Бухгалтерский учет в excel. Excel на службе у бухгалтера

Для ведения полноценного бухгалтерского учета желательно использовать специализированную бухгалтерскую программу, настроенную на особенности хозяйственной деятельности конкретного предприятия. Однако в некоторых случаях приобретение такой программы и ее настройка будет стоить слишком дорого, кроме того, ее внедрение может растянуться на достаточно продолжительное время. Если хозяйственных операций мало, то использование специализированной программы вряд ли выгодно. Вместе с тем, вести весь учет вручную чрезвычайно неудобно, так что желательно автоматизировать хотя бы наиболее трудоемкую часть бухгалтерского учета. Ведение архива документов автоматизировать достаточно трудно, да и нецелесообразно. Бухгалтер без особого труда составит нужный документ в текстовом редакторе Word, распечатает его и подошьет в дело. Вместе с тем, ведение журнала операций и расчет на его основе финансовых результатов - процесс достаточно трудоемкий и требующий большого внимания. Легко допустить ошибку при ручном суммировании большого количества чисел, так что данные действия желательно автоматизировать. Лучше всего для ведения журнала хозяйственных операций и построения отчетов использовать программу для работы с электронными таблицами Excel, сочетающую в себе простоту освоения и мощные средства обработки информации.
Приведенный ниже пример не претендует на полноту и завершенность. Он только описывает возможные приемы применения электронных таблиц Excel в бухгалтерии, а разработать таблицы для конкретного предприятия нужно будет самостоятельно. Однако с использованием описанных приемов это будет достаточно легко сделать любому пользователю, даже не слишком хорошо знающему Excel.
Запустите программу Excel, и будет создана новая рабочая книга, состоящая из трех листов. В процессе работы мы поместим информацию на нескольких листах, добавив новые листы при необходимости. Начать следует с создания журнала хозяйственных операций. Щелкнув правой кнопкой мыши на ярлычке первого листа, расположенном в левом нижнем углу страницы, выберите команду Переименовать во вспомогательном меню и введите новое имя - Журнал операций .
Выделите семь ячеек в первой строке таблицы и нажмите кнопку объединения ячеек на панели инструментов. Выделенные ячейки объединятся в одну. Введите заголовок Журнал хозяйственный операций . При желании вы можете изменить шрифт и цвет заголовка. Далее следует во вторую строку ввести названия заголовков столбцов. Введите в ячейки с A2 по G2 следующие названия: Дата , Дебет , Деб. СубСч. , Кредит , Кред. СубСч. , Сумма , Содержание . Следует отметить, что счета и субсчета будут вводиться в различные ячейки. Например, для ввода кредита счета 19.1 следует ввести в столбец Кредит значение 19 , а в столбец Кред. СубСч . Значение 1 . Если же субсчет отсутствует, то в столбец� Кред. СубСч . ничего не заносится. Аналогично заполняются ячейки в столбцах Дебет и Деб. СубСч . Назначение ячеек в столбцах Дата , Сумма и Содержание ясно из их названий.
В простейшем случае все операции в журнал вводятся вручную. Каждая строка соответствует одной хозяйственной операции. Заполняете нужные ячейки, и операция описана в журнале. Следует отметить, что для удобства в третьем, пятом и седьмом столбцах устанавливается выравнивание по левому краю, а в остальных - по правому. В суммах отображаются два разряда после запятой. Заголовки столбцов выделены жирным курсивом и выровнены по центру. Кроме того, следует подобрать подходящую ширину столбцов. Однако все это никак не влияет на логику работы, а только улучшает внешний вид таблицы. Вы можете выбрать то форматирование, какое вам больше нравится.
Для автоматизации обработки журнала воспользуемся автофильтром. Щелкните мышью на любой ячейке внутри списка, после чего выберите команду меню Данные - Фильтр - Автофильтр . В правой части каждой ячейки заголовка появится кнопка со стрелкой. При нажатии этой кнопки открывается список со значениями, по которым можно отфильтровать журнал. Например, нажмите кнопку со стрелкой в столбце Дебет , и будет открыт список счетов.
Выберите нужный счет, и в списке останутся только операции с использованием данного счета по дебету. Чтобы снова показать все операции, следует снова нажать кнопку со стрелкой в столбце Дебет и выбрать элемент Все в открывающемся списке. Вы можете выбрать одновременную фильтрацию по нескольким значениям, например по дебету одного счета и кредиту другого. Аналогично можно выбрать отобрать операции с нужными датами или суммами. Можно задать более сложное условие для фильтрации, выбрав элемент открывающегося списка Условие . На экране появится диалог, в котором вы можете задать любое условие, например сумма операции должна быть больше 100 и меньше 1000 или дата больше 1 января отчетного года.
После того, как отобраны только нужные записи, можно узнать сумму чисел в столбце Сумма . Для этого введите в ячейку I2 формулу =ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ(9;F:F) . В ячейке появится сумма отображаемых чисел по столбцу F . Выбирая разные значения автофильтра, отбирая операции с нужными датами и счетами, вы сможете узнать обороты и остатки по различным счетам. На основе этой информации можно составить вручную любой бухгалтерский отчет. Таким способом можно за короткое время выполнить минимальную автоматизацию своей работы. Рассмотрим, как можно с помощью Excel еще больше облегчить свой труд.
Вводить и редактировать операции в журнал хозяйственных операций можно с помощью специальной формы. Щелкните мышью на любой ячейке в списке операций и выберите команду меню Данные - Форма . На экране появится диалог, позволяющий вводить новые операции и изменять введенные ранее.
В заголовке диалога выводится название листа, на котором расположен список. В левой части диалога расположены поля, которые нужно заполнить для ввода записи в журнал. Обратите внимание, что заголовки полей взяты из заголовков соответствующих столбцов таблицы. С помощью полосы прокрутки, расположенной правее, вы можете выбирать нужную запись журнала. При этом номер записи и общее количество записей выводятся в правом верхнем углу программы, например 1 из 5 . Для перехода к предыдущей и следующей записи можно также нажимать кнопки Назад и Далее , соответственно.
Если вы внесете изменения в любое поле и перейдете к другой записи, все изменения будут внесены в соответствующие ячейки таблицы. Чтобы отменить изменения до того, как вы перешли к другой записи, нужно нажать кнопку Вернуть . Нажав кнопку Удалить , вы удалите текущую запись из журнала. С помощью этих приемов можно редактировать введенные ранее записи.
Если вы попытаетесь перейти к записи, следующей за последней, в диалоге появится сообщение Новая запись и все поля будут очищены. Введите нужные данные и нажмите кнопку Добавить . Нужная запись будет добавлена в конец списка и в диалоге вам будет предложено ввести еще одну запись. Так вы можете ввести нужное количество записей в журнал, после чего нужно нажать кнопку Закрыть , чтобы закрыть диалог и вернуться к работе с электронной таблицей.
Аналогичные формы автоматически создаются для всех списков Excel. Если вам больше нравиться вводить данные в поля диалога, а не непосредственно в ячейки таблицы, используете это средство Excel. Достаточно щелкнуть мышью внутри списка и выбрать команду меню Данные - Форма .
В следующих частях статьи будет рассмотрены приемы, позволяющие создать основные бухгалтерские отчеты на основе созданного журнала операций.

Обсудить статью

Для построения оборотной ведомости в небольшой фирме можно использовать Excel, который сочетает в себе простоту освоения и мощные средства обработки информации. Статья является третьей частью описания примера ведения бухгалтерского учета в Excel.

Для построения шахматной ведомости в небольшой фирме можно использовать Excel, который сочетает в себе простоту освоения и мощные средства обработки информации. Статья является второй частью описания примера ведения бухгалтерского учета в Excel.

Данная статья поможет начинающим пользователям подробно изучить настройки программы 1С Бухгалтерия 7.7. Эта статья - первая из цикла статей, посвященных программе 1С Бухгалтерия 7.7. Все статьи Вы можете также увидеть на сайте www.obrazovanie.lg.ua

Компания «САМО-Софт» - разработчик программного обеспечения для туристического рынка совместно с популярной туристической площадкой Тонкости (Tonkosti.ru) провели небольшой социологический опрос на тему «Популярность и глубина использования специализированного программного обеспечения среди туристических компаний». За две недели было опрошено и обработано порядка 1430 анкет участников туристического рынка. В ходе опроса выявлялось, какие программные продукты способствуют повышению эффективности

Одним из немаловажных и наиболее часто задаваемых вопросов является «Как правильно выбрать необходимый и достаточный софт для автоматизации учета деятельности Компании?». И в данном конкретном случае, для решения задач управленческого и бухгалтерского учета, мы рассматриваем наиболее популярную в России платформу 1С:Предприятие. Каждое предприятие по-своему индивидуально, с одной стороны, а с другой - довольно похожи, если рассматривать с точки зрения бизнес-процессов. Поэтому в этом разделе мы попытаемся рассмотреть основные принципы и факторы, влияющие на выбор программного обеспечения (ПО).

Любые противоречия с таможенным контролем надо налаживать исключительно законодательными способами.У каждого бизнесмена наступает тот случай, в котором расширение бизнеса предусматривает выход на иностранный рынок.

В кризис многие клиенты лизинговых компаний оказывались не способны исполнять свои обязательства по контракту. При стечении таких неблагоприятных обстоятельств у лизингодателей оставался единственный выход – они изымали у клиентов предмет лизинга в счет погашения задолженности перед компанией, поскольку другие способы решения проблемы были уже недоступны. Имущество, которое изымается у лизингополучателей компанией лизингодателем называется лизинговый конфискат.

При всем многообразии программ для бухгалтерского учета многие справочные документы для внутреннего пользования часто приходится готовить вручную. И обычно в этом помогает пакет MS Excel. Однако не все знают, как можно упростить себе жизнь, применяя возможности этой программы. Пора восполнить этот пробел!

Считаем дни

Каждому бухгалтеру необходимо знать, сколько календарных дней было в том или ином периоде – при расчете пеней, неустойки, ссуд или кредитов, чтобы посчитать проценты.

Когда период невелик, например один или два месяца, то дни легко посчитать по календарю. Но для постоянных расчетов это неудобно.

Воспользуемся возможностями Excel. Для проведения расчета в таблице нужно выделить три свободных ячейки. В одну запишем начальную дату, во вторую – конечную. А третью ячейку оставим для полученных результатов.

Дату удобнее набирать на цифровой части клавиатуры вот в таком виде: 01/06/05. Тогда программа сама распознает и преобразует введенное значение в формат даты. В итоге получится 01.06.2005.

Затем выбираем третью ячейку и нажимаем кнопку «Вставить функцию», она находится над документом, и на ней изображен значок ¶x. В результате появится окно «Мастер функций». Из левого списка («Категория») выбираем «Дата и время», а из правого списка («Функция») – «ДНЕЙ360». И нажимаем кнопку ОК. На экране появится новое окно, в нем нужно установить значения для начальной и конечной даты. Для этого просто щелкните по ячейкам таблицы, где уже стоят эти даты. Если окно загораживает нужные ячейки, то можно перетащить его при помощи мышки в другое место экрана. В строке «Метод» ставим единицу и жмем кнопку ОК.

Если итоговое значение получилось не числовое, то нужно проверить формат ячейки. Для этого на ячейке шелкаем правой кнопкой мышки и из меню выбираем «Формат ячейки», устанавливаем «Числовой формат» и нажимаем ОК.

Есть другой способ: в третьей ячейке набираем = ДНЕЙ 360 (B1; B2; 1). В скобках указываем координаты двух первых ячеек, в которых указали даты, и для метода ставим значение единицы.

Если требуется рассчитывать проценты за недели, то полученное количество дней нужно разделить на 7.

К дате можно прибавить и отнять любое количество дней. Для этого в одной ячейке пишем дату, а во второй ставим знак равенства, потом щелкаем по ячейке с датой и с клавиатуры набираем плюс или минус и нужное количество дней.

По возрастанию или по убыванию

Сортировка позволяет перестроить данные в таблице в нужной последовательности, по возрастанию или по убыванию. Этот метод можно применять для формирования таблиц, когда нужно, чтобы значения шли от меньшего к большему и наоборот. Например, для таблиц с уровнем цен или с результатами продаж. Также сортировку удобно применять, если требуется упорядочить записи по дате.

Первым делом нужно выделить ту часть таблицы, которую требуется отсортировать. А потом нажать кнопку «Сортировка по возрастанию» в верхнем ряду, на ней изображено АЯѓ. Тогда данные распределятся от меньшего к большему. А если нажать АЯѓ, то произойдет сортировка по убыванию. Учтите, что в первом столбце таблицы у вас идет нумерация строк и его выделять не нужно. Тогда начинаем выделять со второго.

Сортировка данных происходит по первому выделенному столбцу. То есть если вы выделите ячейки слева направо, то нужная вам последовательность будет соблюдена в крайнем левом столбце. Если выделите справа налево – в правом.

Нередко бывают случаи, когда сортировать данные нужно по среднему столбцу. Тогда для этого в меню «Данные» нужно выбрать пункт «Сортировка» – появится окно «Сортировка диапазона». И в разделе «Сортировать по» выбрать нужный столбец и тип сортировки по возрастанию или убыванию.

Отбор по фильтру

Из больших таблиц иногда требуется выбрать нужные данные по определенному условию, например, все те, которые больше определенного значения или заканчиваются, скажем, на нуль. Для этого удобно использовать функцию «Автофильтр».

До начала работы с автофильтром выделяем ячейки, среди которых будем производить выбор. Потом в меню программы выбираем «Данные», затем «Фильтр», а в нем – «Автофильтр». В выбранных ячейках появится кнопка со стрелочкой вниз. После нажатия на нее появится выпадающий список возможностей фильтрации. Из него можно выбрать нужное или задать свое условие для отбора данных.

Если вы выберете пункт «Условие», на экране появится окно «Пользовательский автофильтр». Здесь слева нужно выбрать определенные параметры отбора, а справа – указать значение, относительно которого они будут выполняться. После фильтрации отображаются только те строки, которые соответствуют заданным требованиям. Их можно скопировать и вставить на другой лист.

Для завершения работы автофильтра выбираем в меню программы «Данные», затем «Фильтр» и снимаем галочку с «Автофильтра».

Дополнительные расчеты

В небольших компаниях на плечи бухгалтеров ложатся также обязанности по подготовке коммерческих предложений и расчету договорных цен. Для этого требуется производить расчеты с применением различных коэффициентов и поправок, а также пересчитывать цены из долларов в рубли и обратно. И самое главное – делать это надо быстро, ведь и бухгалтерские дела ждать не будут.

Если основной документ готовится на первом листе, то дополнительные расчеты можно производить на втором листе, а полученный результат перенеси на первый лист.

При пересчете курса в одной ячейке указываем цену, во второй – курс валюты, а в третьей задаем формулу пересчета (= первая ячейка * вторая ячейка), нажимаем ENTER и получаем цену в рублях. Теперь на первом листе в нужной ячейке ставим знак равенства, переходим на «Лист 2» и указываем третью ячейку со значением итога. Снова ENTER – и результат у вас в таблице.

Бывает, что требуется произвести аналогичные расчеты по целому ряду наименований товаров – тогда меняется только цена, а все остальные условия остаются прежними. Чтобы не проделывать вышеописанную операцию много раз, можно воспользоваться хитрым приемом.

Заполним по одной ячейке с курсом доллара и итоговой формулой. Выделим их и еще необходимое количество строк вниз. Потом в меню программы выбираем «Правка», затем «Заполнить» и тип заполнения – «Вниз». В данном случае всем ячейкам присваивается значение первой ячейки, и формулы автоматически переписываются для каждой строки. Остается внести в первый столбец значение цены.

Потом на первом листе произведем заполнение ячеек, в которых должны быть результаты расчетов. Для этого точно так же выделяем ячейки начиная с первой, в которой результат уже подсчитан, и делаем заполнение по ячейкам вниз.

Таким образом, мы подготовили универсальную форму, в которой легко поменять значение курса доллара. Причем переписать его придется только в верхней ячейке, а потом «растянуть» по всему столбцу. Итоговые значения поменяются автоматически и на первом, и на втором листе.

Очень длинная таблица

Часто получается, что при печати таблица не помещается на одном листе. Тогда для удобства пользования можно сделать так, чтобы «шапка» таблицы (ячейки с описанием содержимого в столбцах) были напечатаны в начале каждого листа таблицы.

Для этого выбираем меню «Файл», потом «Параметры страницы» и закладку «Лист». Там ставим курсор на «Сквозные строки» или «Сквозные столбцы» и в самой таблице щелкаем по тем строчкам или столбикам, которые хотим видеть на каждом печатном листе.

Еще для удобства работы с длинным документом можно задействовать колонтитулы, которые автоматически печатаются над таблицей или под ней. В них можно указывать дату, нумерацию листов, составителя документа и т. д. Настроить колонтитулы можно в «Параметрах страницы» на закладке «Колонтитулы». Там можно выбрать уже готовые варианты или создать свой собственный.

О других полезных для бухгалтеров возможностях программы Microsoft Excel мы расскажем в следующем номере.

Перемещаемся по таблице

Иногда таблицы состоят из очень большого количества строк и столбцов, и ориентироваться там непросто даже человеку, который их создавал. А если перед вами чей-то чужой файл, то ему следует уделить повышенное внимание.

Для перемещения по таблицам очень полезно использовать сочетания клавиш. Чтобы перейти в начало, нужно нажать кнопки CTRL + HOME, в конец – кнопки CTRL + END.

Если вы представляете, в какую ячейку хотите перейти, но чтобы до нее добраться нужно очень долго листать таблицу, то проще воспользоваться полем «Имя». Оно находится над полем таблицы, в левом верхнем углу. Если вы только открыли документ, то в этом поле стоит значение ячейки А1. Чтобы перейти в любую другую ячейку таблицы, нужно поменять текущие координаты в этом поле на координаты требуемой ячейки. К примеру: вводим А555 и перемещаемся в первый столбец в 555-ю строку.

Выделить всю таблицу очень легко: для этого переходим в ее начало и нажимаем кнопки SHIFT + CTRL + END – таблица выделена. После этого ее можно скопировать целиком и вставить на другой лист.

Из таблицы туда и обратно

Составляя письмо или любой другой документ в программе MS Word, нередко требуется вставлять таблицы, которые уже были ранее набраны в MS Excel. Чтобы не набирать таблицу заново, можно скопировать уже готовую. Для этого в Excel нужно выделить часть таблицы или всю ее целиком и скопировать в буфер обмена. А потом открыть документ Word, подвести курсор туда, где должна быть таблица, и нажать CTRL + V. После такой вставки иногда требуется поправить ширину столбцов, чтобы табличка полностью вмещалась.

Таблицу, созданную в Word, также можно скопировать и вставить в Excel. Только перед вставкой обязательно выберете ячейку, с которой начнется вставка таблицы. Обычно это верхний левый угол документа – ячейка A1.

Александр ПОПОВ Источник материала -