Служебная записка (СЗ) – разновидность докладной записки.
Основное отличие в том, что СЗ направляются должностным лицам, находящимся на том же уровне управления, по горизонтали.
Докладные же записки направляются вышестоящим руководителям, по вертикали.
Какие-либо обязательные правила создания СЗ или образцы в законодательстве отсутствуют. Классификатор управленческой документации содержит упоминания только о докладных, объяснительных и пояснительных записках. Нормы и инструкции по оформлению СЗ в рамках конкретного юридического лица могут быть урегулированы на уровне локального нормативного акта по вопросам делопроизводства.
Поскольку СЗ являются письменными бумагами и должны учитываться (регистрироваться) отправившим их лицом, то они служат доказательством направления какой-либо информации, запроса, сообщения о проблеме, которую невозможно решить самостоятельно. Своеобразное оттягивание времени и перераспределение ответственности.
Как правильно оформить: заполнение СЗ по ГОСТу
Вступающий в силу ГОСТ содержит более детальное регулирование, в него включены новые разделы.
Требования к внешнему виду
Служебные записки оформляются на белой или другой светлой бумаге формата А4 или А5.
По краям предусматриваются поля: правое – 10 мм, с остальных сторон – по 20 мм. В нашей стране документы создаются на русском языке.
Верхняя часть («шапка»). Вверху справа вписывается адресат СЗ (не более 4, иначе необходимо делать рассылку).
С левой стороны ниже указывается наименование бумаги, дата и номер регистрации, краткое содержание (заголовок).
Дата может быть указана как в числовом формате арабскими цифрами (ДД.ММ.ГГГГ, ГГГГ.ММ.ДД), так и с использованием слов. Регистрационный номер – порядковое числовое значение, возможно с буквенным дополнением.
ВАЖНО: Заголовок должен отражать основную суть текста СЗ, говорить, о чем бумага.
Если служебная записка занимает более одной печатной страницы, то последующие страницы нумеруются.
Новый ГОСТ предусматривает дополнительные нормы:
- он упоминает не только традиционные бумажные документы, но и электронный документооборот с соблюдением тех же правил по оформлению.
- Текст. Лучше всего использовать шрифты Times New Roman, Arial, Verdana, Calibri. Размер от 12 до 14 в соответствии с выбранным шрифтом. Традиционный интервал между строчек – 1-1,5; для букв в словах – обычный; между отдельными словами – пробел (одна штука). Текст СЗ выравнивается по ширине листа.
- Нумерация страниц проставляется вверху листа (верхний колонтитул).
- Допускается двусторонняя печать документов с сохранением необходимых размеров полей со всех сторон.
- Предусмотрен отступ для абзаца – 1,25 см.
СПРАВКА: так как СЗ направляется внутри одной компании, то нет необходимости проставлять на ней печать.
Пример документа на фото ниже:
Когда служебная записка не соответствует правилам?
Как уже было отмечено выше, СЗ не является официальным документом, поэтому какие-либо специфические последствия для направления записок не по форме не предусмотрены.
Целью СЗ выступает получение или предоставление определенной информации коллегам по работе и единственным возможным негативным последствием оказывается отсутствие реакции на записку.
В законодательстве содержатся общие условия для обращений, при несоблюдении которых они не рассматриваются. Представляется, что они по аналогии могут быть применены и к СЗ. В частности, не получат ответа заявления:
- не имеющие указания на составившее их лицо (аноним);
- Содержащие нецензурные высказывания, оскорбления, угрозы;
- Не поддающиеся прочтению;
- Если ранее неоднократно на аналогичные запросы был дан ответ;
- Если при ответе придется разгласить охраняемую тайну;
- И другие.
Эти нормы содержатся в федеральном законе «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации» .Несмотря на отсутствие в законах обязательных правил для переписки посредством служебных записок, он должны составляться с соблюдением норм делового общения, правил русского языка и традиционных требований к деловым бумагам.
Служебная записка - это внутриштатный документ, при помощи которого происходит общение между сотрудниками в официальной письменной форме. Ее содержание сводится к поручениям, выполнению каких-либо заданий и т. п, то есть рабочим вопросам. Несмотря на то, что написание служебной записки - дело несложное, и нерегулируемое очень уж жесткими правилами, тем не менее, и их необходимо знать. В данной статье рассмотрим порядок составления сей документации, виды и др.
Характеристика
Характер служебной записки информационно-справочный, что значит, она содержит некие уведомления, сообщения, поручения и т. д. Затрагиваемые в ней вопросы касаются конкретного работника, которому она направлена. Иными словами, служебная записка - это инструментарий общения внутри предприятия.
Примечание: обязательность служебной записки не установлена. Это дополнительный документ, хотя на его основе и могут составляться приказы и распоряжения.
Практика
Служебная записка считается часто используемой документацией, в то же время, не состоящей в списке официально классифицированных управленческих бумаг. Широко используемая, она становится связью на горизонтальном уровне: то есть составляется работником одного подразделения для передачи просьбы или предложения сотруднику другого.
Важно: статусы объектов управления, между которыми производится связь посредством служебной записки, должны быть равнозначны. Иначе документ считается не служебной запиской, а докладной.
Цели использования
Служебная записка на работу может использоваться в различных случаях.
Вот несколько примеров:
- на премирование сотрудника;
- на отправление работника в командировку;
- сообщение в материально-технический отдел по поводу неисправности оборудования;
- уведомление начальника охраны от начальника любого другого подразделения о необходимости пропуска посторонних лиц (не сотрудников) в здание компании с указанием причин;
- просьба в виде служебной записки, направленной в бухгалтерию, о выделении материальных средств на те или иные нужды и т.п.
Отдельные случаи составления служебных записок
Хотя служебная записка и считается внутренней бумагой, одна из ее разновидностей - это документ, направленный аттестационной комиссии. Однако использование записок исключительно для рабочей связи все же более распространено.
Как написать служебную записку?
Базовые правила составления служебной записки аналогичны любым другим. Они включают в себя написание на листе формата А4, указания от кого и кому она направляется, заверения датой и подписью. Но как писать служебную записку с соблюдением всех требований?
- в центре (допускается также расположение с левой стороны листа) следует написать соответствующее название документа;
- вариантов написания даты два - как полностью арабскими цифрами, так и указание месяца прописью;
- в наименовании к основному заголовку можно добавить краткое описание содержания документа;
- информация об отправителе и получателе должна быть полной: имя, фамилия и отчество, полное название должности и отдела (подразделения), к которому эта должность прикрепляется.
В ответ на вопрос, как написать служебную записку, входят не только реквизиты и атрибуты этого документа, но и то, каким должно быть его содержание.
Рассматриваемая бумага не требует изложения сути проблемы очень сухим и официальным языком - допускается вольное повествование, тем не менее, конкретно отражающее причину написания.
Содержание принято делить на две части. Первая из них называется преамбулой. В ней кратко говорится о том, что побудило составителя как писать служебную записку, так и отправить ее конкретному сотруднику.
Вторая часть считается основной, она также объемнее преамбулы. В этот текст включается изложение непосредственно просьбы или предложения. К нему можно добавить анализ ситуации, выводы и итоги.
Форма
Некоторые компании на вопрос о том, как написать служебную записку, просто предоставляют своим сотрудникам специальную форму. Но, следует заметить, это не обязательная унификация - ГОСТ предоставляет только рекомендательные положения (по поводу шрифтов, размерности и интервалов) без утвержденного образца. Тем не менее, если подобное существует в конкретной фирме, лучше его придерживаться.
Служебные и докладные записки
Чуть выше в примечании было указано, чем различаются служебные и докладные записки. Но многие люди все равно склонны путать их между собой.
Самые распространенные ошибки это:
- служебная записка на сотрудника от работника начальнику (на самом деле, докладная);
- о повышении заработной платы;
- о повышении в должности.
Последние два подразумевают обращение не на горизонтальном уровне, а по вертикали, что отрицает определение служебной записки.
Важно: деление служебных записок на докладные и объяснительные априори неверное.
Регистрация
Все служебные записки регистрируются в реестре. В зависимости от того, каким образом организован документооборот в каждой конкретной компании, этим может заниматься либо тот, кто составлял бумагу, либо тот, кто получал. В любом из случаев это сводится к тому, что служебной записке присваивается уникальный номер, который следует указать в ее тексте.
Образец служебной записки
"Отдел продаж, Директору подразделения информационных технологий В. А. Куцаку
Служебная записка
№ 19-43/102
От 13 апреля 2015 года
О тестировании состояния ПК на предмет его работоспособности
Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходят регулярные сбои в работе, а именно: перезагрузка без подачи данной команды ПК, проблемы с включением/выключением, а также мерцание экрана. Вследствие описанного прошу провести специалистами вашего отдела необходимую диагностику с целью обнаружения причин неполадок, а также успешного их устранения. Предлагаю результаты проведенного тестирования оформить в письменном виде, с подведенными итогами о дальнейших действиях: починки или замены машины.
Предположим, что оказалось, ПК не подлежит починке. В этом случае оформляем служебную записку на списание оборудования.
Пример записки на списание оборудования
"Отдел продаж, Директору материально-технического отдела М. А. Олейнику
Служебная записка
№ 21-45/104
От 16 апреля 2015 года
О списании неработоспособного ПК
Начиная с 10.04.2015 в персональном компьютере сотрудника отдела продаж Максименко Р. Д. происходили регулярные сбои в работе. Проведенная вследствие этого диагностика специалистами подразделения информационных технологий показала следующее: ПК не надлежит дальнейшей эксплуатации. В связи с этим прошу списать вышеуказанное оборудование по неработоспособности.
Начальник отдела Л. А. Кудрявцев"
Помимо нее, понадобится еще одна записка - на замену списанного оборудования.
Записка на замену оборудования
"Отдел продаж, Директору материально-технического отдела М. А. Олейнику
Служебная записка
№ 22-46/104
От 17 апреля 2015 года
О замене неработоспособного ПК
Персональный компьютер специалиста отдела, Максименко Р. Д. был списан и нуждается в замене по причине его неработоспособности (по док. № 20-44/103 от 15.04.2015). Прошу предоставить новое оборудование, соответствующее по параметрам списанному. О выполнении прошу сообщить в письменном виде. К записке прилагаю отчет подразделения информационных технологий о проведенной диагностике и ее результатах.
Начальник отдела Л. А. Кудрявцев"
В заключение
Обычно написание служебной записки не вызывает проблем. Этот внутриштатный документ - довольно привычное средство общения между различными уровнями управления. Условные преграды может вызвать разве что "путаница" между докладными записками и служебными (в статье указано, чем они различаются).
В некоторых компаниях составление служебных записок происходит исключительно по введенному и утвержденному образцу (в этом случае лучше запастись специальными бланками для них), в других - оно более чем вольное.
Составляя этот документ, следует руководствоваться теми же правилами, что и для других бумаг - шрифт и интервал по ГОСТу, дата и подпись для действительности записки.
В общем и целом, служебная записка - очень удобный инструментарий, овладеть которым не составляет труда и при правильном использовании которого наблюдается слаженная и четкая работа коллектива организаций. Она помогает поддерживать целостную связь между отделами, а также укрепляет структуру, которую они составляют.
Мне по должности приходится ежедневно составлять различные документы. Важно свободно ориентироваться в существующих разновидностях строгих и произвольных форм, а также, иметь представление о том, как написать тот или иной документ, какие данные указать и какие сведения в нем изложить.
Образец служебной записки можно легко найти в интернете и при составлении воспользоваться таким примером.
Поскольку причин для написания документу может быть немало, важно правильно написать документ и изложить суть вопроса в простой, лаконичной и понятной форме.
О некоторых особенностях составления формы служебной записки «Довожу до вашего сведения…» сегодня будет рассказано в моей заметке.
Пример написания любого документа сегодня можно найти в Сети, при составлении официального обращения, необходимо основываться на главных правилах и рекомендациях по составлению деловой корреспонденции.
Основным требованием является то, что в документе недолжно быть личного мнения гражданина, а также, различных приукрашиваний, текста с эмоциональной окрашенностью, угроз.
Крайне важна грамотность составления обращения, не допускается использование просторечий и разговорных выражений. Рапорты и служебные записки составляются по специальным шаблонам и имеют, обычно, следующую структуру:
- данные о составителе и получателе документа;
- краткое изложение сути вопроса;
- подпись исполнителя и дата обращения.
С учетом того, при каких обстоятельствах будет подан документ, в форму добавляются некоторые дополнительные элементы. О том, как пишется служебная записка, подробнее будет рассказано дальше.
В каких ситуациях составляется служебная записка
Адресуется данный документ руководителю предприятия или конкретного отдела. Обычно, документ используется для улучшения производственного процесса или при необходимости урегулировать сложную ситуацию в коллективе.
Иными словами, обращаясь к служебной записке, работник пользуется своего способом вертикальной коммуникации, когда нужная информация от работника поступают напрямую руководителю.
Основная цель написания такого документа заключается в том, чтобы привлечь внимание начальства к проблеме и побудить его предпринять необходимые действия для ее разрешения. При определенных обстоятельствах, записка составляется и подается по инстанции, исключительно в информативных целях.
Документ является строго внутренним и за пределы компании не выходит. Несколько слов стоит сказать о цели написания документа. На самом деле, основания для составления «служебки» могут быть различными:
- Чтобы снять с себя ответственность о совершенном нарушении со стороны подчиненных. При поступлении такого документа, начальник не сможет предъявить претензии к гражданину в будущем.
- Для получения защиты. Если работник испытывает на себе несправедливость и придирчивое отношение со стороны вышестоящего персонала, то можно использовать данную форму обращения для урегулирования вопроса мирным путем. Если этого сделать не удастся, то следующая инстанция – это суд, где служебная записка может стать дополнительным доказательством.
- С целью исправления ситуация, связанных с нарушением производственного процесса и подлежащих урегулированию.
- Для повышения эффективности труда.
С учетом оснований и целей составления такой документации, различаются и виды служебных записок.
Какие виды служебных записок бывают
Несмотря на то, что классификация таких форм весьма проста, иногда возникает недопонимание, какой вид документа использовать для конкретной ситуации. В частности, выделим наиболее известные разновидности записок:
- По содержанию документы бывают: информативные, отчетные и инициативные.
- С учетом адресата: внутренние и внешние.
- Различаются документы исходя из изложенных в них фактах.
Учитывают приведенную классификацию, стоит выбирать подходящий формат документа и составлять записку по имеющемуся примеру.
Кто может стать автором «служебки»
Формально, составить такой документ может любой сотрудник, однако здесь требуется четко соблюдать субординацию. Иными словами, перешагивать через голову непосредственного начальника не стоит, а нужно подавать записку именно ему.
Подав обращение, гражданину не следует ждать письменного ответа, поскольку главной реакций не поступивший документ является наложение резолюции от начальника.
Заключение
Написание служебной записки встречается на крупных предприятиях, где работает немало людей и сложно уследить за ситуацией на местах. Такой подход позволяет руководству предприятия быть в курсе событий и своевременно предпринять необходимые меры по разрешению сложных, а порой и конфликтных ситуаций.
При составлении обращения важно учитывать различные нюансы и требования, которые предъявляют действующие стандарты. Лишь в этом случае документ будет иметь значимость.
О внутренних документах организации многие сотрудники знают только понаслышке - докладные записки путают со служебными и составляют неверно. Это нарушает выполнение основной функции таких документов - официальное общение внутри коллектива, что приводит к невозможности слаженной работы. Вот почему становится актуальным вопрос составления служебной записки, ее отличия и схожесть с остальными бумагами, спецификация написания.
Терминология
Средство общения между должностными лицами, структурными подразделениями. Иногда определяется как документ о выполнении какого-либо задания/работы, хотя она может иметь и другой характер. Образцы, которые будут рассмотрены в этой статье, как раз и отображают возможное содержание служебной записки.
Официально классификатор управленческих документов не содержит информации о такой бумаге, как служебная записка. Пример, как ее писать, не предоставляется, но это не отменяет того, что подобный документ широко распространен в рабоче-трудовой сфере по ряду причин.
Причины необходимости использования
Служебная записка известна как часто используемый вспомогательный документ. На нее ложится ответственность обеспечить связь между элементами рабочей системы, то есть сотрудниками. Почему же такой документ так популярен? Многие рабочие моменты можно и нужно решить без вмешательства руководящих постов - это доказывает самостоятельность и работоспособность отделов автономно и как системы в целом.
Особенности
Отличие от вышеназванной докладной записки состоит в том, что последняя подразумевает обращение к вышестоящим чинам, а служебная записка, пример которой будет рассмотрен ниже, образует связь на горизонтальном уровне. Это может быть обращение к администратору другого отдела или руководителю иного подразделения. В любом из случаев, пока упоминаемые лица имеют равнозначные должности, можно говорить о служебной записке. Когда возникает неравенство, должна быть составлена Некоторые из примеров, представленных здесь, могут носить неоднозначный характер определения, причины этого будут рассмотрены позже.
Тематика служебных записок
Обычно служебные записки пишутся по вопросам обеспечения: информационного, хозяйственного, материально-технического или организационного. Нередко записка может содержать какую-то просьбу или предложение. У каждого из структурных элементов обычно какая-то из тематик приоритетна и соотносится с областью, в которой работает сам элемент.
Оформление
Оформление служебной записки выполняется так же, как и оформление докладной. Следовательно, меняется лишь содержание. Оформление служебных записок регулируется ГОСТом. Это позволяет поддерживать единство оформления всех управленческих документов.
Пример того, как писать служебную записку:
Информационно-технический отдел (вверху страницы, с левой стороны )
Начальнику службы охраны (вверху, с правой стороны ) Любченко Р. Л.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
14.09.2015 № 11
В пятницу 17. 09. 2015 будет произведена замена материально-технической базы. В связи с этим прошу предоставить доступ следующих работников организации ЧП “АМИР” для выполнения этих работ:
- Андеенко Сергей Геннадиевич.
- Мишков Лев Георгиевич.
Начальник отдела (с левой стороны ) _роспись_ Антипов Р. Д. (с правой стороны)
Оформление служебной записки предполагает типичный формат листа - А4.
Преимущества
По существу, аналог речевого сообщения, служебная записка имеет ряд преимуществ перед привычным рабочим общением:
- сохранение в письменном виде;
- официальное документирование;
- удобство в случае передачи сложной информации;
- возможность передачи одного сообщения сразу нескольким лицам.
Логично вытекающие отсюда последствия:
- возможность подтвердить/опровергнуть какое-то утверждение;
- четкая постановка задачи и четкое ее выполнение;
- своевременность выполнения;
- эффективность работы.
Характер
Написание служебной записки может иметь следующий характер:
- информационный (сообщение, извещение, инструктаж и т. д.);
- инициативный (запрос);
- отчетный.
Служебная записка, пример которой был предоставлен выше, носит информационный характер, так как начальник одного отдела извещает другого о предстоящем выполнении работ, кроме того, дает простой инструктаж о том, что тот обязан сделать.
Последние два пункта нередко соседствуют: отчетная записка является ответом на инициативную (запрос).
Структура
Рассмотрим, как правильно написать служебную записку на основе приведенного примера. Итак, этот документ обязан содержать:
- реквизит адресата (в данном случае роль этого исполнил начальник охраны);
- наименование документа (соответствующая надпись была непосредственно перед текстом);
- дата документа;
- текст;
- реквизит и подпись адресанта (начальник информационного отдела).
Текст, в свою очередь, тоже можно распределить по структуре. Правда, гораздо более условно:
- Первая часть определяет основание и мотив написания. Служебная записка, образец которой был представлен выше, объясняет просьбу в первом же предложении.
- Вторая часть отображает суть: в примере она идет после слов “в связи...”.
- Третья часть - заключительная. Она может содержать констатацию факта, предложение или просьбу.
Служебная записка, пример которой помогает нам разобраться в правилах оформления, соединяет вторую и третью часть в одну. Разделение становится более заметно в сложных служебных записках. Третья часть обязательно появляется и в ответных документах.
Стилизация
Хотя для этой бумаги позволяется вольный формат, равно как и для всех остальных управленческих бумаг, чтобы знать, как правильно написать служебную записку, необходимо свободно излагать свои мысли в деловом стиле, ведь при составлении любого рода документации используется именно он.
Виды
Служебные записки не имеют четкой классификации, но в то же время их можно условно поделить на виды.
Например, бывает служебная записка:
- о повышении;
- на приобретение;
- о списании и т. д.
Каждый из видов имеет свою спецификацию написания. Для лучшего понимания того, как написать служебную записку, будут приведены также и примеры.
О повышении
Служебная записка об увеличении заработной платы может понадобиться работникам, считающим, что они получают недостаточное денежное вознаграждение за свой труд. Логично, что прежде всего они обратятся к своему начальнику - напишут докладную записку.
Служебную записку такого типа пишет начальник отдела работника на имя главы управления. Иногда этим занимается также и отдел кадров. Тогда изначально идет речь об общении отдела сотрудника, желающего получать больший оклад, и отдела кадров. Причины увеличения заработной платы (изменение объемов труда, квалификации сотрудника и прочее) обязательно должна содержать служебная записка.
Образец представлен ниже.
Отдел учета материальных средств
Генеральному директору ЧП “Агро Дарина” Анинникову Г. Л.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
09.04.2013 № 45
Санкт-Петербург
Об увеличении заработной платы Фурманец Г. В.
Фурманец Галина Викторовна работает в ЧП “Агро Дарина” с 4 марта 2011 года в должности ведущего специалиста отдела учета материальных средств. Она квалифицированный мастер своего дела, показывающий высокую результативность труда, пунктуальна, обязательна и исполнительна. За время работы не получила ни одного дисциплинарного взыскания. В связи с вышеперечисленным прошу Вас увеличить заработную плату Фурманец Галине Викторовне с 23 000 рублей до 25 000 рублей.
Начальник отдела учета материальных средств_подпись_Галкин С. А.
Повышение не означает только увеличение оплаты труда, также может подразумеваться переход на более высокую должность. Служебная записка о повышении в должности пишется также начальником отдела.
Это важное замечание: такая же служебная записка директору, то есть записка от подчиненного начальнику считается докладной.
- повышения его квалификации;
- получения высшего образования (первого/второго);
- стажа и опыта работы;
- за выдающиеся заслуги.
Причины должны быть указаны непосредственно в служебной записке. Например, следующей.
Отдел материально-технического обеспечения
Генеральному директору ПП “Нетфликс” Ляшенко С. Ю.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
19.02.2001 № 15
О повышении в должности Белоусовой Ю. О.
Белоусова Юлия Олеговна работает в ПП “Нетфликс” с 7 января 1999 года в должности администратора отдела материально-технического обеспечения. Она квалифицированный специалист своего дела. Сотрудница исполнительна и ответственна, отличается высокой работоспособностью и выдержкой в стрессовых ситуациях. 15 февраля 2001 года получила диплом магистра по специальности “Учет и аудит”. В связи с указанным рекомендую Белоусову Юлию Олеговну к повышению до должности старшего администратора.
Начальник отдела материально-технического обеспечения_подпись_Ельчанинов П. Л.
На приобретение
Под приобретением подразумевается ремонт или замена какого-либо оборудования. Служебная записка на приобретение пишется отделом, который нуждается в обновлении материально-технической базы.
Служебная записка, образец которой представлен ниже, составлялась для приобретения компьютера.
Отдел кадров
Начальнику отдела IT ООО “Епам” Пенькову Д. М.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
12.11.2009 № 4
О ремонте (замене) компьютера
Уведомляю, что начиная с 6 ноября 2009 года у сотрудницы отдела кадров Машкиной Татьяны Евгеньевны, старшего администратора, на персональном компьютере происходят регулярные сбои.
В связи с вышеуказанной причиной прошу произвести ремонт или замену данного ПК как можно быстрее.
Начальник отдела кадров _подпись_ Чистенко В.Т.
Отпуск
Служебная записка отпуск здесь подразумевает не в смысле выхода на заслуженный отдых, а вызова сотрудника из отпуска, пишется начальником отдела, в котором соответствующий работник числится. В ней указывается причина отзыва. Документ подается начальнику компании/организации, он, в свою очередь, должен написать ответ - согласие или отказ.
Ниже приводится пример такой служебной записки вместе с ответом.
Не возражаю
Отделу кадров подготовить необходимые документы __Сергеев 21.03.2014
Генеральному директору ЧП “Аукро” Сергееву В. П.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
21.03.2014 № 1
Учитывая болезнь старшего бухгалтера отдела учета и аудита Морозовой Татьяны Викторовны, вношу предложение вызвать бухгалтера Матвейчук Павлу Сергеевну из отпуска с 22.03.2014 г.
Начальник отдела учета и аудита _подпись_ Маринина Р. А.
Следует учесть, что кроме написания и получения резолюции на служебную записку требуется еще получить согласие самого сотрудника на отзыв из отпуска. Это необходимо также официально задокументировать. Следовательно, служебная записка - лишь первый этап данного процесса.
О премировании
Служебная записка о премировании пишется, когда начальник желает поощрить сотрудника за производительный труд. С точки зрения работника, процесс премирования простой, для начальника же, особенно если организация не имеет положения о премировании и предпочитает обходиться без него, он становится гораздо более трудоемким. Но одним из этапов данного процесса в любом случае будет написание служебной записки.
В первую очередь нужно изучить спецификацию предприятия в этом плане - каждая из компаний имеет свои условия премирования. Это могут быть оговоренные случаи, когда сотрудник не может быть премирован (дисциплинарные взыскания, административные нарушения и т. д.), источники премий и тому подобное. После тщательного изучения можно приступать непосредственно к написанию.
Служебная записка о премировании должна обязательно содержать причины, по которым начальник отдела считает, что работник должен быть поощрен. Если положение о премировании имеет четкие пункты, в которых обозначено, какое поощрение за что полагается, процесс гораздо упрощается. Начальнику остается только оповестить директора о выполнении такого-то и такого-то пунктов. Тогда это извещение. В другом случае начальник отдела только предлагает поощрить сотрудника и сам определяет размер премии - опять же, учитывая систему материального поощрения организации.
Интересно, что служебные записки о премировании нередко относят к докладным - так как они пишутся на имя вышестоящего чина. Подобная же дилемма возникает и с записками об отзыве из отпуска, о повышении и т. д.
На списание
Служебные записки на необходимы, когда имущество испорчено или материально-техническая база устарела. Этот вид документов тесно связан с записками о приобретении и похож по спецификации: так, например, аналогично записку пишет начальник отдела с вышеуказанной проблемой отделу, который работает с испорченным имуществом (как в примере про компьютер: обращение шло к информационному отделу).
Ниже - образец такой служебной записки.
Информационно-технический отдел
Начальнику контрольно-ревизионного отдела ООО “Троянда” Сухорукову Д. Д.
СЛУЖЕБНАЯ ЗАПИСКА
22.01.2006 № 42
О списании ЭВМ
Уведомляю, что на настоящее время электронно-вычислительная машина, которой владеет информационно-технический отдел, устарела и не способна производить вычисления мощностей, достаточных для полной работоспособности данного отдела.
В связи с вышеуказанной причиной прошу списать вышеуказанное имущество как устаревшее и уведомить о потребности пополнения материально-технической базы.
Начальник информационно-технического отдела _подпись_ Чащенко В.Т.
Разделение служебных записок по типу
Все вышеперечисленные примеры можно разделить на два типа:
- служебная записка на работника, директору;
- служебная записка какому-либо отделу.
Насчет того, какую дилемму вызывает первый пункт, уже упоминалось в этой статье. Несмотря на то что информации, как писать служебную записку директору, предостаточно, равно как и примеров и образцов написания, по существу, это не совсем верно. Действовать такой принцип может только в корпоративных организациях, где все отделы равны, а главного начальника нет. Тогда написание записок между отделами автоматически становится служебным, а не докладным. Во всех остальных случаях настоятельно рекомендуется при написании записок об отзыве сотрудника из отпуска, о его премировании, увольнении, повышении в должности употреблять название документа “Докладная записка”. Прочие требования к написанию остаются прежними.
К служебным запискам отделам относят все остальные образцы - о списании, о приобретении и т. д. Они дают более правильное представление о сути служебных записок: общение между равнозначными отделами, не требующее вмешательства руководства.
Хранение
Служебные записки, относящиеся непосредственно к отдельным сотрудникам, хранятся в их личных делах. Все остальные отправляются в архивы фирмы.
Оригиналы служебных записок могут понадобиться при проверке организации вышестоящими инстанциями: они дают подробную информацию о внутренней деятельности фирмы, взаимодействии структурных элементов.
Также служебные записки, как официальные документы, могут быть доказательством или опровержением при разбирательстве какого-либо дела.
Подобно прочим вспомогательным документам, служебные записки можно считать неким приложением к внешней документации компании.
Частое использование служебных записок служит критерием для оценки общего настроения фирмы и ее сотрудников для социологов, маркетологов, психологов рабочей организации кадров.
Наполовину деловой, наполовину вольный стиль составления служебных записок четко отображает ситуативные взаимоотношения внутри рабочего коллектива. Особенно интересна документация не между отделами, а между конкретными сотрудниками отделов - она встречается реже и потому более наглядна.
