность появления новых технологий

альтернативные стратегии

9. Финансовый план

план доходов и расходов

план денежный поступлений и выплат

балансовый план

точка безубыточности

10. Приложения

копии контрактов, лицензии и т.п.

копии документов, из которых взяты исходные данные

прейскуранты поставщиков .

СРЕДНЕЕ ПРОФЕССИОНАЛЬНОЕ ОБРАЗОВАНИЕ

В. В. ГОДИН, И.К.КОРНЕЕВ

ИНФОРМАЦИОННОЕ

ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ

ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Допущено

Министерством образования Российской Федерации

в качестве учебника для студентов образовательных учреждений

среднего профессионального образования, обучающихся

по специальностям 0602 Менеджмент, 0607 Маркетинг

В. В. Годин (предисловие, гл. 1, 2, 3), И. К. Корнеев (гл. 4, 5, приложение)

Рецензенты: ректор Высшей коммерческой школы Министерства экономического

развития и торговли РФ д-р экон. наук, профессор В. А. Буренин;

доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления

Государственного университета управления, канд. экон. наук Г. Н. Ксандопуло

Годин В.В., Корнеев И.К.

Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учебник. - М.: Мастерство; Высшая школа, 2001. - 240 с. ISBN 5-294-00042-3 (Мастерство) ISBN 5-06-003882-3 (Высшая школа)

Рассмотрены теоретические проблемы и методы использования информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности. Освещены вопросы организации современных информационных технологий как в составе систем управления предприятием, так и в рамках глобальных вычислительных сетей. Описаны технологии обеспечения управленческой деятельности на основе Microsoft Office.

Для студентов средних профессиональных учебных заведений, обучающихся по специальностям «Маркетинг» и «Менеджмент».

УДК 65.012.45 ББК 65.050.2

Учебное издание

Годин Владимир Викторович Корнеев Игорь Константинович

Информационное обеспечение управленческой деятельности

© Годин В.В., Корнеев И.К., 2001 © Мастерство, 2001

ПРЕДИСЛОВИЕ

В учебнике рассматриваются теоретические проблемы и методы практического использования информационных технологий в обеспечении управленческой деятельности. Основное внимание уделено вопросам организации современных информационных технологий как в составе систем управления организаций, так и в рамках локальных и глобальных информационно-вычислительных сетей. В качестве основы для получения практических навыков работы с информационными технологиями обеспечения управленческой деятельности используется офисный пакет Microsoft Office.

Содержание учебника в основном определяется примерной программой дисциплины «Информационное обеспечение управленческой деятельности» с учетом дополнений, отражающих, во-первых, достижения в соответствующей области научной и практической деятельности, а во-вторых, некоторые соображения авторов, базирующиеся на их собственном преподавательском и методическом опыте. Авторы не считают структуру и содержание этой программы вполне удачными. По-видимому, такое содержание программы объясняется небольшим числом часов, отведенных на изучение предмета «Информационное обеспечение управленческой деятельности» в учебном плане специальности «Менеджмент». Однако, поскольку эта программа является составной частью действующего учебного плана по данной специальности и используется на практике, авторы сохранили все ее разделы в учебнике и при этом сочли необходимым дополнить его рядом разделов, не содержащихся в программе, которые могут быть отнесены к самостоятельному изучению студентами.

Основная цель курса - формирование у студентов знаний и умений, необходимых для управления информационными системами организации, достижения ее стратегических целей и построения системы информационного обеспечения управленческой деятельности должного качества.

Учебные цели курса. Умение:

определять основные направления политики организации в управлении информационными ресурсами;

оценивать эффективность различных вариантов информационного обеспечения управленческой деятельности;

выбирать и рационально использовать конкретные информационные технологии обеспечения деятельности на своем рабочем месте;

определять потребности организации в квалифицированных специалистах в области информационного обеспечения управленческой деятельности и осуществлять соответствующую политику по подбору и обучению персонала;

оценивать и рационально организовывать работу подразделений информационного и документационного обеспечения управленческой деятельности.

Учебные цели курса. Понимание:

назначения и области применения различных видов компьютерной, коммуникационной и организационной техники;

назначения и области применения основных информационных технологий обеспечения управленческой деятельности;

назначения и состава организационно-методического обеспечения управления информационными ресурсами организации;

назначения и условий применения основных методов обеспечения информационной безопасности.

Учебные цели курса. Представление:

об информационных системах, ресурсах и технологиях;

о системном и прикладном программном обеспечении информационных технологий;

об основах сетевых технологий;

о рынке технических и программных средств информационных технологий;

об организации информационного и документационного обеспечения управления.

Глава 1

УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

И ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ

УПРАВЛЕНИЯ

1.1. УПРАВЛЕНИЕ. УПРАВЛЕНЧЕСКАЯ ДЕЯТЕЛЬНОСТЬ

В окружающем нас мире имеется много предприятий, фирм, объединений, ассоциаций, занимающихся различной деятельностью и имеющих разный юридический статус и форму собственности. Появление подобных производственных и экономических объектов определяется их назначением удовлетворять те или иные потребности общества. Каждый такой объект в процессе функционирования вступает в определенные отношения с изменяющейся средой (в качестве среды для этих объектов выступают государственные органы управления, поставщики, потребители и т.п.) и состоит из множества различных элементов (подразделений, самостоятельных организаций), взаимодействие которых и обеспечивает его существование и выполнение им своего назначения. Мы будем называть любой такой объект, вне зависимости от его размеров, формы собственности, организационно-правового статуса, организацией.

Организация - это стабильная формальная социальная структура, которая получает ресурсы из окружающего мира и перерабатывает их в продукты своей деятельности. Организации обладают как рядом общих черт, присущих им всем, так и многими индивидуальными особенностями. Всякая организация нуждается в управлении.

Управление -- целенаправленное воздействие на организацию, которое обеспечивает достижение поставленных целей, позволяет стабилизировать их в соответствии с особенностями конкретных организаций и целей управления, сохранить их качественную определенность, поддержать динамическое равновесие со средой, обеспечить совершенствование организации и достижение того или иного полезного эффекта. Таким образом, задача управления состоит в координации деятельности людей и подразделений для эффективного решения стратегических, тактических и текущих задач организации.

Управление в любой организации выделяется в особую функцию, на выполнение которой ориентируются некоторые элементы (подразделения) организаций. Это органы управления. Все действия органов управления по осуществлению своих функций можно определить как управленческую деятельность.

Таким образом, в рамках организации можно выделить управляемый процесс (объект управления) и управляющую часть (органы управления). Их совокупность определяется как система управ ления.

Органы управления оказывают на управляемый процесс определенные воздействия, оформленные в виде определенных решений. Чтобы это происходило, им требуется сопоставлять фактическое состояние управляемого процесса с требуемым состоянием, достижение которого является целью управления. Для этого необходимо получать информацию об управляемом процессе. Другими словами, управляющая и управляемая части взаимодействуют друг с другом, причем такое взаимодействие реализуется в виде передачи информации по информационному контуру (рис. 1.1), который образуют источники и потребители информации и информационные каналы для передачи этой информации. В рамках информационного контура имеется и передается информация о целях управления, информация о состоянии управляемого процесса, информация об управляющих воздействиях. Информационный контур вместе со средствами сбора, передачи, обработки и хранения информации, а также персоналом, осуществляющим эти действия с информацией, образует информацион ную систему данной организации.

Информационная система существует в любой организации, поскольку никакая организация не может обойтись без информации, а следовательно, без процедур ее формирования, обработки и использования. Цель информационных систем - производство нужной для организации информации, создание информационной и технической сред для осуществления управления организацией.

При этом не обязательно, чтобы информационная система была автоматизированной, она может основываться и на бумажных носителях. Формирование информационной системы организации предполагает формулирование целей функционирования этой системы, которые предопределяют ее свойства и характер построения. В общем случае информационная система имеет компоненты, изображенные на рис. 1.2.

В любой автоматизированной информационной системе можно выделить:

персонал, осуществляющий сбор, формирование, распространение и использование информации. Кроме того, на него возлагаются задачи по обеспечению функционирования и развития информационной системы;

пользователей информационной системы - потребителей информации;

Рис. 1.1. Информационный контур в системе управления

Рис.1.2.Компоненты информационной системы

процедуры и технологии функционирования информационной системы;

техническую составляющую информационной системы в виде оборудования (средства и системы информатизации - средства вычислительной техники, информационно-вычислительные комплексы, сети, системы связи и передачи данных, выполняющие прием, обработку, хранение и передачу информации);

программное обеспечение (программные средства - операционные системы, системы управления базами данных, другое общесистемное и прикладное программное обеспечение, автоматизированные системы управления и т.п.);

весь имеющийся объем информации в информационной системе - информационные ресурсы организации (организационно оформленная и систематизированная совокупность целенаправленных сведений, обеспечивающих взаимодействие между элементами организации, а также между организацией и внешней средой для создания условий функционирования этой организации).

Все процессы преобразования информации в информационной системе осуществляются с помощью информационных технологий. Информационная технология - это система методов и способов сбора, передачи, накопления, обработки, хранения, представления и использования информации.

Каждая из перечисленных в определении информационной технологии фаз преобразования и использования информации реализуется с помощью специфической технологии. В этом смысле мы можем говорить об информационной Рис. 1.3. Управленческая и информационная пирамиды

технологии как совокупности технологий - технологии сбора информации, технологии передачи информации и т.д.

Информационные технологии существуют в автоматизированном и традиционном (бумажном) видах. Объем автоматизации, тип и характер использования технических средств зависят от характера конкретной технологии.

Цель любой информационной технологии - получить нужную информацию требуемого качества на заданном носителе. При этом имеются ограничения на стоимость обработки данных, трудоемкость процессов использования информационного ресурса, надежность и оперативность процесса обработки информации, качество получаемой информации.

Таким образом, информационная технология реализуется в рамках информационной системы. Информационная технология - это способ преобразования информации. В информационной системе можно использовать много таких технологий. Эта система является средой для реализации технологии. Однако понятие информационной технологии шире, чем понятие информационной системы. Информационная технология может существовать вне информационной системы. Например, информационная технология обработки текстов, которую применяли при написании этой книги, не является частью информационной системы и работает вне такой системы.

Большинство систем управления является многоуровневыми, или иерархическими. Обычно различают три уровня управления в управляющей части организации - высший, средний и низший (рис. 1.3). Каждый из них характеризуется собственным набором функций, уровнем компетенции и нуждается в соответствующей информации. На высшем уровне управления обеспечивается стратегическое управление, определяются миссия организации, цели управления, долгосрочные планы, стратегия их реализации и т. п. Средний уровень - уровень тактического управления. Здесь составляются тактические планы, контролируется их выполнение, отслеживаются ресурсы и т. п. На низшем уровне управления осуществляется оперативное управление, реализуются объемно-календарные планы, производится оперативный контроль и учет и т. п.

Определенное разделение труда на каждом из уровней управления приводит к закреплению за отдельными элементами управляющей части организаций отдельных функций управления: планирования, организации, учета и контроля, мотивации, анализа и регулирования. Эти функции выполняются в разном объеме на разных уровнях управления (в части стратегии, тактики и оперативных действий организации), вплоть то того, что некоторые из них могут не осуществляться на каком-либо уровне управления.

Наличие функциональных элементов в управляющей части орга низаций приводит к появлению соответствующих подсистем в их информационных системах (например, подсистема планирования, подсистема кадров и т. п.).

В зависимости от отрасли экономики, где функционирует организация, и уровня управляющей части в иерархии органов управления, информация об изменениях в объекте управления поступает в эту управляющую часть с разной частотой. В машиностроении директор предприятия получает информацию о производстве каждый день, начальник цеха - каждую смену, мастер - наблюдает за этим производством. В строительстве частота получения информации об объекте управления будет меньше. Если же говорить об управлении различными технологическими процессами, например в нефтехимии, то там информация поступает постоянно.

Очевидно, что в разных отраслях экономики, на разных уровнях управления дискретность (частота) получения информации об управляемом процессе будет различной. Соответственно и необходимость в корректировке этого процесса со стороны органа управления организации в зависимости от ее целей будет возникать или не возникать с частотой получения информации. Таким образом, разный характер дискретности управления определяет процедуры формирования и дискретность сбора, передачи, обработки и использования информации в информационной системе организации.

Важной частью управленческой деятельности является принятие управленческих решений. Процесс целенаправленного воздействия на управляемый процесс, основанный на информации о нем, определенной ранее цели и разработанной программе достижения этой цели, называется управленческим решением, а процесс формирования решения - процессом принятия решения. В соответствии с разделением труда в рамках управления организацией принимаемые решения относятся к той или иной функции управления. Управленческие решения охватывают все стороны деятельности организации - подготовку производства, производство, сбыт, работу с персоналом, финансы и т.п.

Таким образом, руководитель любого уровня, в отличие от рабочего или служащего, вынужден осуществлять свои функции, основываясь лишь на доступной ему информации об объекте управления. Он проводит текущие мероприятия, организует контроль, анализ состояния организации, оценивает тенденции ее развития и т. п. Все это требует организации информационного обслуживания (предоставления нужной информации в нужные время и место), создания информационной среды, способствующей выполнению поставленных целей. Осуществление таких действий называется информационным обеспечением управленческой деятельности.

Все действия в организации должны быть предопределены и формально заданы. Это означает, что если организация хорошо управляется (в ней осуществляется регулярный менеджмент - регулярное, систематическое выполнение функций управления организацией в условиях рынка), то существуют формально заданные процедуры для любых действий в ней - работы с клиентами и с персоналом, логистики и т.п. Наличие таких процедур облегчает управленческую деятельность в организации, а также информационное обеспечение такой деятельности. Типовые информационные запросы характерны для всех уровней управления, но в большей степени присущи низшему и среднему (см. рис. 1.3). Кроме типовых предопределенных действий с заранее определенными информационными потребностями для их осуществления, в организации возможны случайные события, реакция на которые потребует специфической информации для любого уровня управления. К тому же не исключено появление нестандартных информационных запросов, что характерно для высшего управленческого звена.

1.2. ИНФОРМАЦИЯ

Итак, для эффективного управления организацией необходима достоверная информация об ее деятельности. Она служит фундаментом для формирования любых документов (докладов, отчетов, предложений и т.п.), которые лежат в основе управления. Любые действия руководителей (определение стратегических целей и задач организации, координация действий подразделений в достижении общих целей и т.п.), опираются на информацию. Можно утверждать, что практически любая деятельность человека базируется на информации.

Что же такое информация? Как соотносятся данные и информация?

Информация - сведения об окружающем мире (объектах, явлениях, событиях, процессах и т.д.), которые уменьшают существующую в отношении него степень неопределенности, неполноту знаний, отчужденные от их создателя и ставшие сообщениями (выраженными на определенном языке в виде знаков, в том числе и записанными на материальном носителе), воспроизводимые путем передачи людьми устным, письменным или другим способом (с помощью условных сигналов, технических средств, вычислительных средств и т.д.). Из этого определения следует, что:

информация - это не любые сведения, она несет в себе нечто новое, уменьшающее имеющуюся неопределенность;

информация существует вне ее создателя, это отчужденное от ее создателя знание, знание, отражающее действительность в мышлении человека;

информация стала сообщением, так как она выражена на определенном языке в виде знаков;

сообщение может быть записано на материальном носителе (т. е. оно является формой передачи информации);

сообщение доступно для воспроизведения без участия автора, оно передается в каналы общественной коммуникации.

Отсутствие информации вызывает информационную потреб ность - осознанное понимание различия между индивидуальным знанием о предмете и знанием, накопленным обществом.

Когда говорят об информации, то упоминают ряд ее свойств.

Информация достоверна, если она не искажает истинного положения дел. Информация адекватна, если с помощью полученной информации об объекте, процессе или явлении создается их образ определенного уровня соответствия. Информация полна, если ее достаточно для понимания и принятия решений. Информация выражена кратко и четко, если она не содержит в себе ненужных сведений. Информация ясна и понятна, если она выражена языком, на котором говорят те, кому она предназначена. Информация своевременна (оперативность информации), если она не потеряла актуальность и несет в себе сведения, необходимые в данный момент для понимания и принятия решений.

Кроме этих свойств информации можно оценить ее ценность - меру расширения совокупности сведений, которыми располагает потребитель информации при ее получении и интерпретации, степень снижения состояния неопределенности.

От указанных качественных характеристик информации непосредственно зависит эффективность управления и управленческой деятельности.

В определении информации мы воспользовались понятием сообщения. Одним из способов превращения информации в сообщение является запись его на материальном носителе. Процесс такой записи называется кодированием. Если мы применяем материальные носители, предназначенные для использования в компьютерной технике, мы имеем дело с данными. В таком случае кодированием информации является ее преобразование в условные сигналы с целью автоматизации хранения, обработки, передачи и ввода-вывода данных. Данные - это компьютерное изображение информации.

Мы имеем дело с организациями, работающими в экономической области, и поэтому, говоря об информации и информационном обеспечении управленческой деятельности, имеем в виду экономическую информацию.

Экономическая информация - совокупность сведений, которые отражают социально-экономические процессы и служат для управления этими процессами и коллективами людей в производственной и непроизводственной сферах. Чем характерна экономическая информация? Обычно выделяют ряд отличительных признаков:

большие объемы информации;

многократное повторение циклов получения и преобразования информации в установленные временные периоды (месяц, квартал, год и т.д.); многообразие источников и потребителей экономической информации;

значительный удельный вес рутинных процедур при обработке экономической информации.

Поскольку речь идет об информационном обеспечении управленческой деятельности, мы должны отметить, что в рамках любой организации информация для управления используется в двух видах (рис. 1.4): она либо оформлена как документы (планы, заявки, приказы и т.п.), либо имеет недокументированную форму (речевая информация и т.п.).

Рис. 1.4. Информационные ресурсы организации

Документ - информационное сообщение в бумажном, звуковом или электронном виде, оформленное по определенным правилам и заверенное в установленном порядке. Как формируются документы? Сведения о работе организации в каком-либо аспекте характеризуются совокупностью показателей. Любой показатель обладает экономическим смыслом (например, объем продаж какого-то изделия), имеет собственное название и числовую характеристику (сколько продали на какой-то момент времени). На основе показателей создаются документы, которые могут включать в себя один или несколько показателей.

Перемещение документов и работа с ними в организации - ее документооборот. Документооборот - система создания, интерпретации, передачи, приема и архивирования документов, а также контроля за их исполнением и защиты от несанкционированного доступа (т.е. процедуры формирования и использования документов для управления).

Организация деятельности ;  обладать теоретическими знаниями и практическими навыками, соответствующими специализации «Математическое и информационное обеспечение экономической деятельности» ...

Итак, мы определили информационное обеспечение как информационное обслуживание управления, как действия по предоставлению нужной для управленческой деятельности информации в требуемое место на основе определенных процедур с заданной периодичностью, как мероприятия по созданию информационной среды управления. В информационную среду управления входят источники информации, информационная система организации (см. компоненты информационной системы на рис. 1.2), сами органы управления как пользователи информационной системы.

Существенная часть информации для управленческой деятельности должна быть задокументирована, т.е. стать документированной информацией, превратиться в документы. Поэтому частью информационного обеспечения управленческой деятельности является документационная система организации.

Документационная система организации включает в себя документированную информацию и документооборот. Она является частью информационной системы, поскольку документированная информация - это часть информационных ресурсов организации, а процедуры работы с документированной информацией (документооборот) представляют собой одну из совокупностей процедур информационной системы. Действия с информацией для реализации задач информационного обеспечения - это процедуры информационного обеспечения.

Таким образом, информационное обеспечение управленческой деятельности осуществляется на основе информационной системы организации путем использования недокументированной

Рис. 1.5. Информационная среда управленческой деятельности

и документированной информации с помощью специальных технологий сбора, передачи, хранения, обработки и представления этой информации (рис. 1.5).

В информационном обеспечении управленческой деятельности все документы можно различить по следующим признакам:

1) по наименованию: письма; инструкции;

телеграммы, телефонограммы; заявления;

приказы, распоряжения, решения, указания, поручения, протоколы;

предписания;

записки, акты, расписки;

характеристики;

удостоверения и т.п.;

2) по типу материального носителя: бумажные (письменные, графические и т.д.); фото-, кино- и видеодокументы; фотодокументы; электронные документы;

3) по принадлежности к системе документации определенного вида деятельности (в процессе развития информационного обеспечения постепенно сложились определенные документные комплексы - системы документации).

Существуют следующие системы документации: система управленческой документации, система обеспечивающей документации, система документации по основной деятельности и т.п. Приведем примеры.

Система управленческой документации:

распорядительная документация, состоящая из документов, фиксирующих управленческие решения (постановление, решение, приказ, распоряжение, указание, поручение);

документация по планированию;

информационно-справочная и аналитическая документации.

Система обеспечивающей документации:

документация по бухгалтерскому учету и отчетности, включающая документы, отражающие движение денежных средств и материальных ценностей;

документация по личному составу, состоящая из документов, отражающих кадровую деятельность;

Система документации по основной (производственной) деятельности:

документация по материально-техническому обеспечению; производственно-технологическая документация.

Множество разнообразных по видам и назначению документов, создаваемых в организации, предназначено, во-первых, для реализации внешних связей, во-вторых, используется сугубо для ее внутренней деятельности во всех разнообразных аспектах.

Что будем делать с полученным материалом:

Если этот материал оказался полезным ля Вас, Вы можете сохранить его на свою страничку в социальных сетях:

Твитнуть

Все темы данного раздела:

Результаты наблюдений за значениями зависимого параметра
Независимый параметр Наблюдаемые параметры зависимого параметра Ряд 1 Ряд 2 Ряд 3

Проблема интеграции и пути ее решения
По мере распространения компьютерных информационных технологий все большее число управленческих работников стало применять в своей деятельности те или иные программные средства. Одн

Офисные программные системы
На основе интеграции в рамках единой среды построены так называемые офисные системы. В них благодаря технологиям интеграции Windows совместно функционируют различные приложения, реа

Информационное взаимодействие в среде Windows
Связывание и внедрение объектов (OLE).OLE является сокращением термина Object Linking and Embedding - связывание и внедрение объектов. Это имеющаяся в Windows технология, которая о

Редактирование связанных объектов
Есть два способа редактирования объекта. Первый состоит в том, чтобы начать с исходного файла, используя программу-сервер для внесения изменений в объект. Второй - начать с файла-ко

Управление установками обновления связей
Управление отражением в файле-контейнере изменений, внесенных в исходный файл, можно осуществлять по запросу (вручную) или автоматически. При автоматическом обновлении (так

Закрытие и открытие связей
Кроме установки параметров обновления связей автоматически, можно закрыть связь вручную, чтобы предотвратить ее обновление при изменении исходного файла. Связь закрывается

Разрыв связей
Если в определенный момент пользователь захочет, чтобы связанный объект в документе оставался неизменным и больше не отражал изменения исходного файла, то он может разорвать (или отменить) связь. П

Восстановление разорванной связи
Существует возможность случайного разрыва связи с объектом. Для восстановления разорванной связи необходимо выполнить следующие действия: 1. Открыть файл-контейнер, в котор

Внедрение OLE
Процедура внедрения объектов в документы очень похожа на связывание объектов, но образованная в результате внедрения связь между исходным файлом и документом-получателем со

Создание внедренных объектов
Есть два способа внедрения объекта в документ: либо создать объект в программе-сервере и внедрить его в документ-получатель с помощью команды «Специальная вставка...», либо в докуме

Вторым важным направлением информационного обеспечения является формирование информационных данных для автоматической системы управления (асу), вводимая в систему асу информация является необходимым элементом всей системы, без которой невозможно математическое, техническое, организационно-правовое ее функционирование, информация, вводимая в систему, ее пред машинная обработка - основа современных автоматизированных информационных систем.

Третье направление информационного обеспечения связано с удовлетворением информационных запросов потребителей самого разнообразного типа: как организаций, учреждений, так и отдельных лиц, в этом случае в качестве информационного обеспечения выступают не только статистические данные, данные социологических опросов, данные архивов и пр. официальных учреждений, но и такие типы информации, как книжные и журнальные публикации, научные отчеты, диссертации и пр. наиболее распространенной формой этого типа информационного обеспечения являются библиотеки, а в современных условиях все большее значение приобретают службы и центры анализа информации (например, в России - всероссийский институт научной и технической информации, всероссийский научно-технический информационный центр и др. информационные службы).

Обеспечение информационной безопасности

Информационная безопасность, как и защита информации, задача комплексная, направленная на обеспечение безопасности, реализуемая внедрением системы безопасности. Проблема защиты информации является многоплановой и комплексной и охватывает ряд важных задач. Проблемы информационной безопасности постоянно усугубляются процессами проникновения во все сферы общества технических средств обработки и передачи данных и, прежде всего, вычислительных систем.

На сегодняшний день сформулировано три базовых принципа, которые должна обеспечивать информационная безопасность:

Целостность данных - защита от сбоев, ведущих к потере информации, а также зашита от неавторизованного создания или уничтожения данных;
конфиденциальность информации;

При разработке компьютерных систем, выход из строя или ошибки, в работе которых могут привести к тяжелым последствиям, вопросы компьютерной безопасности становятся первоочередными. Известно много мер, направленных на обеспечение компьютерной безопасности, основными среди них являются технические, организационные и правовые.

Обеспечение безопасности информации - дорогое дело, и не только из-за затрат на закупку или установку средств защиты, но также из-за того, что трудно квалифицированно определить границы разумной безопасности и обеспечить соответствующее поддержание системы в работоспособном состоянии.

Средства зашиты информации нельзя проектировать, покупать или устанавливать до тех пор, пока не произведен соответствующий анализ.

На сайте анализируется информационная безопасность и ее место в системе национальной безопасности, определяются жизненно важные интересы в информационной сфере и угрозы для них. Рассмотрены вопросы информационной войны, информационного оружия, принципы, основные задачи и функции обеспечения информационной безопасности, функции государственной системы по обеспечению информационной безопасности, отечественные и зарубежные стандарты в области информационной безопасности. Значительное внимание уделяется также правовым вопросам информационной безопасности.

Так же рассматриваются общие вопросы защиты информации в автоматизированных системах обработки данных (АСОД), предмет и объекты зашиты информации, задачи защиты информации в АСОД. Рассмотрены типы преднамеренных угроз безопасности и методы защиты информации в АСОД. Рассмотрены методы и средства подтверждения подлинности пользователей и разграничения их доступа к компьютерным ресурсам, контроля доступа к аппаратуре, использования простых и динамически изменяющихся паролей, методы модификации схемы простых паролей, функциональные методы.

Информационное обеспечение управления

Информация - одна из сложнейших, еще полностью не раскрытых, даже таинственных областей современной науки. Это видно хотя бы из нечеткости самих определений понятия информации; совокупность сведений, данных, знаний. Или из философии - нарушение монотонности. В кибернетике количество информации тесно связывается с энтропией, с одним из основных понятий классической физики, т.е. со способностью энергии к превращениям. Н. Винер пишет: "Количество информации в системе есть мера организованности системы, точно так же энтропия системы есть мера дезорганизованной системы, одно равно другому, взятому с обратным знаком". С точки зрения методологии управления прогрессирующая энтропия, т.е. постоянно увеличивающаяся хаотическая беспорядочность связей между элементами, характерна для закрытых, изолированных от окружающей среды систем, и информация есть отрицание энтропии.

Каждое определение информации раскрывает определенное свойство этого сложного и многозначного понятия: информация - коммуникация и связь, в процессе которой устраняется неопределенность (Шеннон), информация - передача разнообразия (Эшби), информация - мера сложности структур (Моль), информация - вероятность выбора (Яглом) и т.д. Предпринимаются исследования закономерностей и технологий и закладываются теоретические основы новой отрасли знаний - информациологии, где один из авторов заявляет: "Мир - информационен, Вселенная - информационна; первичное - информация, вторичное - материя".

Дальнейшее углубление в теорию информации заведет нас в дремучие дебри законов термодинамики, к знаменитым "демонам Максвелла" и даже к неизбежности тепловой смерти Вселенной.

В теории управления принято такое определение информации: совокупность сведений об изменениях, совершающихся в системе и окружающей ее среде, которая уменьшает степень неопределенности наших знаний о конкретном объекте, это обмен сведениями (данными) между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом. И этого определения вполне достаточно для изучения проблем управления.

Информация, составляющая триаду важнейших характеристик окружающего нас мира наряду с материей и энергией, обладает некоторыми, только ей присущими особенностями:

Сама по себе информация является столь же абстрактным понятием, как и понятия математики, но вместе с тем она отражает свойства материального объекта и не может возникнуть из ничего;
- информация обладает некоторыми свойствами материи, ее можно получить, запасти (записать, накопить), уничтожить (стереть), передать. Однако при передаче информации из одной системы в другую количество информации в передающей системе остается неизменным, хотя в принимающей системе оно обычно увеличивается (эта особенность информации спасает профессора, передающего свои знания студентам, от превращения в неуча);
- информация обладает еще одним уникальным свойством: в любых сферах знания (общественно-политической, научной, общекультурной, технической) она является единственным видом ресурсов, который в ходе исторического развития человечества не только не истощается, а постоянно увеличивается, совершенствуется и, более того, способствует эффективному использованию других ресурсов, а иногда и создает новые.

Последнее свойство информации важно учитывать при формировании путей развития народного хозяйства России, так как привлечение качественно новой информации и новых технологий обеспечивает интенсивный путь развития, а наращивание дополнительных материальных ресурсов, объемов труда, энергии без использования новой информации приведет Россию в экстенсивный тупик.

Главное, что информация есть предмет, средство и продукт управленческого труда. Удельный вес информации как предмета труда стал выше материальных и энергетических ресурсов, и основным показателем могущества страны стал информационный ресурс, т.е. объем знаний, которыми располагает страна. Этот показатель выводил СССР в число мировых держав и именно этот ресурс истощается в нашей стране с каждым годом. Важно подчеркнуть ряд требований, предъявляемых к управленческой информации: надежность (и достоверность), своевременность, адресность и возможность многократного использования. Действительно ценной является только та информация, которая уменьшает неопределенность в конкретной управленческой ситуаций.

Мир тонет в колоссальном объеме информации: за последние 30 лет ее ежегодный прирост увеличился более чем в 15 раз! Появился даже новый термин - "эффект макулатурности": 85% журнальных статей никогда не читались! Проще что-то открыть вновь, говорят ученые, чем найти нужную информацию в этом океане книг, журналов и статей. На начало 90-х годов правительство США ежегодно составляло около 1 млрд. писем, на что, затрачивалось около 1,5 млрд. долларов; издавало около 2,6 млн. страниц документов; на содержание служащих, занятых в аппарате управления, тратилось до 1500 млрд. долларов! Через фирму с численностью работающих около 2 тыс. человек за 1991 год прошло 45 тонн входящих и 48 тонн исходящих документов, что соответствует 25 кг бумаг на каждого работающего.

Самый перспективный выход из информационного тупика дает современная вычислительная техника, которая с каждым новым поколением удивительно высокими темпами увеличивает скорость обработки информации: если за последние сто лет скорость передвижения увеличилась в 102 раз, то скорость связи увеличилась в 107, а обработки информации - в 106 раз.

Скорость обработки информации современными вычислительными машинами приближается к предельному значению, ограниченному скоростью света (в оптических вычислительных машинах - ОВМ) и равному миллиардам операций в секунду. Запись информации в виде голограмм открывает путь к практически неограниченной оперативной памяти ОВМ, плотность записи которой может достигать 106 бит/см.

Информация является основой процесса управления, труд управляющего и состоит в ее изучении и обработке. От уровня организации сбора, обработки и передачи информации зависит эффективность управления. Различают внешнюю, входную информацию, первичную (исходную), которая возникает в ходе производства, и вторичную как результат обработки исходной информации.

Есть и дезинформация, чаще всего она встречается в отчетах, составляемых для начальства, в сводках ЦСУ или в обещаниях кандидатов во время предвыборных кампаний. Мастера дезинформации прекрасно использовали в пропагандистских целях способность человека воспринимать лишь ограниченный объем информации и умело использовали самые простые формулировки, постоянное повторение пусть и лживых, но понятных обывателю истин. Гитлер цинично писал: "Если уж врать, так врать нагло: в большую ложь охотнее верят, чем в малую... Люди сами иногда врут в мелочах, однако большой лжи они стесняются. Следовательно, им и в голову не придет, что их так бессовестно обманывают... В случае любой неудачи следует незамедлительно искать врагов. Если их нет, надо придумать". Этот же рецепт с невиданным еще в мире размахом применил в конце 30-х годов и наш Вождь и Учитель.

Значительная часть управленческой информации получается руководителем неформальным путем, в результате ежедневного общения с коллегами, вышестоящим руководством, клиентами. Вся эта, несомненно, ценная информация не всегда достоверна, объективна и весьма изменчива. Более ценной и, главное, объективной является информация, собранная и обработанная с помощью средств компьютерной техники на базе системы математического обеспечения. Справедливо, что современное общество часто характеризуется термином "информационное".

Люди, далекие от проблем управления, обычно не представляют, с каким гигантским объемом информации приходится работать администрации даже в небольшой фирме. Если, например, в торговой организации средних размеров, где работают 200-300 человек, учесть весь поток формальной и неформальной информации, которую необходимо обрабатывать управленческому персоналу, то в итоге получаются весьма внушительные цифры. Десятки, а иногда и сотни поставщиков, большая номенклатура товаров, оперативные расчеты с клиентами, учет движения товаров по складам в стоимостном и натуральном выражении, маркетинг, т.е. изучение рынка, реклама, поведение конкурентов, меняющиеся законы, налоговые правила, таможенные тарифы - администрация такой фирмы обрабатывает около миллиона единиц информации в год.

Постоянно меняющиеся условия рынка требуют немедленной реакции администрации, и если информация об этих изменениях будет запаздывать или медленно обрабатываться, то последствия для фирмы будут губительными. По имеющимся данным, к началу 90-х годов 60% в США зависит от работы служб обработки информации, и на эту деятельность составляют около 70% валового национального продукта.

Однако большинство крупных компаний и фирм Европы, Америки и Японии идут на эти затраты, так как от использования современных информационно-управляющих систем значительно покрывают затраты на их создание.

Любопытно, что из прочитанного мы запоминаем только 10%, а из того, что слышим, - 20%. От увиденного мы запоминаем 30%, а от того, что мы слышим и видим, - 50%. От того, что мы говорим, мы запоминаем уже 70%, а от того, что мы делаем сами, - 90%. Абстрактные описания менее выразительны, чем конкретное действие, поэтому мы должны свои поступки стараться наполнить конкретным информационным содержанием.

Управленческая информация имеет ряд особенностей:

Большие объемы информации должны обрабатываться в жестко ограниченные сроки;
- исходная информация подвергается неоднократной обработке с различных производственных точек зрения и с учетом требований потребителей;
- исходные данные и результаты расчетов хранятся длительное время.

Выполнить эти требования к управленческой информации способна лишь компьютерная техника с ее быстродействием и большой емкостью памяти. Оптимальный способ хранения производственной информации - создание баз и банков данных, т.е. функционально организованных массивов компьютерной информации, осуществляющих централизованное обеспечение коллектива пользователей или совокупности решаемых в системе задач.

При этом способе создания и использования массивов информации, когда одна группа специалистов обрабатывает и вводит в банк данных информацию, а другие специалисты ее используют в различных производственных аспектах, обеспечивается интерактивный, т.е. активный с обеих сторон режим работы. Информационные базы данных обычно формируются путем объединения первичных статистических показателей деятельности предприятия в укрупненные файлы с необходимыми реквизитами. Базы данных постоянно обновляются в соответствии с ходом технологического процесса и с учетом требований потребителей информации, решающих большой комплекс информационно связанных управленческих задач.

Наряду с материальными, трудовыми, сырьевыми, информационные ресурсы в управлении предприятием имеют первостепенное значение как обязательная предпосылка успешного производственного процесса. Научно-техническая информация является основным фундаментом при разработке новых технологических процессов, основой развития средств производства.

Процедура принятия управленческого решения всегда опирается на первоисточник - имеющуюся в распоряжении руководителя альтернативную информацию, и важно уметь использовать именно ту информацию, которая уменьшит неопределенность развивающихся тенденций и событий и поможет принять оптимальное решение. Информация в управлении действительно полезна только в случае, если в итоге ее использования она будет реализована в трудовой акт, в полезную деятельность людей. Принятое решение должно дойти до исполнителя в неискаженном виде, необходимо полностью исключить разные толкования и "додумывания", могущие возникнуть на ступенях иерархической служебной лестницы (как в знаменитом случае с запятой во фразе "казнить нельзя, помиловать").

Трудно говорить без пессимизма о способах создания, восприятия информации и о нравственных проблемах практического ее использования. К сожалению, приходится констатировать удивительный акт отсутствия общности в понимании глобальных человеческих проблем между людьми даже высокого интеллекта, готовых жертвенно служить высоким нравственным заповедям.

Та важнейшая часть общечеловеческой информации, которая формирует идеологию общества, создается практически бесконтрольными (к счастью или на беду?) средствами массовой информации (СМИ) или идейными представителями правящей элиты, которая практически никогда не бывает элитой интеллектуальной и высоконравственной. Массированная атака "акул пера" может легко навязать обществу любую парадигму, и отличить иллюзию от реальности, правду от лжи практически невозможно. Поведение людей в социуме во многом зависит от непрестанно действующего конвейера продукции рекламы, массовой информации и масс-культуры.

Большинство людей весьма доверяют СМИ, считая, что их сотрудники - добросовестные, высококвалифицированные и солидные профессионалы, благодаря СМИ человек ощущает свою причастность к жизни общества и в какой-то степени отождествляет себя с ним. Даже наука, являясь формой познания, испытывает на себе заметное влияние общественной идеологии, а фундаментальные теории гуманитарных наук носят явно идеологический характер. Какими гарантиями располагает общество, что "исторические" решения очередного "исторического" съезда или информация, угодная для сиюминутных потребностей руководящих органов, являются объективно достоверными и корректными в этическом отношении?

Человеческое сознание не в состоянии следить за постоянными изменениями в обществе, тем более в глобальных масштабах, прогрессивно растет некомпетентность и безразличие к этим переменам у многих групп населения, чем умело, и бессовестно пользуются беспринципные политики. Вследствие этих явлений возникла плодородная почва для созревания различных массовых мифов, опирающихся на слабую информированность населения и действующие законы общественного сознания. Формируют общественное мнение и создают различные политические мифы умелые профессионалы, не прибегая к принуждению или запрещению. Как говорит Э. Кассирер в своей оригинальной работе: "Политические мифы действуют так же, как змея, парализующая кролика, перед тем как атаковать его".

Современное общество порождает новые, ранее неизвестные социальные проблемы, связанные с информацией. Все более интенсивно идет процесс "компьютерного" отчуждения определенной группы населения, социальное разделение общества. Образуются слои "информационной аристократии", своеобразного братства посвященных, "информационного пролетариата", к которому относится многочисленная группа работников, занятых информационных процессов, и потребителей информационных услуг, в руках которых сосредоточен информационный бизнес. Обычно информация, как вода, легко стекает вниз, от начальников к подчиненным, и с трудом поднимается наверх. Однако и это естественное течение информации стараются "зарегулировать": некоторые руководители неохотно делятся информацией с подчиненными, так как если это информация хорошая, то возникает опасность претензий на всякого рода премии и прибавки, а если плохая, то она может деморализовать коллектив.

При движении информации вверх, на высшие управленческие уровни, постоянно возникает еще одна проблема - чиновники охотнее дают информацию о победах, достижениях и о том, что подтверждает мудрые решения начальника. В итоге вокруг начальника может возникнуть своеобразный информационный вакуум или искаженный, подкрашенный в розовые тона мир. Многим крупным руководителям свойственно игнорирование неугодной информации, а если неприятная информация исходит от источника с низким статусом, то подсознательно начальник начинает рассматривать ее как попытку подорвать авторитет, как вызов его должностному положению.

Крупнейшие мировые катастрофы происходили из-за чванливого нежелания высшего руководителя учесть объективно все имеющиеся данные. Так произошло с началом вторжения гитлеровских армий на территорию СССР, когда Сталин не захотел мерить агентурной информации, то же случилось при налете японской авиации на Пирл Харбор, при неожиданном для союзников наступлении немецких войск в декабре 1944 г. в Арденнах. Не случайно халиф Гарун аль-Рашид переодевался нищим и ходил по ночному Багдаду - ему была нужна объективная, достоверная информация о настроениях в народе.

Конфликтные ситуации в обществе, производственных коллективах, в семье чаще всего порождаются неполнотой, недостаточной структуризацией исходной информации, малым объектом априорных знаний, различиями в критериях оценки фактов и наличием искажений информации, случайных или преднамеренных. Проблема состоит не только в колоссальных объемах информации, обрушивающихся на человека, а в ее неупорядоченности и противоречивости, что превращает эту информацию по терминологии теории связи в шум, а это, в свою очередь, приводит к нестабильности информационных образов и неэффективности информационных преобразований. Информация существенно искажается при ее движении по уровням , и чем больше существует иерархических уровней в структуре организации, тем значительнее искажения информации.

Можно выделить следующие основные причины искажения информации при ее прохождении через уровни организационной структуры:

Два одинаковых сообщения, события могут оцениваться по-разному, в зависимости от времени их поступления и оценки - событие более близкое фиксируется более сильно (ошибка перспективы);
- эмоциональное напряжение (страх, радость, гнев и т.д.) могут существенно исказить информацию, как и давно ожидаемое, более выгодное или не соответствующее заранее сложившемуся мнению сообщение;
- желание произвести благоприятное впечатление своей информацией на вышестоящее начальство ("барьер престижа"). Вспомним, что восточные сатрапы приказывали казнить ни в чем не повинного гонца за плохое известие или дарили ему шелковый шнурок, на котором верноподданный должен был удавиться.

Создание мощных информационных систем и средств их обработки породило целый комплекс компьютерных преступлений: от создания компьютерных вирусов, уничтожающих информацию, до и угрозы потери прав на тайну личной жизни.

Одним из наиболее распространенных методов защиты торговых предприятий от хищений, как со стороны служащих, так и со стороны покупателей является внедрение системы штрихового кодирования, т.е. защиты информации от намеренного искажения. Штриховой код обеспечивает представление букв и чисел (характеристика изделия, цена и т.д.) в двоичной системе счисления путем нанесения на изделие четкого рисунка полос и пространства между ними и легко декодируемого электронным оптическим (сканирующим) устройством. Системы автоматической идентификации изделий стали существенной частью промышленных технологий, торговли и материально-технического обеспечения.

Связь между сверхсложной системой, которой является внутренний мир человека, и сверхсложной системой окружающего нас мира оригинально рассмотрена в известном произведении Станислава Лема "Солярис": исследуемая человечеством инопланетная информационная система "мыслящий океан" настолько сложна, что требует особо деликатных методов изучения и ее реакция на жесткое воздействие может быть непредсказуема. Эффективное управление невозможно без достоверной, объективной информации, и фактической властью располагает лишь тот, кто хорошо информирован. Подводя итоги раздела об информации в управлении и в обществе, можно взглянуть на эту проблему с несколько неожиданной и даже парадоксальной стороны.

Человек, "венец природы", как ни странно так и не сумел приспособиться к окружающему естественному миру. Хотя человек уже миллионы лет является частью биосферы, он адаптирован к ее условиям много хуже, чем, скажем, зерно или многие плоды, земноводные, крысы и тараканы. Без воздуха человек не может прожить более 2-3 минут, без воды - более 3 дней, без пищи - 30 дней, диапазон состава воздуха, пищи, воды крайне узок, человек весьма чувствителен к многим внешним параметрам жизни: температуре, давлению, радиоактивному облучению. Призыв Ж.-Ж. Руссо "Назад, к природе" утопичен.

И человек всю историю цивилизации усердно отгораживается от неласковой к нему природы, создавая свой искусственный мир, свою комфортную среду обитания. Огонь, жилище, одежда, наконец, религия, музыка, живопись, литература - все это средства и методы защиты от природы и способы создания своей иллюзорной, сюрреалистической и в основном информационной раковины.

Информационное программное обеспечение

Современному компьютеру никак нельзя обойтись без программ. Ведь именно программы определяют возможности компьютера: что он будет делать – поможет произвести электротехнический расчёт или позволит побродить по всемирной сети Интернет. Большинство программ правильнее было бы называть программными продуктами, ведь зачастую на их создание требуется не меньше затрат, чем на производство самого компьютера. Практически любая программа, если это специально не оговорено, является коммерческим продуктом, который продается наравне с компьютерами.

Под программным обеспечением (ПО) информационных систем понимается совокупность программных и документальных средств для создания и эксплуатации систем обработки данных средствами вычислительной техники.

Базовое (системное) ПО организует процесс обработки информации в компьютере и обеспечивает нормальную рабочую среду для прикладных программ. Базовое ПО настолько тесно связано с аппаратными средствами, что его иногда считают частью компьютера.

Прикладное ПО непосредственно нацелено на решение профессиональных задач пользователя.

Организация информационного обеспечения

Информация позволяет управлять. Но и информацией нужно управлять. Управлять процессом ее получения и использования, информационными ресурсами и информационным обеспечением, а это означает оценку информационных потребностей на каждом уровне и в рамках каждой функции управления, изучение документооборота организации, типизацию информации и данных, создание системы управления данными и т.п.

Информационное обеспечение предполагает решение задач распространения информации, проведения административно-организационных, научно-исследовательских и производственных мероприятий по ее эффективному использованию.

Цели и задачи информационного обеспечения управленческой деятельности можно определить следующим образом:

Удовлетворение информационных потребностей органов управления, предоставление им информации в виде документов;
- формирование, размещение, наполнение, поддержка, актуализация и использование информационных ресурсов организации;
- развитие системы информационного обеспечения.

Информационное обеспечение управленческой деятельности должно учитывать существующие законодательные и нормативные ограничения, обеспечивать необходимый уровень безопасности при использовании технических средств. Нормативно-методическая база информационного обеспечения управленческой деятельности - это совокупность законов, нормативных правовых актов и методических документов, регламентирующих технологии создания документов, их обработки, хранения и использования в текущей деятельности организации.

Она включает в себя:

Законодательные акты РФ;
- указы и распоряжения Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ, регламентирующие вопросы работы с документами;
- правовые акты федеральных органов исполнительной власти;
- правовые акты органов представительной и исполнительной власти субъектов РФ, регламентирующие вопросы организации работы с документами;
- методические материалы по работе с документами;
- государственные стандарты на документацию;
- унифицированные системы документации.

Любая организация существует в некоторой внешней среде, образуемой государством, другими организациями, людьми, общественными объединениями и отношениями между ними. Эта же организация порождает свою внутреннюю среду.

Внутренняя среда формируется совокупностью структурных подразделений предприятия и работающих там людей и отношениями между ними. В зависимости от источника возникновения информации в рамках организации выделяют внутреннюю и внешнюю информации. Внутренние источники информации - это внутриорганизационные подразделения. Они порождают плановую, контрольную, учетную, научно-техническую, аналитическую и другую информации.

Информация внутренней средыточная, полная, отражает финансово-хозяйственное состояние.

В качестве внешних источников информации могут выступать:

Законодательные и регулирующие органы;
- клиенты и партнеры предприятия;
- информационные агентства;
- конкуренты;
- органы статистического учета.

Информация из внешней среды часто приблизительна, неточна, неполна, противоречива, имеет вероятностный характер.

Удовлетворение информационных потребностей осуществляется на основе обработки и анализа информации. Эти действия совершаются как в плановом порядке, так и в рамках информационных запросов.

Последние бывают следующих видов:

Простые и сложные запросы;
- формализованные и неформализованные запросы.

Формализованные запросы характеризуются за данностью исходной и выходной информации, а также определенностью алгоритма получения последней из первой. Если формализованные действия автоматизированы, то гораздо проще обрабатывать неформализованные случайные запросы.

В результате обработки информации формируются документы и отчеты с недокументированной информацией, которые предоставляются органам управления.

Возможны две основные формы организации информационного обеспечения управленческой деятельности - централизованная и частично или полностью децентрализованная.

Централизованное информационное обеспечение основано на создании единой для всех подразделений организации службы, централизованном хранении, обработке и предоставлении информации и таком же централизованном управлении техническими средствами и информационными технологиями.

Децентрализация предполагает реализацию функциональных подсистем на персональных компьютерах непосредственно на рабочих местах.

Достоинства и недостатки обеих технологий привели к необходимости придерживаться частично децентрализованного подхода - организации информационного обеспечения на базе распределенных сетей, состоящих из персональных компьютеров, и центов обработки общей для организации информации, в которых располагаются соответствующие базы данных, общие для любых функциональных подсистем.

Информационное обеспечение анализа

Информация - это совокупность сведений, характеризующих деятельность предприятия.

Управление предприятием основывается на использовании различных видов информации:

Внешняя (экономическая, социологическая, деловая, рыночная и т. д.);
- внутренняя (о промежуточных и конечных результатах деятельности предприятия, маркетинговая).

К информации необходимо предъявлять следующие требования:

Наличие потребителей информации;
- объективность отражения процессов производства, снабжения, сбыта;
- единство информации, поступающей из различных источников;
- оперативность информации;
- подготовленность первичной информации для использования на ПК, что позволит получить на ее основе производную информацию для использования различными управленческими структурами.

Следовательно, информация должна быть объективной, конкретной, оперативной, систематической, комплексной.

Перед проведением анализа необходимо проверить используемую информацию:

По существу;
- техническую сторону (полнота отчетных данных, соответствие отчетным формам и т. д.);
- счетную проверку (правильность итогов и т. д.).

Информационное обеспечение процесса управления включает в себя следующие виды информации:

Правовое, хозяйственное, финансовое законодательство;
- нормативно-плановая;
- учетная:
- (по счетам, главная книга, - формы № 1–4);
- статистического учета;
- оперативного учета;
- финансового учета;
- производственного учета (учет затрат); внеучетная.

В условиях информация является одним из основных и самых дорогих ресурсов. Своевременное обеспечение предприятия необходимой информацией - основное условие его эффективного функционирования в рыночной конкурентной среде.

Принципы организации информационного обеспечения в условиях компьютеризации.

Применение компьютерной техники повышает эффективность аналитической работы за счет сокращения сроков проведения анализа, более полного выявления влияния факторов, замены приблизительных расчетов на более точные вычисления. Наиболее эффективные организационные формы использования персонального компьютера (ПК) - это создание на их базе автоматизированных рабочих мест менеджеров, бухгалтеров, экономистов.

Информация, используемая для ПК, подразделяется:

На переменную (данные о выпуске продукции в разрезе видов ассортимента, об обеспеченности и использовании всех видов ресурсов);
- условно-постоянную (базисные данные по всем показателям, базисные нормы расхода материальных ресурсов, нормы времени, данные за прошедший период).

В условиях рыночной экономики в целях экономии времени и средств необходимо проведение комплексной обработки первичной информации, возможность ее дистанционной передачи, ограничение объемов первичной информации при повышении степени ее использования.

Для организации анализа в условиях автоматизированного рабочего места (АРМ) характерно:

Сохранение целостности анализа при условии децентрализованной обработки информации;
- соединение процесса обработки информации с процессом принятия решения;
- повышение оперативности и действенности анализа. Комплекс программных средств для АРМ аналитика представляет собой совокупность программной обработки аналитических таблиц по методике комплексного анализа хозяйственной деятельности предприятия.

Задачи информационного обеспечения

Объем производства и реализованной продукции - это основные показатели, характеризующие деятельность предприятия. Объем реализации крайне важен для установления нормированных статей затрат - расходов на рекламу, представительских расходов, а также для исчисления налогов. По экономическому содержанию объем реализованной продукции характеризует конечный финансовый результат работы предприятия, выполнения своих обязательств перед потребителями, степень участия в удовлетворении потребностей рынка. Темпы роста объема производства и реализации продукции, повышения ее качества влияют на величину издержек, прибыль и рентабельность предприятия. Потому анализ данных показателей имеет важное значение.

Основные задачи анализа:

Оценка выполнения плана, динамики производства и реализации продукции;
- определение влияния факторов на изменение этих показателей;
- изучение состава, структуры и ассортимента выпускаемой продукции;
- изучение качества и конкурентоспособности продукции;
- оценка комплектности и ритмичности производства;
- выявление внутрихозяйственных резервов увеличения выпуска и реализации продукции; - разработка мероприятий по освоению выявленных резервов.

Информационной базой для анализа объемов производства и реализации продукции служат:

Статистические показатели (форма № 1-п статистической отчетности «Сведения о производстве промышленной продукции»);
- форма № 2 бухгалтерской отчетности «Отчет о прибылях и убытках»; данные оперативного бухгалтерского учета;
- планы-графики производства;
- планы экономического и социального развития предприятия;
- различные виды сопроводительной документации.

Основой данного анализа служит сопоставление объемных показателей, заданных планом предприятия, с фактическими. При внутрифирменном анализе исследуется уровень валовой и товарной продукции, изучается их динамика.

Система информационного обеспечения управления

Широкое применение современных средств вычислительной техники, внедрение в методов оптимизации и формализации ситуаций значительно изменили технологию информационного обеспечения управления. В современных условиях информационное обеспечение управления осуществляется с помощью автоматизированных систем управления (АСУ). Автоматизированная система управления (АСУ) - информационная система, предназначенная для автоматизированного осуществления управленческих процессов.

Ввод в действие АСУ должен быть оправдан, т. е. должен приводить к полезным технико-экономическим, социальным или другим Результатам. В частности, использование автоматизированной системы управления позволяет добиться снижения численности управленческого персонала, повышения качества функционирования объекта управления и самого управления и т. д.

К АСУ предъявляется ряд общих требований. В первую очередь, должна быть обеспечена совместимость элементов друг с другом, а также с автоматизированными системами, взаимосвязанными с данной АСУ.

Автоматизированная система, должна быть приспособлена к модернизации, развитию и расширению с учетом будущих перспектив.

АСУ должна иметь достаточную степень надежности для достижения установленных целей функционирования системы при заранее заданных условиях ее применения.

Автоматизированная система управления должна обладать достаточной адаптивностью к изменениям условий ее использования. При этом степень изменения условий применения системы, как правило, специально оговаривается заранее.

В АСУ должны быть предусмотрены контроль правильности выполнения автоматизируемых функций и диагностирование с указанием места, вида и причины возникновения нарушений правильности функционирования системы. В автоматизированной системе управления должны быть предусмотрены меры защиты от неправильных действий персонала, приводящих к аварийному состоянию объекта или системы управления, от случайных изменений и разрушения информации и программ, а также от несанкционированного вмешательства и утечки информации.

АСУ, как и любую современную информационную систему, которая имеет сложную многоплановую структуру, можно разделить на две составляющие - функциональную часть и обеспечивающую.

Функциональная часть решает те задачи, ради выполнения которых создается каждая отдельно взятая система. Эти задачи преобразуются в соответствующие функции АСУ.

Любая АСУ в процессе своей работы должна выполнять следующие функции:

Сбор, обработка и анализ информации (сигналов, сообщений, документов и т. п.) о состоянии объекта управления;
- выработка управляющих воздействий (программ, планов и т. д.);
- передача управляющих воздействий (сигналов, указаний, документов) на исполнение и контроль их передачи;
- реализация и контроль выполнения управляющих воздействий;
- обмен информацией (документами, сообщениями и т. п.) с другими связанными с ней автоматизированными системами.

Состав автоматизированных функций АСУ и степень их автоматизации определяются в соответствии с технико-экономическими показателями, а также с учетом необходимости освобождения персонала от выполнения повторяющихся действий и создания условий для использования его творческих способностей в процессе работы.

Обеспечивающую часть АСУ можно разделить на следующие составные части:

Программно-математическое обеспечение;
- информационное обеспечение;
- техническое обеспечение;
- методико-организационное обеспечение;
- лингвистическое обеспечение;
- кадровое обеспечение.

Программно-математическое обеспечение является одной из наиболее важных составляющих современной информационной системы. Программное обеспечение составляют все программные средства, использующиеся как непосредственно для выполнения поставленных перед системой задач, так и для обеспечения нормального функционирования всего комплекса используемых технических средств. Математическое обеспечение представляет собой совокупность математических алгоритмов, методов и моделей, которые используются в работе информационной системы.

Программное обеспечение АСУ должно быть достаточным для выполнения всех ее функций, реализуемых с применением средств вычислительной техники. Кроме того, должны быть в наличии средства организации всех требуемых процессов обработки данных, позволяющие своевременно выполнять все автоматизированные функции во всех режимах функционирования АСУ.

Программное обеспечение АСУ должно обладать следующими свойствами:

Функциональная достаточность (полнота);
- надежность (в том числе восстанавливаемость и наличие средств выявления ошибок);
- адаптивность к изменяющимся условиям;
- возможность модификации системы при необходимости;
- модульность построения;
- удобство эксплуатации.

Как правило, программное обеспечение АСУ строится на базе уже существующих пакетов прикладных программ. Такое программное обеспечение допускает загрузку и проверку по частям и позволяет производить замену одних программ без коррекции других.

К программному обеспечению АСУ предъявляется ряд требований, которые позволяют добиться надежности работы системы в целом. В частности, программное обеспечение подбирается и настраивается таким образом, чтобы отсутствие отдельных данных не сказывалось на выполнении функций АСУ, при реализации которых эти данные не используются. В обязательном порядке осуществляются меры по защите от ошибок при вводе и обработке информации, обеспечивающие заданное качество выполнения функций автоматизированной системы.

Используемое программное обеспечение должно иметь средства диагностики технических средств АСУ и контроля достоверности входной информации.

Общее программное обеспечение АСУ должно позволять осуществлять настройку отдельных компонентов специального программного обеспечения и дальнейшее развитие программного обеспечения системы без прерывания процесса ее функционирования. Все программы специального программного обеспечения конкретной АСУ должны быть совместимы как между собой, так и с ее общим программным обеспечением. Кроме того, необходимо обеспечение защиты уже сгенерированной и загруженной части программного обеспечения от случайных изменений.

Информационное обеспечение включает в себя всю совокупность информации, на основе которой будет функционировать АСУ, в том числе данные по содержанию, системе кодирования, методам адресованы, форматам данных и форме представления информации, получаемой и выдаваемой АСУ.

Совокупность информационных массивов АСУ организуется в виде баз данных на машинных носителях. Содержащаяся в базах данных информация должна постоянно обновляться в соответствии с периодичностью ее использования при функционировании системы. Предусматриваются необходимые меры по восстановлению информационных массивов при отказах каких-либо технических средств АСУ, а также меры по контролю идентичности одноименной информации в базах данных.

Техническое обеспечение составляет комплекс всех технических средств, использующихся при работе информационной системы. Современные технические средства отличаются большим разнообразием и позволяют решать широкий спектр задач.

Можно выделить следующие группы технических средств, обеспечивающих функционирование современных информационных систем:

Средства вычислительной техники (ЭВМ различной производительности и назначения);
- средства коммуникации;
- средства организационной техники.

Средства вычислительной техники используются на всех стадиях обработки и хранения информации и являются основой для всех технических средств в единую автоматизированную систему. Средства коммуникации предназначены, в первую очередь, для передачи информации и, в ряде случаев, функционируют совместно со средствами вычислительной техники.

Оргтехника позволяет осуществлять с информацией различные действия (например, представление в различных формах, копирование и т. п.), а также вспомогательные операции в рамках различных задач информационного обеспечения управленческой деятельности. Технические средства АСУ при взаимодействии с другими системами должны быть совместимы по интерфейсам с соответствующими техническими средствами этих систем и используемых систем связи.

Любое техническое средство АСУ должно допускать замену его аналогичным техническим средством без регулировки или каких-либо конструктивных изменений в остальных технических средствах АСУ.

Методико-организационное обеспечение представляет собой совокупность методов, средств и специальных документов, устанавливающих порядок совместной работы технических средств АСУ и обслуживающего ее персонала, а также взаимодействие персонала между собой в процессе работы с системой. К этому виду обеспечения также относят различные методы и средства организации и проведения приемам работы с данной информационной системой (например, методики обучения, программы курсов и практических занятий, технические средства обучения и т. п.).

Основной целью методико-организационного обеспечения является поддержание работоспособности информационной системы и возможности дальнейшего ее развития. Инструкции, входящие в методико-организационное обеспечение АСУ, должны четко определять действия персонала при выполнении всех функций системы во всех режимах функционирования. Кроме того, инструкции должны содержать конкретные указания о действиях в случае возникновения аварийных ситуаций или нарушения нормальных условий функционирования АСУ.

Инструкции также играют роль АСУ. В них закрепляется юридическая сила информации на носителях данных и документов, используемых при функционировании АСУ и создаваемых системой. Инструкциями регламентируются правовые отношения между людьми, входящими в состав персонала АСУ (права, обязанности и ответственность), а также между персоналом данной АСУ и персоналом иных систем, взаимодействующих с этой АСУ.

Лингвистическое обеспечение представляет собой совокупность языков общения обслуживающего персонала АСУ и ее пользователей с техническим, программно-математическим и информационным обеспечением системы, а также используемых в ней терминов и определений.

С помощью лингвистического обеспечения достигаются удобство, однозначность и устойчивость общения пользователей со средствами автоматизации. Обязательным условием является наличие средств исправления ошибок, возникающих при общении пользователей с техническими средствами АСУ.

Процесс автоматизации управления может осуществляться различными путями. В одном случае организация может установить и использовать компьютерные средства обработки информации лишь для упрощения некоторых рутинных операций процесса работы с документами. При этом общие принципы и методы работы с информацией остаются неизменными. Такой путь не является эффективным, так как не в полной мере использует возможности современных информационных технологий.

Принципиально другой подход заключается в создании комплексных систем автоматизации управленческой деятельности. Такие системы включают в себя не только средства обработки документов, но и системы управления базами данных, экспертные системы, современные средства телекоммуникаций и многое другое. Создание таких систем позволяет значительно повысить эффективность управления организацией.

В современных условиях функционирования организаций значительно повышаются требования к оперативности доставки информации потребителю и к скорости обработки информации. Поэтому создаются многоуровневые, распределенные АСУ. Примерами таких систем являются банковские, налоговые, статистические, снабженческие и прочие службы, информационное обеспечение которых осуществляется путем создания электронных баз и банков данных, построенных с учетом организационной, функциональной и информационной структур объекта. Для их реализации используются средства и системы распределенной обработки информации, построенные на основе локальных автоматизированных рабочих мест, соединенных высокопроизводительными каналами связи.

Подобные многоуровневые распределенные АСУ позволяют эффективно решать проблемы оперативной обработки информации и работы с документами, помогают в анализе рыночных ситуаций и выработке управленческих решений. Применение автоматизированной системы управления способствует повышению производительности конкретной организации и обеспечивает определенный уровень качества управления. Наибольшая эффективность АСУ достигается путем оптимизации планов работ предприятий и отраслей в целом.

Большое значение имеют быстрая выработка оперативных решений, четкое маневрирование материальными, финансовыми и прочими ресурсами, другие факторы. Поэтому процесс управления с использованием автоматизированных систем основывается на экономико-организационных моделях, в большей или меньшей степени отражающих структурные и динамические свойства объекта (предприятия, организации, фирмы).

Адекватность модели является непременным условием ее применения. Под адекватностью понимается, прежде всего, ее соответствие объекту с точки зрения поведения в условиях, имитирующих реальную ситуацию. Кроме того, модель должна отражать поведение моделируемого объекта в части его характеристик и свойств, существенных для решения поставленной задачи. Очевидно, что полного повторения объекта в модели добиться невозможно. Однако можно пренебречь некоторыми деталями, несущественными для анализа ситуации и принятия соответствующего управленческого решения.

Методы информационного обеспечения

Общие методы обеспечения информационной безопасности РФ разделяются на правовые, организационно-технические и экономические.

К правовым методам обеспечения информационной безопасности РФ относится разработка нормативных правовых актов, регламентирующих отношения в информационной сфере, и нормативных методических документов по вопросам обеспечения информационной безопасности РФ.

Наиболее важными направлениями этой деятельности являются:

Внесение изменений и дополнений в законодательство РФ;
законодательное разграничение полномочий между федеральными органами государственной власти и органами государственной власти субъектов РФ, определение целей, задач и механизмов участия в этой деятельности общественных объединений, организаций и граждан;
уточнение статуса иностранных информационных агентств, средств массовой информации и журналистов, а также инвесторов при привлечении иностранных инвестиций для развития информационной России;
определение статуса организаций, предоставляющих услуги глобальных информационно-телекоммуникационных сетей на территории РФ, и правовое регулирование деятельности этих организаций.

Организационно-техническими методами обеспечения информационной безопасности Российской Федерации являются:

Создание и совершенствование системы обеспечения информационной безопасности РФ;
разработка, использование и совершенствование средств защиты информации и методов контроля эффективности этих средств, развитие защищенных телекоммуникационных систем, повышение надежности специального программного обеспечения;
создание систем и средств предотвращения несанкционированного доступа к обрабатываемой информации и специальных воздействий, вызывающих разрушение, уничтожение, искажение информации;
выявление технических устройств и программ, представляющих опасность для нормального функционирования информационно-телекоммуникационных систем;
сертификация средств защиты информации, лицензирование деятельности в области защиты государственной тайны, стандартизация способов и средств защиты информации;
контроль за действиями персонала в защищенных информационных системах, подготовка кадров в области обеспечения информационной безопасности РФ;
формирование системы мониторинга показателей и характеристик информационной безопасности РФ в наиболее важных сферах жизни и деятельности общества и государства.

обеспечения информационной безопасности РФ включают в себя:

Разработку программ обеспечения информационной безопасности РФ и определение порядка их финансирования;
совершенствование системы финансирования работ, связанных с реализацией правовых и организационно-технических методов защиты информации, создание системы страхования информационных физических и юридических лиц.

Государственная политика обеспечения информационной безопасности определяет основные направления деятельности федеральных органов государственной власти и органов государственной власти в РФ в этой области, порядок закрепления их обязанностей по защите интересов РФ в информационной сфере в рамках направлений их деятельности и базируется на соблюдении баланса интересов личности, общества и государства в информационной сфере.

Информационное обеспечение менеджмента

В условиях рыночной экономики информационное обеспечение менеджмента имеет важнейшее значение для динамичного развития предприятия в целом, ведь именно объективная финансовая информация является основой для столь необходимой управленцу . Такая информация должна отражать сведения для отражения текущего финансового положения предприятия, потоков всех денежных средств и принятия решений об инвестициях.

К основным пользователям финансовой отчетности относят инвесторов, кредиторов, профсоюзы, заказчиков продукции, государственные органы. Информационное обеспечение менеджмента должно обеспечивать наблюдение и контроль над производством, за сбытом продукции, за предоставляемыми услугами, за финансовой и маркетинговой деятельностью, прогнозированием, календарным и . Также подобного рода информация способствует принятию управленческих решений, контролю над людскими и денежными ресурсами и прочее.

Информационное обеспечение менеджмента должно отвечать следующим задачам и целям:

Удовлетворять информационные потребности управленческих структур, предоставление им документированной информации;
- формировать, наполнять, поддерживать, размещать, актуализировать и использовать информационные ресурсы предприятия;
- создавать и развивать систему обработки, использования и передачи необходимой информации;
- развивать систему качественного и быстрого обеспечения информацией.

Информационное обеспечение менеджмента должно учитывать законодательные, нормативные государственные ограничения и обеспечивать достаточный уровень безопасности использования технических достижений и средств.

Информация должна включать в себя:

Законодательные государственные акты;
- указы, постановления и распоряжения президента и правительства;
- правовые акты, принятые органами исполнительной власти;
- материалы, изложенные в методической документации;
- государственные специализированные стандарты.

Информационная основа должна обеспечивать всей необходимой информацией, как пользователей внешней среды предприятия, так и внутренней. Ведь любая фирма существует одновременно и во внешней и во внутренней среде. Внешняя среда образована государством, разными организациями, обществом, различными объединениями. Внутренняя среда образована структурными подразделениями организации и работающим в них персоналом.

Поэтому информационные ресурсы в менеджменте делятся на внутренние и внешние источники. Эти источники информации порождают контрольную, научную, аналитическую, плановую, техническую и другую информацию. Источники внутренней среды предоставляют точную и полную информацию, которая отражает всю финансовое и хозяйственное состояние организации. К внешним источникам информации относят законодательные органы, клиентов и партнеров организации, конкурентов, учетные органы, информационные бюро и др. Информация, полученная из внешних источников часто неполна, неточна, противоречива и приблизительна. Процесс информационного обеспечения организации нуждается в постоянном управлении и контроле.

Необходимо управлять процессом и способом ее получения, распространением и использованием. При этом нужно своевременно выявлять потребности в информации на каждом уровне и в каждом подразделении, постоянно изучать документацию и создавать организованную систему управления полученными данными. В этом случае управление предприятием будет эффективным и своевременным, что обеспечит стабильное развитие организации в сложившихся рыночных условиях.

Программное обеспечение информационных систем

Обеспечение информационных систем подразделяется на: информационное, техническое, математическое и программное, методическое, лингвистическое, правовое и организационное.

Информационное обеспечение включает совокупность данных, методы построения БД, а также проектных решений по объёмам, размещению, формам организации информации, циркулирующей в ИС организации.

Техническое обеспечение - комплекс ТС, предназначенных для работы ИС, документация на эти средства и технологические процессы.

Математическое обеспечение - совокупность математических методов, моделей, алгоритмов обработки информации, используемых при решении функциональных и проектных задач в ИС.

Программное обеспечение - совокупность программ для реализации целей, задач ИС и нормального функционирования как отдельных, так комплекса ТС.

Методическое и организационное обеспечение - комплекс методов, средств и документов, регламентирующих взаимодействие персонала ИС с программно-техническими средствами (ПТС) и между собой в процессе разработки и эксплуатации ИС.

Лингвистическое обеспечение - совокупность языков общения персонала ИС и пользователей с программно-техническим и информационным обеспечением, а также сумму терминов, используемых в ИС.

Правовое обеспечение - правовые нормы, используемые для соблюдения законности (законы, указы, постановления государственных органов власти, приказы и инструкции вышестоящих органов и руководителей организации).

Анализ информации

С появлением первых электронных библиографических поисковых механизмов, входящих в состав автоматизированных информационно-поисковых систем и попыткой создания Электронных каталогов (ЭК) остро возникла проблема расширения поисковых элементов. Элементов библиографических описаний документов, хранящихся в полях «заглавия», «фамилии авторов» и «выходные данные» (вербальные данные) в большинстве случаев недостаточно для проведения релевантного поиска необходимых пользователям документов, если заранее неизвестны эти элементы. Заглавия всё чаще неинформативны, они не отражают ни тематики, ни содержаний документов. Наибольшие проблемы возникают при организации тематического поиска.

В качестве поисковых элементов в АИПС используется лингвистическое обеспечение, базирующееся на информационно-поисковых языках (ИПЯ), к которым относятся различные термины и словосочетания, входящие в состав классификационных систем (УДУ, ББК, ГРНТИ и др.), ключевых слов, тематических рубрик, алфавитно-предметных указателей (АПУ) и т.п. При формировании поискового запроса можно использовать классификаторы (УДК, ДДК, ББК, ГРНТИ и др.), но даже специалисты знают наизусть ограниченный набор классификационных индексов, как правило, лишь в какой-нибудь одной классификационной системе. Для пользователей это нереально по многим причинам. Одна из причин качественного поиска – отсутствие средств, способствующих осуществлению эффективных поисковых стратегий неподготовленным пользователем.

Так, например, ключевые слова, хотя и помогают при поиске документов, не позволяют во всех случаях обеспечить релевантный отбор необходимых документов. Ряд специалистов предложил решить эту проблему путём создания электронных тезаурусов и рубрикаторов, ссылки на которые можно было бы организовать при росписи документов.

В этом случае выделяют следующую последовательность работы:

Индексирование информации;
- составление тезауруса;
- организация и проведение поисков на основе широкого использования электронных рубрикаторов и тезаурусов. Этот достаточно трудоёмкий и неэффективный процесс всё равно в ряде случаев не позволяет решать данную проблему.

При этом эксперты считают, что функционирующие классификационные системы вряд ли сохранятся далее первых двух десятилетий грядущего века, если не найдут сил и возможности для коренных преобразований.

Может сложиться впечатление, что решить проблему релевантного и пертинентного поиска невозможно. Отчасти с этим приходится согласиться, особенно при проведении поисков в Интернете.

Однако ряд специалистов и организаций предлагают индексировать полные тексты и формировать объединённый СПА (справочно-поискового аппарата) для электронных и печатных ресурсов. Считается, что индексы в электронном (машиночитаемом) виде должны присутствовать вместе с их библиографическими описаниями (БО). Это направление получило название «вычислительная лингвистика». При этом пристальное внимание уделяется формированию метаданных.

Метаданные – информация об информации; информация, формируемая издателями электронных ресурсов, представляющая обязательный минимум сведений, позволяющий использовать их при каталогизации.

Важно отметить, что системы организации поиска в АБИС, а также в электронных полнотекстовых базах данных должны учитывать поведение пользователей при проведении данной процедуры.

Следующим направлением в данной области было создание систем, позволяющих из документов, тесно связанных между собой по некоторым статистическим параметрам, извлекать ключевые слова и словосочетания, которые считаются релевантными в данной предметной области. Такие системы способствуют решению проблемы релевантного автоматического индексирования и реферирования документов, принадлежащих к данному корпусу документов.

Программное обеспечение, использующее элементы вычислительной лингвистики, появилось на ряде сайтов в Интернете, например, «Анализатор текста» (textanalyst). Оно предназначено для анализа и составления из введённого пользователем текста списка ключевых слов, ранжируемых по весовому коэффициенту. Если из этого списка выбрать несколько словоформ, то по ним программа выполнит автоматическое реферирование и тематическую фиксацию анализируемого текста. В результате пользователь получает список наиболее значимых предложений исходного текста.

При этом возникает , когда, во-первых, отпадает потребность вводить ключевые слова и создавать специальные электронные рубрикаторы.

Во-вторых, автоматическое реферирование машиночитаемого текста способствует созданию рефератов документов, что само по себе весьма значимо особенно для научных, учебных, технических и иных профессиональных материалов.

В-третьих, такие рефераты можно включать в соответствующие поля библиографических записей в электронных базах и банках данных (в т.ч. Электронных каталогов), что будет способствовать максимальному раскрытию фондов библиотек и не перегрузит аппаратные средства большими объёмами машиночитаемых данных. Более того, поиск будет естественно проходить быстрее, чем при извлечении необходимых сведений из полных текстов.

В-четвертых, при этом не возникают проблемы с , так как на серверах в открытом доступе будут не полные тексты документов, а их рефераты.

В-пятых, поиск по ключевым словам, образующим такие рефераты в сочетании с включенными в тексты метаданными может значительно улучшить ситуацию с релевантностью.

В-шестых, можно, используя эти рефераты, отказаться от описания определённого количества полей (тэгов) метаданных в гипертекстовых документах.

И, наконец, в-седьмых, такое решение снимает значительный груз забот и работ систематизаторов и библиографов при описании документов и создании соответствующих библиографических записей в Электронных каталогах их библиотек. Цель информационного обеспечения Понятие «информационное обеспечение» прочно вошло в научный и практический оборот и в настоящее время широко используется при освещении проблем управления в целом и управления в частности. При этом под информационным обеспечением понимается организуемая в рамках управления деятельность, направленная на проектирование, функционирование и совершенствование информационных систем, обеспечивающих эффективное выполнение решаемых задач.

Основанная на нормах права, использующая организационные, технические и методические средства, эта целенаправленная деятельность включает сбор, переработку, хранение информации, создание условий для использования последней в целях эффективного функционирования конкретной социальной системы.

Говоря об информационном обеспечении уголовной политики, следует выделить два аспекта: целевой и деятельности. В первом случае речь идет об информационном обеспечении как о средстве формирования и реализации уголовной политики. Во втором - о деятельности по собиранию, систематизации, анализу, хранению , уголовно - правовой и иной информации и созданию условий для ее оптимального использования как при принятии политических директив, разработке законодательства, так и в правоприменительной деятельности субъектов реализации уголовной политики в сфере воздействия на преступность и контроля над нею.

С учетом изложенного информационное обеспечение уголовной политики можно рассматривать как совокупность следующих элементов:

А) криминологической, уголовно-правовой и иной информации (знаний, сведений, данных и т.п.);
б) целенаправленной деятельности по собиранию, систематизации, анализу, хранению этой информации, созданию условий для ее оптимального использования в процессе реализации задач уголовной политики;
в) организационно-технических средств, обеспечивающих эту деятельность;
г) субъектов данной деятельности.

Термин «информация» означает сообщение, осведомление и положении дел, сведения о чем-либо. Принципиальным положением в данном понятии является то, что под информацией понимаются не любые сведения, а лишь те, которые уменьшают или снимают существовавшую до них неопределенность. Именно это положение, по существу, лежит в основе всех имеющихся информационных концепций и тем самым объединяет их.

Стержневой для уголовной политики являются криминологическая и уголовно-правовая информация, поскольку именно она в процессе правоприменительной деятельности имеет наибольший удельный вес в общем объеме всей циркулирующей в соответствующих процессах информации.

При этом под криминологической информацией понимаются сведения о Преступности и явлениях с ней связанных, о личности преступника и причинах bндивидуального преступного поведения, профилактике преступлений и факторе, определяющих ее параметры.

Такое понимание криминологической информации, ее природы и назначения основывается на социологической сущности науки криминологии, которым является, прежде всего, социальной наукой, изучающей преступность и иные оказывающие на нее социально вредные явления (алкоголизм, наркомания, самоубийство, проституция и другие проявления аморализма). Это означает, что криминологическая информация не тождественна ни правовой информации в целом, ни уголовно-правовой информации в частности. По своей природе она шире и глубже их. Вместе с тем криминологическая информация тесно с ними связана и в ряде случаев «пересекается» с ними, равно как и с другими видами социальной информации, в том числе политической, экономической, демографической, социально-психологической и т.д.

Под правовой информацией обычно понимается совокупность сведений, определяющих меру знаний о праве и всех процессах и явлениях, связанных с ним. Исходя из этого, уголовно-правовую информацию можно определить как совокупность знаний, сведений, данных об в целом, его отдельных институтах и нормах, мерах уголовно-правового воздействия и его результатах, об отношении населения к уголовно-правовым запретам и практике применения уголовного законодательства, а также обо всех процессах и явлениях, с ними связанных.

Уголовно-правовая, криминологическая и иная информация, описывающая признаки, свойства, характеристики и объекты отношений, входящих в сферу воздействия на преступность, на языке теории информации называется отображающей информацией. Изучение свойств этой информации дает возможность выбирать способы ее выражения и оперирования с нею, не зависящие от назначения и целей системы, в которой они используются. Существование такого самостоятельного феномена и является основой информационного обеспечения уголовной политики, изучения особенностей криминологической, уголовно-правовой и иной информации и разработки принципов и методов информационной работы.

Деятельностный подход, лежащий в основе информационного обеспечении, позволяет к предмету его рассмотрения отнести, кроме отображающей уголовно-правовой и криминологической информации, также процесс ее обработки и множество описаний объектов и отношений между ними, которые образуют информационную базу.

Совокупность операций по обработке информации и их взаимосвязях на всех этапах ее циркуляции называется в теории информации информационным процессом.

Основными операциями информационного процесса в рассматриваемой сфере являются следующие:

Сбор,
- систематизация,
- преобразование (переработка),
- хранение,
- поиск,
- воспроизведение и распространение криминологической и уголовно-правовой информации.

В системе субъектов уголовной политики эти операции организуются и совершаются на строго нормативной основе и регламентируются соответствующими законами и другими нормативными актами.

В социальном управлении используются также такие понятия, как «информационные системы» и «системы информации».

Под информационными системами понимаются «информационно-логические системы», «информационно-вычислительные системы», «информационно-поисковые системы», «автоматизированные информационные системы», «информационные службы» и др. Поскольку потребности в различного рода информации многообразны и специфичны, в разных сферах социальной практики создаются и функционируют различные информационные системы. В правоохранительных органах, из числа перечисленных используются в основном информационно-справочные и информационно-поисковые системы.

Под системой информации в общем виде понимается совокупность всех видов информации, необходимой для эффективного функционирования конкретной системы управления, а также комплекс методов, средств и организационных форм реализации информационного процесса.

Говоря о целях информационного обеспечения уголовной политики, необходимо подчеркнуть, что оно направлено на удовлетворение объективно существующих информационных потребностей соответствующих субъектов для успешного решения стоящих перед ними задач.

Под информационной потребностью понимается нужда или недостаток в знаниях, сведениях, данных, т.е. в информации, необходимой для осуществления стоящих перед потребителем этой информации целей и задач. Практическое значение использования понятия «информационная потребность» определяется тем, что оно позволяет охватить и описать определенное содержание информации, получаемое из разных источников. При этом описание информации осуществляется на основе целевого подхода, строго учета характера деятельности, прав и обязанностей субъекта уголовной политики.

В этой связи следует отметить, что сказанное еще не нашло глубокого осознания и понимания субъектами уголовной политики. Именно поэтому их информационные потребности удовлетворяются далеко не в полном объеме. В одних случаях не всем видам информации уделяется должное внимание, в результате чего она не используется, утрачивает свои значение и ценность, в других - запрашивается излишняя информация, что влечет за собой необоснованную трату времени, сил и средств.

Возможность эффективного использования понятия «информационная потребность» в значительной степени предопределяется разработкой ее видов и классификации, позволяющей:

А) получить информацию об информационных потребностях уголовной политики;
б) выделить информационные потребности в качестве отдельного объекта научного изучения и практического анализа;
в) дать их иерархию.

В основу классификации можно положить различные, но существенные для нее факторы. Рассмотрим их на примере правоприменительного уровня уголовной политики.

Поскольку предупреждение преступлений и применение уголовного законодательства, (как виды правоприменительной деятельности) имеют свои особенности, представляется целесообразным вначале рассмотреть соответствующие информационные потребности субъектов уголовной политики, а затем показать существующие между ними связи, переходы, ограничения и т.д.

Так, если за основу классификации брать виды профилактики преступлений, то можно различать информационные потребности общей и индивидуальной профилактики. В зависимости от форм профилактики допустимо различать информационные потребности ранней и непосредственной профилактики преступлений.

Применительно к уровням профилактики преступлений можно выделить информационные потребности профилактики:

А) на индивидуальном уровне;
б) уровне социальных групп и коллективов;
в) региональном и отраслевом уровне;
г) обще социальном уровне (уровне предупредительной деятельности, осуществляемой в рамках общества в целом).

Приведенные виды информационных потребностей в профилактике преступлений, разумеется, не исчерпывают всего многообразия их классификационных характеристик.

В частности, применительно к различным аспектам управления профилактикой преступлений информационные потребности представляется целесообразным классифицировать по следующим основаниям:

а) по отношению к целям и задачам управления профилактикой преступлений - ив перспективные и текущие потребности;
б) по соответствию уровням управления - на потребности управления профилактикой преступлений на различных уровнях конкретных правоохранительных органов;
в) по принадлежности к субъектам профилактики - на информационные потребности их профилактических служб и подразделений.

Все рассмотренные классификации информационных потребностей обращены к настоящему. Но есть еще потребности, обращенные к будущему. Здесь можно выделить информационные потребности планового и прогностического характера.

В частности, прогностическая информация:

Помогает субъекту уголовной политики выбирать наиболее перспективные направления развития информационных потребностей, определять среди них первоочередные (доминирующие) и последовательность их удовлетворения;
- содержит показатели и нормы, следуя которым можно разрабатывать примерную прогностическую модель информационных потребностей на будущее (ближайшее и отдаленное);
- позволяет предвидеть степень удовлетворенности тех или иных информационных потребностей, отдаленные последствия существующих пробелов и недостатков в информационном обеспечении, в результате чего появляется возможность вносить необходимые коррективы в процессе управления.

Информационные потребности прогностического характера являются основой для разработки и развития информационных потребностей планового характера, которые хотя и относятся к будущему, но уже достаточно четко очерченному, выраженному в конкретных количественных и качественных показателях.

Обращаясь к анализу информационных потребностей в сфере применения уголовного законодательства, необходимо отметить, что они должны основываться на анализе и оценке реальных результатов правоприменительной деятельности. Источником информации о фактическом состоянии дел служат практические результаты деятельности органов внутренних дел и других правоохранительных органов по применению уголовного законодательства.

Именно информация о результатах применения уголовно-правовых норм позволяет в конечном итоге судить о качестве уголовного закона, его отдельных институтов и норм. Поэтому вопросы о том, какого рода информация необходима, по каким параметрам ее следует собирать, какие именно данные могут свидетельствовать об эффективности применения уголовного закона, имеют исключительно важное теоретическое и практическое значение.

Успешное решение соответствующих задач предполагает наличие полной и достоверной информации:

А) о состоянии и тенденциях явлений, с которыми ведется борьба уголовно-правовыми средствами, причем не только применительно к обслуживаемому региону, но и к иным регионам (для выявления и оценки территориальных различий);
б) об особенностях самого региона (экономических, демографических, культурных, географических и др.), значимых для применения уголовно-правовых средств воздействия на преступность;
в) о практике применения уголовно-правовых норм, ее соответствии тенденциям преступности, применению других средств воздействия на преступность и иные ;
г) о нормативном и ресурсном обеспечении уголовно-правового воздействия на преступность и т.д.

Анализ информационных потребностей в сфере уголовно-правового воздействия на преступность показывает, что важное значение для их удовлетворения имеет также информация:

Об объеме применения уголовно-правовых средств воздействия на преступность в целом, ее виды и отдельные преступления;
- о динамике уголовно-правового воздействия на преступность в регионе (анализируя соответствующие данные можно выявить изменения в картине преступности за соответствующий период и при наличии резких «переломов» оценить их возможную связь с усилением или ослаблением этого воздействия, с изменением латентности, с демографическими процессами, а также выявить, за счет каких территорий, контингентов населения, видов преступлений произошел «перелом»);
- об эффективности уголовно-правового воздействия на преступность в ретине.

Здесь особенно важное значение имеет информация о степени реализации требования о неотвратимости ответственности лиц, совершивших преступления, а также дифференциации и индивидуализации этой ответственности.

Указанная информация необходима для оценки количественных и качественных показателей работы правоохранительных органов по применению уголовно-правовых средств воздействия на преступность. Наряду с этим необходимо располагать информацией о том, насколько правильно и в каком объеме обеспечено применение данных средств, соблюдены ли в полной мере все требования уголовного закона. В конечном счете, речь идет об информационном обеспечении анализа и оценки эффективности применения уголовно-правовых средств.

Эти задачи могут быть реализованы различными путями. Один из них заключается и объединенном анализе условий эффективности действия уголовного закона и информационных потребностей по его применению.

К числу таких утопий относятся:

А) совершенство законодательства;
б) совершенство правоприменительной деятельности;
в) уровень правосознания (общественного, группового, индивидуального).

П. последние годы все возрастающий интерес в обществе приобретает проблема социальных последствий преступности, под которыми понимается реальный вред, причиняемый преступностью общественным отношениям. Удовлетворение потребности в полной и достоверной информации о социальных последствиях преступности позволяет правоохранительным органам правильно и своевременно определять основные направления борьбы с преступностью, очевидность задач, подлежащих решению, маневрировать ресурсами. Однако получение соответствующей информации все еще сопряжено с большими трудностями. Одна из них и, пожалуй, самая главная состоит в том, что вопрос о видах и источниках информации о социальных последствиях преступности, по существу, находится в начальной стадии научной и практической разработки.

Таким образом, удовлетворение информационных потребностей субъектов уголовной политики, будучи основной целью ее информационного обеспечения, включает предоставление объективной и полной информации о состоянии безопасности социальных ценностей, находящихся под охраной уголовного закона, эффективности предупреждения, профилактики преступлений и применения уголовного законодательства, о создании условий для оптимального управления этой деятельностью.

Данная общая цель может быть разделена на ряд целей частного характера.

Сбор и предоставление информации:

а) о лицах, от которых, судя по их антиобщественному поведению, можно ожидать совершения преступлений и правонарушений;
б) о ближайшем окружении этих лиц и других факторах, положительно или отрицательно влияющих на их поведение;
в) об эффективности профилактических мероприятий, проводимых в отношении названных лиц.

Сбор, обработка и анализ информации о выявленных в процессе дознания и предварительного следствия, осуществления оперативно-розыскных мероприятий обстоятельствах, способствующих совершению различных видов преступлений и принятых мерах по их устранению; хранение и выдача этой информации соответствующим субъектам уголовной политики преступлений для организации ими своей работы и принятия соответствующих управленческих решений, информирования законодательных и исполнительных органов государственной власти.

Сбор и предоставление органам государственной власти, правоохранительным органам информации об эффективности как правоприменительной деятельности в целом, так и отдельных уголовно-правовых институтов и норм в частности. Поскольку на эффективность правоприменительной деятельности оказывают влияние различные факторы, необходимо предоставление им информации об этих факторах, в том числе силе их воздействия, иерархии и т.п.

Сбор и предоставление информации об эффективности мер уголовно-исполнительного воздействия на лиц, отбывающих наказание в местах лишения свободы, ранее судимых; о факторах объективного и субъективного порядка, влияющих на состояние и уровень рецидивной преступности как наиболее важного показателя (индикатора) эффективности исправительного воздействия.

Данная классификация целей информационного обеспечения базируется на анализе основных направлений правоприменительной деятельности субъектов реализации уголовной политики, а также целей, стоящих перед ними по укреплению законности и правопорядка.

Однако многогранность информационного обеспечения обусловливает возможность и других классификаций его целей. В частности, заслуживает внимания выделение организационно-управленческих и вспомогательно-технических целей.

Организационно-управленческие цели включают в себя:

Выявление объектов, процессов и явлений, которые «порождают» криминологическую и уголовно-правовую информацию и установление необходимого слежения за ними;
- создание системы методов и приемов сбора, хранения, переработки и оценки информации;
- распределение информации в соответствии с особенностями субъектов реализации уголовной политики, решаемыми ими задачами как в соответствии с их запросами, так и с учетом возможного использования информации;
- оценку полноты и эффективности использования информации;
- возможность ответов на запросы неучтенных пользователей;
- подготовку субъектов к применению информации и побуждение их к наиболее полному и эффективному использованию;
- охрану информации от искажения, неправильного использования и нежелательного распространения.

Вспомогательно-технические цели охватывают: обеспечение необходимой формализации информации; разработку ее носителей; использование технических средств (в частности ЭВМ); создание условий хранения и передачи информации и некоторых др.

Виды информационного обеспечения

1 уровень – техническое обеспечение. Это совокупность взаимосвязанных и взаимодействующих технических средств.

2 уровень – информационное обеспечение – совокупность сведений, необходимых для выполнения автоматизированного проектирования. Основная его часть – автоматизированные банки данных, состоящие из БД, БЗ, САПР и СУ.

3 уровень – программное обеспечение – совокупность машинных программ, необходимых для выполнения автоматизированного проектирования.

4 уровень – организационно-методическое – совокупность документов, устанавливающих состав проектной организации и ее подразделений, связи между ними и их функции, совокупность документов, устанавливающих состав и правила отбора и эксплуатации средств обеспечения автоматизированного проектирования.

5 уровень – лингвистическое – совокупность языков проектирования, включая термины и определения, правила формализации естественного языка и методы сжатия и развертывания текстов.

6 уровень – математическое обеспечение – совокупность математических методов, математических моделей и алгоритмов проектирования.

7 уровень – концептуальное – совокупность универсальных мировоззренческих концепций, отражающих цели развития системы.

Программное обеспечение информационных технологий

Программное обеспечение информационных технологий неоднородно, часть программных средств относится к базовому программному обеспечению, без которого невозможна работа технических средств, другая часть - к прикладному программному обеспечению. На рис. приведена классификация программных средств ИС.

Операционные системы: Windows, IOS

Сервисные средства и утилиты: антивирусные программы, архиваторы файлов (WinZip, WinRAR, WinARJ), утилиты для тестирования компьютеров, сетей, операционных систем, обслуживания файлов, дисков (SiSoft Sandra for Windows, Norton Utilities).

Инструментальные средства разработки программ: CASE-средства (инструментарий для системных аналитиков, разработчиков и программистов, позволяющий автоматизировать процесс проектирования и разработки программного обеспечения).

Офисные программы:

СУБД для организации и управления БД;
- текстовый процессор для работы с текстовыми документами;
- процессор электронных таблиц для выполнения расчетов;
- пакет презентационной графики;
- Интернет-обозреватель для работы с информационными ресурсами глобаль-ной сети и другие.

Информационное обеспечение персонала

Кадровое обеспечение системы организации представляет собой необходимый количественный и качественный состав работников . Количественный состав кадровой службы – это списочный состав работников данного подразделения организации. Качественные характеристики персонала представляют собой совокупность профессиональных, нравственных и личностных свойств, являющихся конкретным выражением соответствия персонала тем требованиям, которые предъявляются к должности или рабочему месту.

Всю совокупность качественных характеристик персонала можно условно разделить на три основные группы: способности (уровень образования, объем полученных знаний, опыт работы в определенной сфере профессиональной деятельности, профессиональные навыки), мотивации (сфера профессиональных и личных интересов, стремление сделать карьеру, стремление к власти, готовность к дополнительной ответственности и дополнительным нагрузкам), свойства (способность воспринимать определенный уровень физических, психических или интеллектуальных нагрузок, способность концентрации внимания, памяти и другие личностные свойства, необходимые для выполнения какой-либо работы).

Количественный состав службы управления персоналом определяется организационно-штатными структурами и уставом организации. При расчете количественного состава службы управления персоналом должны учитываться следующие факторы: общая численность работников организации; конкретные условия и специфика организации, связанные со сферой ее деятельности (промышленность, сельское хозяйство, торговля, страховая деятельность), масштабами, наличием разнохарактерных производств, филиалов; социальная характеристика организации; структурный состав работников организации (наличие различных категорий – рабочих, специалистов, служащих, научных работников), их квалификация; степень сложности решаемых задач по управлению персоналом (осуществление стратегического планирования, выработка кадровой стратегии и политики, организация обучения, продвижения и т. д.); техническое обеспечение управленческого труда (компьютеры, оргтехника и пр.).

В 1990-х гг. в кадровых службах отечественных организаций было занято всего от 0,3 до 0,8% общего числа работающих во всех отраслях промышленности и строительства. Качественная характеристика кадровиков тех лет также представляла весьма печальную картину. Были установлены чрезвычайно низкий уровень профессиональной подготовки, образования, неблагоприятные возрастные характеристики, низкая оплата труда кадровиков.

В настоящее время в большинстве компаний ситуация с количественным и качественным составом работников кадровых служб меняется в лучшую сторону, появились специалисты по подбору и оценке персонала, психологи и социологи, менеджеры по развитию кадров.

Структура информационного обеспечения

Общую структуру информационной системы можно рассматривать как совокупность подсистем независимо от сферы применения. В этом случае говорят о структурном признаке классификации, а подсистемы называют обеспечивающими. Таким образом, структура любой информационной системы может быть представлена совокупностью обеспечивающих подсистем. Среди обеспечивающих подсистем обычно выделяют информационное, техническое, математическое, программное, организационное и правовое обеспечение.

Информационное обеспечение (ИО) - совокупность единой системы классификации и кодирования информации, унифицированных систем документации, схем информационных потоков, циркулирующих в организации, а также методология построения баз данных.

Назначение подсистемы информационного обеспечения состоит в своевременном формировании и выдаче достоверной информации для принятия управленческих решений, предоставление информационных ресурсов в распоряжение какого-либо объекта или субъекта.

ИО предприятия представляет собой данного объекта. Для создания ИО нужно ясное понимание целей и задач, функций системы управления; совершение системы документооборота; выявление движения информации от момента ее возникновения и до ее использования на различных уровнях управления; наличие и использование классификации и кодирования информации; создание массивов информации на машинных носителях; владение методологией создания информационных моделей.

При организации ИО используется , обеспечивающий создание единой информационной базы; разработку типовой схемы обмена данными между различными уровнями системы и внутри каждого уровня; организацию единой схемы ведения и хранения информации; обеспечение решаемых задач исходными данными.

Основными функциями ИО являются:

1) наблюдение за ходом производственно-хозяйственной деятельности,
2) выявление и регистрация состояния управляемых параметров и их отклонение от заданных режимов;
3) подготовка к обработке первичных документов, отражающих состояние управляемых объектов;
4) обеспечение автоматизированной обработки данных;
5) осуществление прямой и обратной связи между объектами и субъектами управления.

На государственном, республиканском, отраслевом и региональном уровнях создаются унифицированные системы документации. Главная цель - это обеспечение сопоставимости показателей различных сфер общественного производства. Разработаны стандарты, где устанавливаются требования: к унифицированным системам документации; к унифицированным формам документов различных уровней управления; к составу и структуре реквизитов и показателей; к порядку внедрения, ведения и регистрации унифицированных форм документов.

Однако, несмотря на существование унифицированной системы документации, при обследовании большинства организаций постоянно выявляется целый комплекс типичных недостатков:

1) чрезвычайно большой объем документов для ручной обработки;
2) одни и те же показатели часто дублируются в разных документах;
3) работа с большим количеством документов отвлекает специалистов от решения непосредственных задач;
4) имеются показатели, которые создаются, но не используются, и др.

Поэтому устранение указанных недостатков является одной из задач, стоящих при создании информационного обеспечения.

Схемы информационных потоков отражают маршруты движения информации и ее объемы, места возникновения первичной информации и использования результатной информации. За счет анализа структуры подобных схем можно выработать меры по совершенствованию всей системы управления.

В качестве примера простейшей схемы потоков данных можно привести схему, где отражены все этапы прохождения или записи в базе данных о сотрудника - от момента ее создания до выхода приказа о его зачислении на работу.

Построение схем информационных потоков, позволяющих выявить объемы информации и провести ее детальный анализ, обеспечивает:

Исключение дублирующей и неиспользуемой информации;
- классификацию и рациональное представление информации.

При этом подробно должны рассматриваться вопросы взаимосвязи движения информации по уровням управления. Следует выявить, какие показатели необходимы для принятия управленческих решений, а какие нет. К каждому исполнителю должна поступать только та информация, которая используется.

Методология построения баз данных базируется на теоретических основах их проектирования. Для понимания концепции методологии приведем основные ее идеи в виде двух последовательно реализуемых на практике этапов.

1-й этап - обследование всех функциональных подразделений фирмы с целью:

Понять специфику и структуру ее деятельности;
- построить схему информационных потоков;
- проанализировать существующую систему документооборота;
- определить информационные объекты и соответствующий состав реквизитов (параметров, характеристик), описывающих их свойства и назначение.

2-й этап - построение концептуальной информационно-логической модели данных для обследованной на 1-м этапе сферы деятельности. В этой модели должны быть установлены и оптимизированы все связи между объектами и их реквизитами. Информационно-логическая модель является фундаментом, на котором будет создана база данных.

Для создания информационного обеспечения необходимо ясное понимание целей, задач, функций всей системы управления организацией; выявление движения информации от момента возникновения и до ее использования на различных уровнях управления, представленной для анализа в виде схем информационных потоков; совершенствование системы документооборота; наличие и использование системы классификации и кодирования; владение методологией создания концептуальных информационно-логических моделей, отражающих взаимосвязь информации; создание массивов информации на машинных носителях, что требует наличия современного технического обеспечения.

Информационное обеспечение автоматизированных информационных систем состоит из вне машинного и внутри машинного ИО.

Роль информационного обеспечения

Экономический анализ базируется на системе экономической информации, которая лежит в основе оптимальных управленческих решений.

Принципы создания рационального потока информации для управления:

1. выявление информационных потребностей и способов наиболее эффективного их удовлетворения;
2. объективность отражения процессов производства, обращения, распределения, потребления, использования ресурсов;
3. единство информации, поступающей из различных источников (бухгалтерского, статистического и оперативного учета), а также плановых данных, устранение дублирования в первичной информации;
4. оперативность информации, всесторонняя разработка первичной информации с выведением на ее основе производных показателей;
5. возможное ограничение объема информации и повышение коэффициента ее использования;
6. разработка программ использования и анализа первичной информации для целей управления;
7. кодирование первичных данных с целью эффективного использования.

Для целей управления в экономическом анализе хозяйственно-финансовая деятельность предприятий измеряется показателями, которые можно свести в определенную систему.

Показатели:

1. стоимостные и натуральные – в зависимости от положенных в основу измерителей;
2. количественные и качественные – в зависимости от того, какая сторона явлений, операций, процессов измеряется;
3. объемные и удельные – в зависимости от применения отдельно взятых показателей или же их соотношений.

Анализ тесно связан с принципами управления:

1. демографический подход к управленческому процессу;
2. координация, которая непосредственно связана с проверкой исполнения, с оперативным анализом сделанного, регулирование работ, единоначалие, коллегиальность;
3. режим экономии, внедрение которого требует глубокого анализа затрат по статьям и элементам, непроизводительных расходов и потерь, производства, прибыли;
4. конкретность, оперативность руководства, объективность и научная обоснованность принимаемых решений. Все управленческие решения должны быть обоснованными и оптимальными. Информационное обеспечение оказывает оперативный анализ.

Теория принятия управленческих решений исходит из много вариантности, неопределенности, влияния дополнительных факторов на каждый отдельно взятый вариант, установления параметров оптимальности. Много вариантность делает необходимым анализ различных вариантов управленческих решений. Выбор наилучшего варианта осуществляется с помощью экономико-математического моделирования и системного анализа. Разработка и реализация маркетинговых программ связана с аналитическими расчетами.

Маркетинговые программы невозможны без:

1. анализа влияния на экономику предприятий внешней и внутренней среды;
2. анализа состояния рынка (глобально, по товарным группам и отдельным товарам);
3. анализа покупателей и потребителей (имеющихся и потенциальных);
4. анализа конкурентной обстановки;
5. анализа рыночных цен и формирования собственной ценовой политики;
6. анализа конечных финансовых результатов.

Информационное обеспечение финансового менеджмента

Информационное обеспечение относится к числу ключевых элементов системы финансового управления. Это совокупность информационных ресурсов и способов их организации, необходимых и пригодных для реализации аналитических процедур, обеспечивающих финансовую сторону деятельности предприятия.

Ее основу составляет информационная база, в состав которой входит пять укрупненных блоков:

1. сведения регулятивно-правового характера;
2. финансовые сведения нормативно-справочного характера;
3. бухгалтерская отчетность;
4. данные и отчетности;
5. несистемные данные.

К первому блоку относятся Гражданский и , Федеральные законы «О бухгалтерском учете», «О » и другие, а также постановления и распоряжения Правительства РФ (Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, Положение об учетной политике и др.). Информацию этого блока необходимо принимать во внимание потому, что представленные в нем документы носят обязательный для исполнения характер.

Во второй блок входят нормативные документы государственных органов (Министерства финансов РФ, Банка России, Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг и др.), международных организаций и различных финансовых институтов, содержащие требования, рекомендации участникам рынка и количественные нормативы в области финансов, например сообщения Минфина о различных процентных ставках, о составе отчетности и принципах ее предоставления. Регулятором в международном аспекте является система международных стандартов бухгалтерского учета, которые не обязательны для исполнения, однако фактически им вынуждены следовать все компании, ведущие операции на международном рынке капитала, товаров и услуг. Не все документы этого блока обязательны для исполнения.

Третий блок включает бухгалтерскую отчетность. Согласно закону «О бухгалтерском учете» бухгалтерская отчетность - это «единая система данных об имущественном и финансовом положении организации и о результатах ее хозяйственной деятельности, составляемая на основе данных бухгалтерского учета по установленным формам».

В ее состав входят:

1. ;
2. отчет о прибылях и убытках;
3. пояснения к бухгалтерскому балансу, отчету о прибылях и убытках;
4. специализированные формы, установленные в соответствии с законом;
5. отчетность об использовании бюджетных ассигнований;
6. итоговая часть аудиторского заключения.

Управленческая отчетность (блок 4) законодательно не регламентирована. Состав и формы управленческой отчетности определяются предприятием самостоятельно в соответствии с характером его деятельности и потребностями управления.

Примерный перечень управленческих отчетов на производственном предприятии может быть следующим:

1. «О движении »;
2. « »;
3. «О производственной себестоимости»;
4. «О движении собственного капитала»;
5. «О продаже акций и выплате »;
6. «О состоянии взятых кредитов»;
7. «Расчеты по налогам» и пр.;

Несистемный блок (блок 5) включает в себя сведения общеэкономической направленности, официальной статистики или публикуемые в СМИ.

Информационное обеспечение управленческих решений

С середины прошлого века информация рассматривается в широком смысле как общенаучное понятие. Оно выражает обмен сведениями между людьми, человеком и автоматом, автоматом и автоматом, обмен сигналами между живой и неживой природой в животном и растительном мире, а также генетическую информацию.

В разных областях знаний определение понятия «информация» интерпретируется по-разному. Например, в кибернетике, математике - это количественная мера, уменьшающая неопределенность. В менеджменте под информацией понимаются сведения об объекте управления, явлениях внешней среды, их параметрах, свойствах и состоянии на конкретный момент времени.

Трудно переоценить роль информации в управлении. Она является предметом управленческого труда, средством обоснования управленческих решений, без которых процесс воздействия управляющей подсистемы на управляемую подсистему и их взаимодействия невозможен. В этом смысле информация выступает основополагающей базой и основным ресурсом процесса управления.

В определяющее значение имеют информационные процессы - процессы сбора, хранения, обработки и передачи данных с целью управления производственной деятельностью и соответствующими структурными подразделениями.

Информационные процессы разделяются на три группы:

Информационные процессы, обеспечивающие выбор и формирование цели;
информационные процессы, предназначенные для разработки программных действий;
информационные процессы, обеспечивающие нормальное протекание управляемого процесса по заданной программе или плану.

Отметим, что информацией в данном случае следует считать не любые сведения, а только те фактические данные, знания, сообщения, которые содержат элементы новизны для их получателя и используются в процессе принятия решений.

Часть фактических данных можно получить в процессе анализа ситуации и формулировки самой проблемы.

Однако для четкой постановки проблемы и в связи с этим, облегчения выбора путей ее решения, требуются дополнительные фактические материалы.

В ряде случаев ЛПР и специалисты, вырабатывающие решение (часто сталкиваются со следующими проблемами:

Во- первых, невозможно определить всех относящихся к данной решаемой задаче фактов;
во-вторых, не всегда есть уверенность в том, имеют ли представленные факты прямое отношение к рассматриваемой проблеме;
в-третьих, не всегда имеется возможность численно измерить фактический материал.

Так, многие природные явления, оказывающие прямое влияние на экономику и социальную жизнь, не могут быть в ряде случаев количественно определены, даже если явления эти уже имели место в прошлом. Например, к таким трудно определяемым фактам относят колебания урожайности, уровня воды источников, обеспечивающих водоснабжение городов (этому мешает не всегда ясная зависимость между уровнями потребления и возможностями источников водоснабжения), колебания размеров улова рыбы по годам и многое другое.

Высокой значимостью информации, используемой для разработки управленческих решений, обусловлены предъявляемые к ней требования: достоверности, полноты, своевременности, краткости, четкости, непротиворечивости и др.

Суждение о том, что "информация - это власть" правомерно хотя бы потому, что владение информацией позволяет уменьшить вероятность принятия неверных решений. Такое требование, как полнота информации, определяет различные обстоятельства разработки и типы принимаемых решений: в условиях определенности, риска и неопределенности. А это, в свою очередь, сопряжено с использованием различных подходов, методов разработки решений и их результатами.

Источники сбора информации могут быть самыми разнообразными: от средств массовой информации до проведения специальных исследований самостоятельно либо с обращением в соответствующие фирмы. Затраты на получение информации могут достигать значительных сумм, поэтому объем необходимой информации для решений должен оцениваться предварительно.

Для сбора всего фактического материала, возможности, как правило, не бывает, поэтому приходится принимать решение на базе имеющихся фактов и фактов, которые могут быть получены в течение времени, установленного для выбора управленческого решения. Поэтому самое пристальное внимание должно быть уделено сбору самых необходимых фактических материалов. Критерием здесь может служить отношение приращения затрат на сбор дополнительных фактических материалов к ожидаемому эффекту от использования этой дополнительной информации.

Естественно, что основное значение имеет не столько количество фактического материала, сколько его качество. Небольшое количество тщательно отобранного и обработанного фактического материала, относящегося к рассматриваемому вопросу, во много раз ценнее тысячи фактов, которые трудно сопоставить и соизмерить, или которые имеют отдаленное отношение к рассматриваемой проблеме.

Количество фактического материала может быть определено следующими тремя характеристиками:

1. Степенью уверенности в том, что так называемые факты действительно являются таковыми.
2. Степенью и направлением воздействия каждого конкретного факта на рассматриваемый случай и проблему.
3. Степенью отношения факта к рассматриваемой ситуации.

Во всех случаях для оценки фактического материала необходимо всегда, когда это, возможно, применять тот или иной научный метод. Методы сбора информации могут быть неформальными и формальными. К первой группе относятся способы получения информации путем непосредственного общения с подчиненными, коллегами, клиентами, деловыми партнерами. Однако динамичность рыночных ситуаций потребовала ускорения процессов сбора, передачи, обработки информации. Современные потребности управленческой деятельности обусловили необходимость компьютеризации процесса принятия решений. Решение сложных проблем, требующих многовариантных расчетов, связано с огромными затратами времени на их выполнение вручную.

Внедрение компьютерной техники и кардинальное изменение на этой основе информационно-коммуникационных процессов непосредственно влияют на принятие управленческих решений. Постоянно возрастающий объем информации и относительно низкая производительность труда людей, занятых ее обработкой, потребовали перехода на новые информационные технологии (НИТ).

Это целостные технологические системы по принятию управленческих решений, для которых характерны:

Новые технологии коммуникационных сетей ЭВМ (на основе локальных и распределительных);
новые технологии обработки информации на базе персональных компьютеров и автоматизированных рабочих мест (ПЭВМ и АРМ);
безбумажная технология;
технология использования искусственного интеллекта в процессе принятия решений на базе моделируемых систем с различными формами представления ситуации, экспертных систем, знаний и т.п.

Практика показывает, что чаще всего решения по сложным проблемам принимаются в условиях диалога компьютера и человека. Одно из достоинств НИТ состоит в возможности коллективного действия (за счет участия в обсуждении разных специалистов) на базе локальных и распределительных сетей ЭВМ, средств передачи данных, АРМ.

Уровни информационного обеспечения

На стратегическом уровне менеджеры нуждаются в информации, которая помогает им планировать и принимать решения о перспективных направлениях деятельности. Они должны внимательно анализировать внешнее окружение.

На уровне менеджмента подразделений необходима информация, которая может оказать содействие работающим и проконтролировать их действия.

Менеджеры на операционном уровне интересуются ежедневным выполнением различных задач в пределах их сфер ответственности. Они планируют, организуют и контролируют повседневную работу внутри организации.

Регистрация сделок и операций является основой для генерирования информации внутри организации. В прошлом такая регистрация проводилась на бумагах, в главных книгах, на специальных картах. Как только в большинстве организаций получили распространение компьютеры, объемы накопления такой информации резко возросли. По мере того как информация обрабатывается, менеджеры сталкиваются или испытывают необходимость в различных типах информации.

Первый тип информации является общим. Общая информация – это та информация, которая возникает случайно или в ответ на неспецифические запросы или поиски. Она отвечает на вопросы типа «Что вы хотите знать?» или «Есть ли что-нибудь интересующее?» Например, когда стратегические менеджеры исследуют окружающую среду, то они это делают для получения общей информации.

Поскольку общая информация является столь широкой, ее трудно определить заранее и сложно поддерживать в компьютерных системах. Данная информация чаще используется на стратегическом уровне, чем на операционном. Совсем не используется на уровне совершения сделок.

Специфическая информация, которая удовлетворяет особым требованиям и может быть запрошена, когда вы проверяете какой баланс на вашем контрольном счете в автоматизированной кассовой машине. Специфическая информация может быть и незапрашиваемой, например, когда вы получаете уведомление, что стоимость пользования вашим телефоном увеличилась. Совершение сделок всецело сосредоточено на специфической информации, то есть на информации, которая удовлетворяет особым требованиям.

Стимулирующая информация подобна специфической информации в том, что она слишком специфична. Если специфическая информация просто делает получателя осведомленным в чем- либо, то стимулирующая требует действия. Требуемое действие является почти автоматическим, оно заранее запрограммировано. Стимулирующая информация может быть запрошенной или нет, и стимулированное действие может быть любого типа.

Исключительная информация является подобно стимулирующей в том смысле, что она стимулирует специфический тип действия, и из-за того, что запрашивается общим требованием, когда исключение происходит. Следует отметить, что ни стимулирующая, ни исключительная информация не требует комплексного решения.

Достаточно часто используется при выполнении функции контроля. Эту информацию получают менеджеры высшего звена, в меньшем объеме – среднего звена. Исключительная информация является обязательной при решении задач стратегического характера.

Описанные выше четыре типа информации предполагают простой ответ от лиц, которых информируют. Общая и специфическая информация просто сообщает лицу то, что он или она не знали прежде.

Пятый тип информации – контрольная информация, которая необходима при корректировании планов или других действий, причем, когда эти коррективы не были заранее предусмотрены. Это качество отличает контрольную информацию от стимулирующей информации.

Шестым типом является распределительная информация, которая полезна для управленческих решений о том, как распределить персонал, время, оборудование или финансы, в соответствии с проектом. Когда у менеджера имеются данные о двух предполагаемых проектах, он должен решить, как распределить ресурсы, находящиеся в его распоряжении. Здесь он нуждается в данных, позволяющих ему получить информацию об относительных затратах и доходах по этим двум проектам. Распределительная информация используется для планирования на определенном уровне.

Седьмой тип - направляющая информация, используется для принятия решений по конкретному экономическому вопросу.

При осуществлении деятельности, т. е. реализации планов большая роль уделяется стимулирующей информации и специфической информации. Эти виды информации используются как на уровне операционного менеджмента, так и на уровне проведения сделок.

Информация, необходимая для уровня менеджмента подразделений или производственных единиц, касается направляющих и контрольных действий подчиненных единиц в организации.

Информационное обеспечение качества

Качество информации - степень практической пригодности информации, используемой в процессе управления, определяемая совокупностью таких свойств как полнота, плотность, полезность, достоверность, ценность информации.

Под основными показателями качества информации мы понимаем ее надежность, имея в виду меру сохранения синтаксических и семантических характеристик под воздействием тех дестабилизирующих факторов, которые могут проявиться в процессе ввода информации в БД и работе с ними.

Основные дестабилизирующие факторы: отказы, сбои, ошибки, количественная и качественная недостаточность, аварийные ситуации.

Причины дестабилизирующих факторов: люди, технические устройства, программное обеспечение (ПО), технологическое обеспечение.

Реализация дестабилизирующего фактора в каждой из указанных причин порождает снижение того или иного показателя качества.

Более детально понятие качество информации (или качество данных) можно определить как процесс компоновки информации (включающей имена, адреса реальной и электронной почты, телефонные номера, коды комплектующих, SSN и SKU, в логически согласованном порядке), очистки и усовершенствования данных, а также объединения соответствующих записей с целью устранения дублирования элементов.

ПО ETL (extract, transform, load – «извлечь, преобразовать, загрузить») выполняет следующее: извлекает записи/поля из одного источника данных, конвертирует данные в новые форматы и загружает эти данные в место назначения. ПО, обеспечивающее качество данных, в свою очередь, работает исключительно с содержимым отдельных записей, обеспечивая их точность, актуальность и согласованное представление. Существует поставщиков-лидеров рынка ETL и ведущих разработчиков систем данных, результатом которого являются полнофункциональные, целостные и простые решения.

Средства обеспечения качества данных должно интегрироваться везде, где данные вводятся, загружаются, обрабатываются или обновляются. Обеспечение качества данных д.б. встроено в начальные фазы проектов электронного бизнеса, CRM, BI и ERP. Многие проектировщики уделяют внимание качеству данных слишком поздно - когда данные уже находятся в депозитарии или в том случае, когда проект уже потерпел неудачу. Не встраивая средства обеспечения качества данных в каждой точке соприкосновения информации с потребителем, как в клиентской, так и в серверной части, предприятие обрекает себя на огромные затраты времени и средств для очистки данных.

Необходимо тщательно рассмотреть унаследованные системы предприятия и качество данных, содержащихся в каждой из них. Одна система может содержать более надежные данные, чем другая. Некоторые могут хранить данные в желаемом формате, а статистика может поступать извне. Целью проектов CRM, ERP, BI/Хранилищ данных и промежуточного ПО является сбор данных из различных систем для использования в различных подразделениях предприятия для различных целей, и в итоге повышение эффективности работы компании. Точность данных исключительно важна для анализа, прогнозирования и построения отношений с клиентами. Даже если каждая из систем, поставляющих данные для нового проекта, содержит лишь небольшой процент «плохих» данных, при их объединении, этот процент растет по экспоненциальному закону.

Решения в области обеспечения качества данных могут полностью интегрироваться с решениями в области CRM, ETL, ERP или BI так, что конечный пользователь только выиграет, получив целостную полнофункциональную систему, не требующую обучения персонала работе с различными программными продуктами и позволяющую сократить время внедрения. Процесс обработки данных, имеющийся на предприятии, не должен преобразовываться для соответствия новому решению. Благодаря интеграции и стратегическому партнерству имеется возможность выбрать наиболее подходящее решение. Но следует иметь ввиду, что решение вовсе не обязательно должно быть полностью интегрированным. Некоторые поставщики предлагают инструменты, легко интегрируемые силами специалистов предприятия, и часто такие автономные решения оказываются наиболее эффективными для конкретных проектов.

Для систем реального времени требуются решения в области обеспечения качества данных, также предназначенные для работы в реальном времени. Это могут быть специализированные пакеты ПО, предназначенные для высокоскоростной обработки транзакций, или, вероятнее всего, онлайновые системы с возможностью удаленного доступа (например, предлагаемые поставщиком сервиса приложений (applicationservice provider, ASP)). Системы реального времени могут обеспечивать интерфейсную очистку и проверку допустимости, а также обогащение данных для сайтов, центров обработки заказов и других точек ввода данных.

Асинхронные/пакетные системы могут работать либо на клиентском рабочем месте, являющемся источником данных, либо с помощью асинхронных процессов на централизованном сервере. Для многих компаний такая регулярная очистка данных является существенным компонентом управления взаимоотношениями с клиентами.

Как только решение в области обеспечения качества данных реализовано, оно не должно требовать сложного и постоянного обслуживания. Как только оно реализовано и сконфигурировано, обслуживание, как правило, требуется исключительно в случае получения нового релиза или принятия решения об изменении приложения или бизнес-правил. Для уменьшения затрат на установку новых релизов следует выбирать решения, легко сохраняющие и преобразующие бизнес-правила.

Преимущества реализации решений в области качества данных. Самым большим выигрышем от реализации таких решений является уверенность в точности данных.

Но, кроме того, решение в области обеспечения качества данных позволяет также:

Управлять данными о потребителях, содержащимися в различных форматах в отдельных БД.
Консолидировать множество тождественных друг другу данных по одному и тому же потребителю, поступающих из разных унаследованных источников, и создавать единое представление о потребителе.
Помогать организациям создавать и поддерживать успешные отношения с потребителем.
Обеспечивать информацией по качеству данных - когда угодно, где угодно и на любом устройстве - для помощи предприятиям в деле улучшения понимания и обслуживания клиентов.
Усовершенствовать управление знаниями и бизнес-анализ с помощью более надежной и точной информации.
Обеспечивать всевозможные оперативные и аналитические приложения предприятия чистыми и надежными данными, поступающими по разветвленным информационным каналам.

Невнимательность клиентов и ошибки, возникающие благодаря человеческому фактору, являются исключительно важным моментом в проведении надежных транзакций электронного бизнеса.

Лидеры в области поставки традиционных средств обеспечения качества данных могут работать с информацией, отличной от привычных для них имен и адресов клиентов. Они могут работать с адресами электронной почты, телефонными номерами, датами, SKU, идентификационными номерами клиентов, номерами аккаунтов и различными определяемыми пользователем полями. Многие продвинутые решения позволяют пользователю определять правила и шаблоны, специфические для его собственных данных и внутренних бизнес-правил.

Состав информационного обеспечения

В состав информационного обеспечения входят: нормативные и справочные данные, составляющие информационный базис системы, текущие сведения, требующие ответной реакции системы или влияющие на алгоритм выработки решений, накапливаемые учетные и архивные сведения, необходимые для планирования и развития системы. Поскольку любая информация должна быть отражена на соответствующем носителе, разработка информационного обеспечения состоит не только в определении смыслового содержания и информационных характеристик потоков, но и в определении материальных носителей информации, создании систем документации и хранения информации на машинных носителях.

Лингвистическое обеспечение автоматизированной системы управления - совокупность научно-технических терминов и других языковых средств, используемых в автоматизированных системах управления, а также правил формализации естественного языка, включая методы сжатия и развертывания текстов, в целях повышения эффективности машинной обработки информации и облегчения общения человека с машиной.

Техническое обеспечение включает комплекс технических средств (КТС), предназначенных для обеспечения работы автоматизированной системы управления. Комплекс технических средств является одной из основных частей строительных АСУ, которая в значительной степени предопределяет уровень автоматизации управленческого труда. Он дает возможность перевести управление на более оперативный уровень и получать оптимальные решения в связи с более эффективным использованием математических моделей и методов.

Основными частями комплекса технических средств строительных АСУ являются ЭВМ с комплексом всех устройств, обеспечивающих его нормальную работу, и внешние (периферийные) устройства, необходимые для функционирования строительных АСУ. Эта совокупность устройств ЭВМ, периферийные устройства, оргтехника и средства связи обеспечивают процессы сбора, передачи, обработки и хранения необходимой информации.

Информационное обеспечение государственного управления

Основу государственного управления составляет информация, которую мы определим как совокупность каких-либо сведений, характеристик чего-либо, фактов, данных о соответствующих предметах, явлениях, процессах, отношениях, событиях и т.д., собранных и систематизированных в пригодную для использования форму.

Информационное обеспечение государственного управления – это система концепций, методов и средств, предназначенных для обеспечения пользователей (потребителей) информацией.

Система информационного обеспечения – включает в себя информационные ресурсы, организационно-функциональное, функциональное, программное, техническое, технологическое, правовое, кадровое и и предназначена для сбора, обработки, хранения и выдачи информации пользователям.

Информационный ресурс - это сведения (данные), организованные в системах информационного обеспечения в виде фондов на физических носителях (базах данных, библиотеках, архивах), находящиеся в собственности или распоряжении и пользовании юридических или физических лиц.

Управленческая информация - часть социальной информации, которая выделена из общего массива по критериям пригодности к обслуживанию государственно-правовых процессов формирования и реализации управляющих воздействий.

Выделяют следующие источники, объективно порождающие управленческую информацию:

А) нормы законодательных и иных актов, управомочивающие госорганы и госслужащих на выполнение каких-то действий в обозначенном времени и направлении;
б) обращения граждан в госорганы по реализации своих законных интересов субъективных прав;
в) обязательные указания вышестоящих органов, подлежащие выполнению нижестоящими;
г) факты, отношения, выявляемые в процессах контроля, различных проверок;
д) проблемные, конфликтные, экстремальные и иные сложные ситуации, нуждающиеся в оперативном и активном сильном вмешательстве госорганов и должностных лиц. Такие кризисные ситуации требуют выработку заранее соответствующих алгоритмов управленческих действий. Хотя такие ситуации неповторимы, все равно по каждой из них должны быть продуманы и отрепетированы модели быстрого и энергичного вмешательства конкретных госструктур и должностных лиц.

Управленческая информация должна соответствовать требованиям актуальности, достоверности, достаточности, доступности и аутентичности (выражение в понятной людям форме).

Нынешний этап информатизации государственного управления характеризуется резким возрастанием информационных потоков и созданием таких информационных средств и технологий, которые в корне изменили все информационные процессы и интеллектуальное представление о них. Поэтому к сегодняшнему дню все ведущие страны уже определили свою политику и стратегию движения к . Администрация США утвердила план своих действий в области Национальной информационной структуры. В июле 1994 г. Комиссией Европейского сообщества принят план действий «Европейский путь в информационное общество». Россия также вступила на путь построения информационного общества. Грандиозные по масштабам задачи намечены в Федеральной целевой программе «Электронная Россия».

Информационное обеспечение проекта

Информационное обеспечение Проекта включает сбор данных, первичную обработку данных, хранение исходных массивов, передачу данных для глубокой обработки и длительного хранения по скоростным информационным сетям, глубокую обработку данных, организацию универсальной базы данных эксперимента, скоростной доступ к ней заинтересованных пользователей.

Уникальная информация о реликтовом фоне Вселенной, получаемая в процессе эксперимента, не будет в обозримое время иметь аналогов и составит основу для многих исследований - это по существу “ГЕНОФОНД” Вселенной.

Первичное формирование “ГЕНОФОНДА” осуществляется на РАТАН-600, где исходные данные после предварительной обработки поступают в локальную Базу данных САО РАН, образуя локальный Архив исходных данных. Глубокая многомерная обработка массивов данных производится в Санкт – Петербурге (ИВВиБД) и в Ростове на Дону (Ростовский Государственный Университет). C этой целью используются пакеты программ, разработанные в зарубежных центрах обработки данных по анизотропии 3. К фона и отечественные высокопроизводительные вычислительные технологии. Реализация скоростного (128-256 кбит/сек) доступа РАТАН-600 к сети Интернет позволит оперативно сбрасывать накопленные данные в универсальную базу данных ИВВиБД для глубокой обработки и скоростного доступа к ней основных участников проекта: РГУ, МГУ, СПбГУ, АКЦ ФИАН и др.

Разработка систем сбора и первичной обработки данных, а также локальной базы данных производится силами САО РАН.

Первичные потоки данных будут поступать круглосуточно из системы сбора на базе сигнальных процессоров в течение 3 лет со скоростью 10Гц. При наличии 256-1800 приемных каналов (12 разрядов) скорость поступления исходных данных будет поддерживаться на уровне 1- 3 Гбайт/сутки. Первичная редукция данных уменьшает их объем в 1-10 раз в зависимости от характера производимой обработки данных. Суточный поток данных после их первичной редукции составит 0.3-3 Гбайта. Необходимая скорость устойчивой транспортировки данных для последующей глубокой обработки и хранения составит до 10-50 кбит/сек.

Кросс - корреляционная обработка каналов матричного радиометра на основной волне наблюдений позволяет отфильтровать атмосферный и низкочастотный инструментальный шум (первичная редукция). Дальнейшая обработка данных производится робастными алгоритмами и суммированием многодневных данных по одному и тому же сечению неба. Фильтрация шумов Галактики и Метагалактики (дискретных радиоисточников) производится с помощью кросс - корреляционного и Гаусс - анализов осредненных массивов, полученных на различных волнах и с использованием международных каталогов. Все перечисленные процедуры освоены на малых объемах, данных в САО РАН. Весь эксперимент прошел этап компьютерного моделирования.

Мы видим, что предельно глубокая программа исследований анизотропии 3К фона с применением новых технологий позволяет значительно продвинуть многие проблемы внегалактической астрономии, резко поднять потенциал основного наблюдательного центра России в коротковолновом диапазоне волн, начать исследования по программам следующего поколения в области предельно далекого Космоса (поляризационные и спектральные наблюдения на субмикро К уровне, новые комплексные исследования совместно с 6м телескопом САО в Радио и ИК областях и т.п.).

Информационно справочное обеспечение

Для решения различного рода задач на компьютере применяются различные классы программ. Так, для обработки текстов используются текстовые редакторы, для обработки изображений - графические редакторы, для хранения и обработки справочной информации, используются специализированные базы данных - компьютерные справочные системы.

Именно справочные системы решают все поставленные задачи по обеспечению потребителей нормативной информацией. Справочные системы имеют целый ряд уникальных достоинств и возможностей.

В первую очередь это:

Возможность компактно хранить большие объемы информации;
возможность структурированно отображать хранимую информацию;
возможность быстрого поиска нужных документов или даже их фрагментов в огромных массивах данных.

Специалистами ЗАО «НПЦ ИРЭБ» разработана информационно-справочная система, в которой, наряду с основными возможностями таких информационно-правовых систем, как «Гарант», «Консультант» и «Кодекс», реализован принцип открытых технологий, которые позволяют не только активно развивать систему, наполняя ее новыми документами, а также дают возможность хранения и просмотра фото-, аудио -, мультимедиа и видео-материалов и различного рода компьютерных файлов, для просмотра и анализа которых необходимо использование внешних приложений. Данное новшество позволяет не только хранить тексты документов, но и при необходимости проиллюстрировать их, например, фото - и видео-изображениями.

Программное обеспечение разработанной информационно-справочной системы позволяет не только комплексно хранить тексты и все эти разные по свойствам "объекты", но и связывать их друг с другом.

Информационное обеспечение бизнеса

Под информацией в бизнесе понимаются сведения, которые могут оказать влияние на производственный процесс предприятия и его положение на рынке товаров.

Невозможна без информационного обеспечения. Прежде чем начинать свою деятельность, предприниматель должен оценить условия производства, возможности получения ресурсов, степень насыщенности рынка, – все это возможно только с помощью получения и обработки необходимой информации.

Всю имеющуюся и поступающую на предприятие информацию можно представить как деловую, релевантную и текущую.

Деловой вид информации представляет собой информацию о внутренней и внешней среде бизнеса. Такая информация необходима для принятия управленческих решений. На разных этапах принятия управленческого решения необходимы различные виды деловой информации. Например, на Ульяновском автозаводе выпускается автомобиль. Для выхода на внешний рынок модель должна иметь название. То, что модель уже готова к массовому производству, но не имеет еще названия – это оперативная информация. Она становится доступной для всех работников завода, с целью привлечь их к нахождению красивого названия. Этот вид информации называется обзорной информацией. На следующем этапе от работников завода поступают предложения, которые рассматриваются соответствующим отделом. Данный вид информации представляет собой итоговую информацию, позволяющую прийти к принятию решения.

Релевантная информация – это такой вид информации, которая собирается для определения конкретной задачи, цели; за определенный период времени или под конкретное лицо. С помощью названного вида информации происходит обоснование цели деятельности, разработка и выход на рынок нового продукта и т. п. Релевантная информация в значительной степени используется в маркетинге.

Под маркетингом предприятия понимается гармоничное сочетание предпринимательской, управленческой, коммерческой, социальной, финансовой и других типов деятельности по удовлетворению потребностей, запросов и интересов потребителей в целях увеличения прибыли, обеспечения устойчивого функционирования и развития предприятия.

– это начальный этап деятельности любого предприятия. Без анализа всей совокупности рыночных отношений невозможно существование предприятия в рыночных условиях.

Текущая информация – это информация о событиях, сопровождающих события, происходящие в бизнесе. Она может быть бытовой и сигнальной. Под бытовой информацией в бизнесе понимают информацию, носящую частный характер, т. е. предназначенную и важную только для бизнесмена. Сигнальная информация связана с экономическим положением предприятия. Она может иметь как позитивный, так и негативный характер.

В свою очередь деловая и релевантная информация может представлять бизнес-информацию, состоящую из данных об изготовителе, продавце товара, о фирмах-конкурентах, товарах, работах, услугах и т. п.

Бизнес-информация по месту ее прохождения подразделяется на внутреннюю и внешнюю. Внутренняя информация содержит:

Данные внутрифирменной системы информации;
данные информационно-аналитической работы сотрудников;
данные информационно-аналитической работы предпринимателя.

К внутренней информации относятся сведения о , прибыли и убытках; статистике оборотов, заказов, клиентов, об издержках производства; о количестве и качестве выпускаемой продукции; о технологии, оборудовании, о совершенствовании труда и перспективах роста его производительности и т. п.

Внешняя информация включает:

Данные международных информационных систем;
данные национальных информационных систем;
данные средств массовой информации;
данные специализированных структур.

Следовательно, внешняя информация состоит их данных о состоянии международных рынков; о состоянии экономики страны в целом, отдельных регионов и отраслей; о потребителях, поставщиках и конкурентах; о научных открытиях, патентовании и лицензировании в соответствующих отраслях и т. п.

Для принятия качественного управленческого решения информация должна иметь заданные свойства и соответствовать определенным требованиям. Требования к информации в бизнесе можно разделить на два основных направления: по целенаправленности и по качеству. По целенаправленности информация должна быть полезной, достоверной, полной и своевременной. По качеству информация определяется достаточностью, усвоением, точностью и новизной.

Для принятия качественного управленческого решения, помимо требований к самой информации, необходимо выполнение определенных требований и работниками, участвующими в процессе управления предприятием. Основным из них является информационная культура, овладение которой становится все более важным и необходимым условием успешности в бизнесе. Под информационной культурой понимается создание условий на предприятии, при которых каждый специалист в состоянии самостоятельно получить, обработать и оценить информацию, направленную на достижение целей предприятия, сделав ее доступной для персонала.

Оптимальная информационная культура в бизнесе должнасоответствоватьследующим требованиям: организация наиболее рационального обмена информацией; создание необходимых и достаточных условий для сбора, хранения, переработки и передачи информации; обеспечение необходимого объема сведений для специалистов; овладение персоналом основами информационной культуры. Мировая , вступившая в эпоху формирования информационного общества, характеризуется качественно новым производственным аппаратом, основанным на компьютеризированных орудиях труда и информационных технологиях.

Под информационными технологиями подразумевается использование компьютерной, вычислительной техники и систем средств связи для создания, сбора, хранения, обработки информации во всех сферах общественной жизни.

По мере того как информационные технологии обеспечивают создание информационного общества, возникает мощная индустрия, называемая информационным бизнесом, предназначенная удовлетворять его потребности.

Современные автоматизированные информационные системы, необходимые сегодня для успешного ведения бизнеса, можно разделить на несколько классов.

1. Информационная поддержка бизнеса:

Информационные справочные системы;
экспертные системы;
различные базы данных.

2. Финансово-экономические информационные системы:

Бухгалтерский учет и аудит;
банковские автоматизированные информационные системы;
автоматизированные системы фондового рынка.

3. Управленческие автоматизированные информационные системы:

Системы безбумажного документооборота;
управленческие автоматизированные информационные системы;
правовые информационные системы.
Реализация современных компьютерных технологий наиболее полно осуществляется в компьютерных сетях.

Информационный бизнес можно рассматривать с различных точек зрения, охватывающих технические, технологические и экономические аспекты информационного рынка. Информационный бизнес охватывает не только промышленные области производства, но и сферу распространения и рекламы, а также торговлю «электронными образцами».

УДК 002.56я723 ББК 65.050(075) С79

Рецензенты:

доктор экономических наук, доцент кафедры документоведения и документационного обеспечения управления И. К. Корнеев; зав. практикой, преподаватель экономических дисциплин Московского колледжа управления и права Московского комитета образования М. Г. Козырева

Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В.

С79 Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие - М.: ФОРУМ: ИНФРА-М, 2002. - 154 с. - (Серия «Профессиональное образование») ISBN 5-8199-0057-7 (ФОРУМ)

Isbn 5-16-001152-8 (инфра-м)

В учебном пособии рассмотрены вопросы информационного обеспечения управленческой деятельности, цели, задачи, а также методы и способы его осуществления. Особое внимание уделено использованию компьютерных информационных технологий в управленческих процессах. В качестве дополнительного материала изложены основные понятия информационной безопасности управленческих автоматизированных информационных систем.

Предназначено для студентов средних профессиональных учебных заведений, обучающихся по специальностям «Менеджмент», «Маркетинг», «Коммерция».

УДК О02.56я723

ББК 65.050(075)

Isbn 5-8199-0057-7 (форум) © ид «форум», 2002

ISBN 5-16-001 152-8 (ИНФРА-М) © Степанова Е. Е., Хмелевская Н. В., 2002

Е. Е. СТЕПАНОВА

Н. В. ХМЕЛЕВСКАЯ

ИНФОРМАЦИОННОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ УПРАВЛЕНЧЕСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

Допущено Министерством образования Российской Федерации в качестве учебного пособия для студентов учреждений среднего профессионального образования, обучающихся по специальностям «Менеджмент», «Маркетинг» и «Коммерция»

МОСКВА ФОРУМ - ИНФРА-М 2002

ОСНОВЫ СИСТЕМЫ ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

1.1. Информационное обеспечение различных этапов процесса управления

1.1.1. Понятие управления. Структура управленческого процесса

Во всех сферах жизни управление играет огромную роль. Любая организация нуждается в рациональном и эффективном управлении. Понятие «организация» может употребляться в широком смысле и иметь много значений. Поэтому здесь под организацией будут пониматься различные общественные образования: промышленные предприятия, коммерческие фирмы, государственные учреждения и др. Учитывая, что информационное обеспечение управления их деятельностью осуществляется по одним и тем же принципам, употребление в тексте термина «организация» будет означать справедливость приводимых утверждений и для предприятия, фирмы, учреждения, и наоборот.

Под управлением понимается целенаправленное воздействие субъекта на объект с целью перевода его в качественно новое состояние.

Как субъектом, так и объектом управления может быть человек, группы людей, подразделение предприятия, предприятие в целом, а также различные информационные системы и пр.

Различие между субъектом и объектом заключается в том, что субъект является источником управляющего воздействия, а объект подчинен этому воздействию.

Любой процесс управления связан с информационным обменом, который заключается в циклическом осуществлении следующих процедур:

Сбор информации о текущем состоянии управляемого объекта; - анализ полученной информации и сравнение текущего состояния с желаемым;

выработка управляющего воздействия с целью перевода управляемого объекта в желаемое состояние;

передача управляющего воздействия объекту.

Процесс управления подразумевает наличие обратной связи, т. е. информационного потока, направленного от объекта к субъекту.

Обратная связь позволяет установить, насколько эффективно оказанное на объект управляющее воздействие.

Наибольший интерес представляет рассмотрение управленческих процессов в экономике, а именно применительно к конкретным организациям.

На этом уровне организация управления включает в себя операции:

выявление функций управления;

установление рационального количества уровней управления;

распределение функций, прав и ответственности между различными уровнями;

определение профессионального и численного состава кадров;

разработка нормативно-методической базы.

Функция управления представляет собой относительно самостоятельный и обособленный вид управленческой деятельности. Функции управления имеют структуру, содержание и механизм реализации.

Специалисты выделяют следующие основные функции управления:

планирование;

календарно-плановое руководство;

оперативное управление;

контроль.

Некоторые специалисты выделяют также такие функции, как мотивация, регулирование и др. С точки зрения информационного обеспечения процесса управления, выделенные функции являются наиболее важными. В данном пособии мы ограничимся их рассмотрением.

Планирование представляет собой процесс создания планов и определение необходимых ресурсов для их реализации. Планирование включает в себя:

определение целей и задач;

разработку стратегий, программ и планов для достижения поставленных целей;

определение необходимых ресурсов;

доведение планов до конкретных исполнителей, ответственных за их реализацию.

Планы должны носить обязательный характер для всех сотрудников и подразделений предприятия. Необходимо обеспечить сочетание и взаимосвязь различных видов планов (долгосрочных, среднесрочных, краткосрочных).

Планы должны быть конкретными. Это означает четкое определение целей и задач, а также рациональных путей, методов и способов их достижения.

Также следует установить ответственность конкретных лиц за организацию и выполнение плановых мероприятий. Должны быть определены оптимальные и реальные сроки исполнения планов и выделены необходимые для этого ресурсы.

Планы должны быть гибкими, т. е. иметь возможность корректировки при возникновении новых неучтенных обстоятельств.

Таким образом, планирование позволяет организовать работу предприятия по решению первостепенных, наиболее важных вопросов в конкретный период времени, а также повысить ответственность исполнителей за порученную им работу и улучшить контроль за выполнением плана.

Календарно-плановое руководство заключается в слежении за выполнением плана.

Данная управленческая функция реализуется в двух направлениях: регулирование и координация.

Регулирование - это процесс устранения отклонений текущих показателей от плановых.

Координация добивается согласованности действий во времени и пространстве структуры управления и внешней среды.

формирование и поддержание условий для выполнения плановых заданий;

слежение за ходом выполнения плана и анализ полученной информации;

анализ и оценка изменений в условиях и ходе выполнения плана;

выработка вариантов корректирующих воздействий;

Разработка, документальное и организационное оформление принятых корректирующих мер.

Оперативное управление заключается в осуществлении следующих процессов:

Непрерывное распознавание ситуации относительно элементов системы управления;

Сбор и обработка оперативной информации о состоянии системы и ее элементов, создание банков данных;

Анализ и прогнозирование развития ситуации;

принятие решения по оперативному вмешательству в функционирование системы;

разработка предложений по корректировке плановых решений по функционированию системы;

Оформление соответствующих отчетных документов. Неотъемлемой частью оперативного управления является процесс

принятия управленческих решений.

Принятие решений играет важную роль и при выполнении других функций управления. Так, например, на этапе планирования принимаются важные стратегические решения, касающиеся перспектив развития организации. Однако наибольшее значение процесс принятия решений имеет на уровне оперативного управления.

Контроль, основной задачей которого является определение допустимых отклонений, фиксирование и быстрое их устранение, можно разделить на два этапа: слежение за выполнением намеченных планом работ и корректирование всех значительных отклонений от плана.

Специалисты выделяют три стадии контроля: предварительная, текущая и заключительная.

Предварительный контроль осуществляется до начала плановых работ, когда тщательно оценивается выполнение функций подразделениями и должностных обязанностей исполнителями.

Текущий контроль заключается в оценке деятельности подразделений и конкретных исполнителей.

В ходе заключительного контроля осуществляется анализ ошибок и определение мер поощрения или наказания исполнителей. Эта стадия дает руководству информацию, необходимую для дальнейшего планирования.

Основные инструменты контроля - наблюдение, проверка, учет и анализ. В процессе управления контроль является элементом обратной связи, так как по его данным производится корректировка ранее принятых решений, планов, норм и нормативов. Правильно поставленный контроль должен иметь стратегическую направленность, ориентироваться на конечный результат, быть своевременным, объективным и достаточно простым.

В основе каждого элемента управленческой деятельности лежит процесс принятия решений.

Управленческое решение представляет собой целенаправленное воздействие на объект управления, осуществляемое в соответствии с ранее составленным планом на основе специально собранной информации.

Принятие управленческого решения является адекватной реакцией на сложившуюся в ходе работы объекта ситуацию - проблему. Понятие «проблема» означает такое состояние объекта управления, при котором какие-либо показатели его функционирования отличаются от запланированных. Проблемная ситуация требует вмешательства в работу системы, которое реализуется путем оказания на объект соответствующего управляющего воздействия.

Проблемные ситуации могут быть:

стандартные, т. е. иметь четкие структуру и причинно-следственные связи;

хорошо структурируемые, в которых можно выделить отдельные блоки вопросов со своими наборами решений;

слабо структурируемые, в которых не прослеживаются причинно-следственные связи в развитии ситуации и нечетко формулируется сама задача принятия решения;

неструктурируемые (нестандартные), т. е. не имеющие аналогов ситуации, для которых практически невозможно сформулировать задачу принятия решения.

Любые управленческие решения должны отвечать требованиям:

обоснованность и конкретность;

своевременность;

согласованность с ранее принятыми решениями;

оптимальность и гибкость;

Достаточная компетентность руководителей, принимающих решение.

В процессе принятия решения часто возникает необходимость в выборе приоритетности характеристик, т. е. поступиться одной, например срочностью, с тем, чтобы получить выигрыш в другой, например в затратах. Кроме того, количество рассматриваемых вариантов зависит от имеющихся в распоряжении ресурсов и информации. Работа по сбору, обработке и анализу информации идет на всех этапах процесса принятия решения.

Таким образом, необходимым является отыскание альтернатив, представляющих собой оптимальный компромисс при учете всех рассматриваемых факторов. Процесс принятия решения - выбор из множества альтернатив оптимальной.

Процесс принятия решений состоит из следующих действий:

Формулируется цель.

Составляется как можно более полный список альтернатив.

Рассматривается как можно более полный перечень факторов, которые могут оказать влияние на сложившуюся ситуацию (время, денежные средства, производственные мощности, человеческий фактор и т. д.).

Список рассматриваемых факторов используется для уменьшения числа альтернатив, при этом обращается внимание на причину исключения каждой.

На данном этапе многие альтернативы могут быть признаны нереальными либо нецелесообразными. Этот этап процесса принятия решений во многом зависит от опыта лица, принимающего решение, и его интуиции. В формировании субъективных догадок и вынесении суждений проявляется квалификация, профессионализм и талант принимающего решение лица.

Следует помнить, что одной из альтернатив может быть альтернатива вообще не принимать никакого решения до тех пор, пока один из факторов не исключит эту альтернативу из списка.

Оставшиеся альтернативы используются для сокращения списка факторов, часть которых теперь уже можно не рассматривать. Другие факторы могут в одинаковой степени относиться ко всем оставшимся альтернативам, и поэтому их тоже не нужно больше рассматривать.

После выполнения перечисленных выше шагов получим один из вариантов:

если больше не осталось альтернатив, то нужно составить новый, более полный список;

если исключены все факторы, влияющие на выбор альтернатив, следует воспользоваться случайным выбором, чтобы остановиться на одной альтернативе из числа оставшихся;

если осталась только одна альтернатива, то, скорее всего, данное решение в значительной степени субъективно, так как на практике такое случается достаточно редко. Скорее всего, альтернативы и факторы были исключены необъективно. Если такая ситуация неприемлема, то необходимо вернуться на стадию оценки альтернатив и оценить их с иной точки зрения;

если остается только один фактор, влияющий на выбор, то обычно не представляет труда отыскать наилучшую альтернативу. Если факторы исключались взвешенно и объективно, то можно считать, что решение принято.

Идеальная схема процесса принятия решения предполагает последовательные поэтапные действия. Однако в условиях временных ограничений, что характерно для реальной ситуации, некоторые этапы могут проходить одновременно.

Таким образом, в сфере управления организацией процессы принятия решений играют огромную роль. Каждый работник в той или иной степени участвует в таких процессах, но основная нагрузка по принятию решений ложится на руководителей различных уровней.

1.1.2. Информационное обеспечение процесса управления

Процесс управления нуждается в предоставлении своевременной, достоверной и полной информации, т. е. в информационном обеспечении.

Информационное обеспечение управленческой деятельности - это осуществление действий по предоставлению своевременной, достоверной и полной информации субъекту управления (руководителю) с заданной периодичностью.

Следует особо отметить, что значительная часть информации, используемой в управленческой деятельности, существует в форме документов. Документационное обеспечение управленческой деятельности играет важнейшую роль в современных процессах управления, так как подавляющее число управленческих решений в настоящее время в обязательном порядке фиксируются на бумаге. Вместе с тем документационное обеспечение управления представляет собой отдельную и достаточно сложную отрасль современной науки и подробно рассматривается в специальной литературе. В рамках настоящего пособия мы будем рассматривать информационное обеспечение управленческой деятельности в свете использования современных информационных технологий.

Задачи информационного обеспечения процесса управления заключаются в следующем:

Удовлетворение информационных потребностей управляющих органов;

определение и отбор источников информации;

правильная интерпретация и систематизация полученных данных;

Проверка достоверности, полноты и непротиворечивости данных;

Исключение дублирования информации;

Представление данных в едином и удобном для восприятия формате;

многократное использование полученной информации;

постоянное обновление данных.

Таким образом, информационное обеспечение является неотъемлемой частью любой управленческой деятельности. С его помощью происходит распространение необходимой информации среди компетентных лиц и ее эффективное использование в процессе принятия управленческих решений.

Для каждой функции управления задачи информационного обеспечения будут отличаться по составу и содержанию.

Информационное обеспечение функции планирования состоит в реализации следующих процедур:

сбор, обработка и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых и пр.) для определения реальных плановых показателей и сроков исполнения планов;

документационное оформление планов и доведение их до исполнителей;

получение и анализ информации о ходе выполнения планов для организации дальнейшего планирования.

Информационное обеспечение функции календарно-планового руководства заключается в реализации следующих процедур:

сбор и анализ информации о ходе выполнения планов, состоянии плановых показателей и сроках исполнения;

сбор информации об условиях функционирования предприятия и их влиянии на ход выполнения плана;

доведение полученной информации до ответственных руководителей для принятия решения о необходимости корректировки их действий;

документационное оформление принятых решений и доведение их до исполнителей;

предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование для возможной дальнейшей корректировки плановых показателей.

Информационное обеспечение функции оперативного управления включает в себя:

Сбор и обработку информации о возникшей при работе проблемной ситуации и формулировку соответствующих задач;

сбор и обработку информации, необходимой для решения поставленных задач;

сбор и анализ информации об имеющихся ресурсах (материальных, кадровых, временных, информационных и пр.);

организационное и документационное оформление выбранного варианта решения;

доведение информации о принятом решении до конкретных исполнителей;

сбор информации о результатах реализации данного решения, анализ и доведение ее до заинтересованных руководителей.

Информационное обеспечение функции контроля состоит в выполнении следующих процедур:

сбор и анализ информации о выполнении соответствующих функций подразделениями и отдельными сотрудниками;

доведение полученной информации до руководителей, осуществляющих контроль за деятельностью данного подразделения или сотрудника;

документационное оформление принятых руководителем на основании полученной информации решений;

Доведение данных решений до исполнителей;

Предоставление необходимой информации подразделениям и руководителям, осуществляющим планирование и календарно-плановое руководство.